Запятая, точка с запятой, двоеточие и тире ставятся только после закрывающейся скобки. После закрывающейся скобки, кавычек, которыми заканчивается предложение, ставится знак препинания, требуемый предложением в целом, независимо от того, какой знак может стоять перед закрывающейся скобкой или кавычками.
Знаки вопросительный, восклицательный и многоточие ставятся перед закрывающимися кавычками, если они относятся только к словам, заключенным в кавычки.
В качестве знака переноса используется знак «дефис», который пишется слитно с непереносимой частью слова. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям. Нельзя разбивать переносом буквенные аббревиатуры, например, МВД, ГИБДД, ОРД и т.д. Нельзя разбивать переносом условные графические сокращение типа: т.д., и пр., и др. Нельзя переносить сокращенные обозначения мер, отрывая их от цифр, указывающих число измеряемых величин. Нельзя разбивать переносом знаки (№, % и др.) от цифр. Нельзя оставлять в конце строки открывающуюся скобку и открывающиеся кавычки.
С прописной буквы пишется:
· первое слово текста;
· первое слово после точки, многоточия, вопросительного и восклицательного знаков, заканчивающих предложение;
· первое слово цитаты, приводимой и не с начала предложения, но начинающее собой предложение;
· первое слово рубрик перечисления, если у цифр или литер, которыми рубрики обозначены, стоит точка;
· имена, отчества, фамилии, прозвища, клички, псевдонимы;
· собственные географические названия;
· первое слово названия станций метро, все название заключается в кавычки;
· первое слово в названиях праздников и знаменательных дат;
· первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий.
· первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов;
· все слова в официальных названиях государств.
· все слова, кроме родовых обозначений, в названиях улиц, переулков, площадей и т.д.;
· все слова, кроме родовых обозначений, в названии железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов;
· каждая часть в сложных фамилиях, пишущихся через дефис.
Многозначные целые числа разбивают на группы (по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных. Например: 465 697, 46 395 305. Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается, цифры разбиваются пробелом.
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номера в марках машин и механизмов. Например: № 5748493903.
Для обозначения буквенно-цифровой формы чисел рекомендуется сокращать следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращения млрд, млн точка не ставится.
Дробные числа пишутся через косую черту. Например: 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три знака в каждой, но после запятой в обратном направлении по сравнению с целыми числами. Например: 64,476 385.
Для обозначения диапазона значений используют многоточие «...» и предлоги от и до.
Номера телефонов отделяются пробелом. Например: 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту. Например: ул. Горького 71/70. Литерные номера домов пишутся слитно с номером. Например: Пушкинский пер., д. 7а.
Количественные числительные в документах предпочтительно писать в цифровой форме. Например: Сбор состоится в 14 часов. Хорошим тоном делопроизводства является обозначение числительных от одного до десяти в буквенной форме.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, имеют падежные окончания, которые пишутся через дефис. Например: 3-я линия, 5-й этаж.
Для письма римских чисел используют прописные буквы:
П – два;
Ш – три;
У – пять;
Х – десять;
Л – пятьдесят;
С – сто;
Д – пятьсот;
М - тысяча.
Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.
Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.
Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.
Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце.
Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними.
После сокращенных слов с точкой рекомендуется не делать промежутков, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.
Самостоятельные графические сокращения употребляются в любом контексте, независимо от того, с какими словами они соседствуют. Например: и др. - и другие, и т.д. - и так далее.
Общепринятые буквенные аббревиатуры, состоящие из начальных букв, входящих в название, не склоняются и пишутся прописными буквами без кавычек и точек. Буквенные аббревиатуры - марки машин и механизмов - при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).
Буквенная аббревиатура, которая обозначает нарицательное название, но по правилам пишется прописными буквами, в составе сокращения смешанной формы сохраняет написание прописными буквами. Например: ВНИИспецтехники.
При оформлении документов машинописным способом ГОСТ предусматривает следующие поля:
· левое поле - 20 мм;
· правое поле - 10 мм;
· верхнее поле - 20 мм;
· нижнее поле – 20 мм.
При оформлении документов машинописным способом Инструкция предусматривает следующие поля:
· левое поле - 30 мм;
· правое поле - 20 мм;
· верхнее поле - 20 мм;
· нижнее поле – 20 мм.
При печатании текста документа каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац. Абзацы отделяют друг от друга красными строками. Красная строка в машинописи - пять пробелов.
Письмо текстов может осуществляться через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. При письме текстов через один интервал между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, т.е. абзац от абзаца отделяется двумя интервалами.
Через полтора и два интервала пишут остальные тексты. Все текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются через полтора интервала. При подготовке документов к изданию типографским способом их тексты печатаются через два интервала.
В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания посередине верхнего поля страницы.
Документы сроком хранения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах листа.
При переходе на следующую страницу не рекомендуется:
· отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;
· начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;
· начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.
Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными. Длина строки заголовка (подзаголовка) должна быть не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится, подчеркивание не допускается. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Если заголовок или подзаголовок большой, его делят по смыслу на несколько строк, которые печатаются через один интервал.
Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами, а текст документа начинают печатать через 3...4 интервала от подзаголовка.
При оформлении документа заголовки и подзаголовки могут располагаться центрованным способом (посередине текста) и фланговым (от левого поля).
Внутритекстовые примечания различают двух видов:
· помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз в круглых скобках;
· выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание (я)».
Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Текст примечания печатают справа, столбиком через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечание» ставит двоеточие и нумеруют последовательно арабскими цифрами. От основного текста примечания отделяются двумя - четырьмя интервалами.
Если текст примечания не умещается на одной строке и его нужно перенести на следующую строку, то следующую строку начинают печатать от 12 шага курсора.
Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет курсантам и слушателям в дальнейшей своей практической деятельности работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с преступностью.
Знание основ делопроизводства позволит, используя правила составления и оформления документов, грамотно организовать делопроизводительный процесс, применяя различные формы регистрации и контроля исполнения документов, порядок их хранения.
1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. О
2. т 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.