- закріпити за всіма менеджерами, зайнятими в продажах, конкретну сферу діяльності, де вони обслуговують старих і шукають нових клієнтів. Усі відомості про потенційних клієнтів слід заносити в спеціальну базу даних, що зберігається в мережі. Щомісяця менеджери повинні готувати звіти про пошук нових клієнтів у надрукованому вигляді, ці звіти варто зберігати в кабінеті начальника відділу для забезпечення схоронності інформації при звільненні персоналу;
- інтегровану програму з виписування рахунків, наявності продукції на складі тощо написати під інтерфейс, несумісний з «MS Windows», для того щоб забезпечити захист інформації від копіювання даних до інших програм «MS Office*, від будь-якого іншого копіювання інформації з бази даних тощо. Або забезпечити цей захист іншим програмним способом;
- простежити за тим, щоб на робочих станціях продавців не були встановлені дисководи, аби запобігти копіюванню інформації з бази даних;
- при звільненні менеджера або начальника відділу проводити здавання-прийняття справ. Причому передавати не тільки клієнтську базу, але й інформацію про всі неформальні відносини, встановлені з клієнтом. Крім того, менеджер, що звільняється, повинен не тільки в присутності спадкоємця зателефонувати своїм клієнтам і представити їм нову людину, але в деяких випадках навіть особисто об'їхати VIP-клієнтів і познайомити їх з новим менеджером;
- при звільненні менеджера або начальника відділу конфіскувати в нього візитні картки інших організацій, отримані їм під час роботи на підприємстві, і телефонні записні книжки;
- для працівників, яким були надані ноутбуки, створити спеціальні механізми синхронізації даних. На всі ноутбуки підприємства силами ІТ-відділу встановити системи захисту від злому та криптування інформації. У результаті навіть загублений або украдений ноутбук не стане джерелом витоку конфіденційних даних: розшифровка інформації, закритої з використанням сучасних криптотехнологій, звичайно, можлива, але потребує дуже серйозних матеріальних і технічних ресурсів і наразі під силу лише державним відомствам і дуже великим корпораціям.
Технічна документація, Що містить комерційну таємницю, виконана на паперових носіях, має дуже слабкий захист авторським правом. Тому необхідно подбати про те, щоб ці матеріали зберігалися в сейфі, доступ до якого мав би тільки один працівник, а ознайомлюватись з матеріалами дозволялося б тільки визначеному колу осіб з обов'язковою фіксацією в спеціальному журналі, хто саме, до яких матеріалів і в який час мав доступ. Записи про це допоможуть при розгляді справ у суді, особливо якщо працівник перейде на роботу до конкурента.
2. Запобігання передчасному розкриттю винаходів
Коли компанії втрачають змогу запатентувати винаходи, це відбувається, як правило, через одну причиною — недотримання юридичних вимог, що висуваються до патентоздатності відповідно до чинного законодавства. Багато компаній не можуть дістати права на зроблений винахід лише через те, що не розробили правильної політики та процедур патентування.
Вимога новизни під час одержання патенту виявляє численні перешкоди для патентоздатності. Ці перешкоди фатальні для спроб запатентувати винахід, не дозволяючи видати патент або роблячи недійсним той, що його помилково надало патентне відомство.
Перешкоди для патентоздатності можна розподілити на дві групи:
- перешкоди, причиною яких є інші винахідники;
- перешкоди, причиною яких є компанія-розроблювач винаходу. Перша група підприємств не дозволяє компанії одержати патент, тому що винахід у минулому вже зробив хтось інший. У цьому разі компанія нічого не може змінити, тому що сам перебіг подій «ставить хрест» на патентуванні.
Однак компанія може запобігти виникненню перешкод другої групи. Ці перешкоди підконтрольні компанії й можуть виникнути через її необережність або через брак знань про те, як функціонує патентне законодавство.
Наприклад, Закон України «Про охорону прав на винаходи і корисні моделі» визначає, що одним з трьох критеріїв патентоздатності є критерій новизни. Винахід визнають новим, якщо він не є частиною рівня техніки. При визначенні рівня техніки до уваги беруть усі відомості, які стали загальнодоступними в світі до дати подання заявки, або, якщо заявлено пріоритет, — до дати її пріоритету. Отже, новизна винаходу залежить від того, на який момент часу її визначають, які джерела інформації беруть до уваги і на якій території розкриття винаходу порушує новизну. Подібна норма є в патентних законах багатьох країн.
Першою перешкодою для патентоспроможності є друкована публікація, що описує будь-яку технологію й достатньою мірою є загальнодоступною для публіки, що цікавиться цією технологією.
Друкована публікація складається не тільки з надрукованого й опублікованого документа. Вона містить комп'ютерне збереження даних на диску та за допомогою інших форм збереження інформації, відновлення й поширення даних. До друкованих публікацій належать: статті в професійних або комерційних журналах, дипломні роботи, дисертації, газетні статті, брошури, мікрофільми, фотографії, дані, що зберігаються на комп'ютерному диску, виробничі каталоги, рекламна інформація.
Другою можливою перешкодою для патентоздатності є публічне використання, котре визначається як будь-яке використання винаходу, що відбувається без будь-яких обмежень або зобов'язань таємності перед винахідником. Компанія втрачає змогу дістати патентні права на нову технологію, якщо вона привселюдно використовує її або дозволяє іншій компанії використовувати її без обмеження, до подачі заявки на патент.
З іншого боку, компанія може використовувати цю нову технологію потаіі або дозволити іншій компанії використовувати її, наклавши на неї обмеження таємності.
Приклади публічного використання: демонстрація прототипу групі потенційних партнерів; надання споживачеві зразків нового товару; випробовування споживачами нового товару; спроби продати товар, що підлягає патентуванню; поширення рекламних брошур, які описують винахід; показ фотокопій або фотографій перспективним покупцям; детальне обговорення винаходу під час комерційних показів; контрактна пропозиція, що деталізує винахід; поширення зразків; продаж товару, виготовленого за допомогою захищеного патентом способу, навіть якщо цей спосіб не є привселюдно відомим.
У більшості країн патентне законодавство висуває суворі вимоги щодо новизни та патентоздатності. У цих країнах заздалегідь не припускається будь-яке публічне розкриття до подачі патентної заявки, на відміну від патентного законодавства Сполучених Штатів, що надає винахідникові 12-місячний пільговий період для подачі патентної заявки після публічного використання або продажу. Одні країни надають коротший термін після розкриття змісту патентної заявки, інші — взагалі не надають такого пільгового терміну. У більшості країн будь-яке публічне розкриття до подачі патентної заявки автоматично унеможливлює одержання іноземних патентних прав.
Іноді виникає ситуація, коли дві компанії незалежно одна від одної розробляють ту ж саму нову технологію. Якщо жодна компанія не знає про розробки іншої, то кожна з них може подати патентну заявку на свою технологію, заявляючи її як свою власну. Однак патентне законодавство допускає надання тільки одного патенту на один винахід. Отож лише одна компанія одержить патентні права. В Україні патент дістане та компанія, яка першою подасть заявку на винахід до патентного відомства. У США патентне відомство вирішує, яка з компаній першою винайшла цю нову технологію, і привласнює першість у винаході тій компанії, яка доведе, що її винахід зроблений раніше, ніж у конкурентної компанії.
Іноді передчасне ненавмисне розкриття винаходу до подачі заявки в патентне відомство, не відоме цьому відомству, може послужити приводом для того, щоб виданий патент на винахід був оскаржений конкурентом за критерієм новизни та був скасованим.
Ось приклад. Громадянин Великої Британії свого часу зробив винахід на віндсерфінг. У встановленому порядку він подав заявку на винахід до патентного відомства й згодом отримав на нього патент.
Фірма, що займалася виробництвом і продажем спортивного інвентарю, ознайомившись із патентом, побачила в ньому великий комерційний потенціал. Вона звернулася до винахідника з пропозицією продати їй права на цей винахід. Винахідник відмовився від пропозиції, мотивуючи це тим, що планує розпочати свій бізнес на основі винаходу. Тоді фірма вирішила оскаржити патент за критерієм новизни. Ретельні дослідження доступних джерел інформації не дали бажаного результату. Винахід справді був новим. Але одного разу до агентів фірми випадково потрапив відеозапис, зроблений аматорською камерою самим винахідником, на якій було зафіксовано, як його син-підліток катається на віндсерфінгу, зробленому з прасувальної дошки, яку він позичив у матері. На плівці також було зафіксовано інших людей, які були в той час на пляжі, а також дату зйомки, що була більш ранньою, ніж дата подачі заявки до патентного відомства. На цій підставі суд визнав, що критерію новизни не виконано, і відомство скасувало патент.