Членами дипломатического персонала считаются лица, имеющие дипломатические ранги. Под эту категорию подпадают лица, назначаемые на должность советников–посланников, советников, секретарей и атташе.
Членами административно–технического персонала являются лица, осуществляющие административно–техническое обслуживание представительства: обычно референты, заведующие канцелярией, секретари, машинистки и другие лица.
К членам обслуживающего персонала относятся шоферы, повара, уборщицы, садовники, дворники и т.д., то есть лица, которые выполняют обязанности по обслуживанию представительства.
Кроме перечисленных категорий глава дипломатического представительства имеет право содержать так называемых "частных домашних работников", к которым могут относиться личный секретарь, врач, шофер, уборщица и другие лица.
Членам персонала не требуется получение агремана и им не надо вручать верительные грамоты. Их назначение, в отличие от главы дипломатического представительства, производится по упрощенной схеме. О прибытии членов дипперсонала (равно как и об отъезде) принято уведомлять министерство иностранных дел страны пребывания вербальной нотой. Но перед этим для них запрашиваются въездные визы, и принимающая сторона имеет возможность выразить свое отношение к тому или иному лицу путем выдачи такой визы или отказа в ней. В случае, когда между государствами существует безвизовый порядок пересечения границы, страна аккредитования так или иначе информирует о назначении сотрудников представительства.
В отличие от главы дипломатического представительства, который прибывает в страну назначения после своего предшественника, другие дипломатические сотрудники прибывают до отъезда лиц, которых заменяют. Такой порядок существует для того, чтобы вновь прибывшие могли обстоятельно познакомиться с кругом своих обязанностей, установить деловые контакты с теми людьми, с которыми общались их предшественники. Этому способствует организуемый в честь прибывшего и отъезжающего сотрудников дипломатический прием, куда приглашаются и лица, с которыми вновь прибывшему дипломату придется сотрудничать и поддерживать деловые контакты [25, с. 257].
Структура дипломатического представительства определяется штатными возможностями аккредитующей страны и зависит от степени развитости отношений между нею и государством пребывания. Однако можно перечислить вопросы, которыми занимаются все посольства, независимо от того, какое государство они представляют. К таковым относятся вопросы: политические, экономические, консульские, культурных связей, средств массовой информации, протокольные. Они входят в компетенцию собственно дипломатического персонала посольств.
Почти во всех дипломатических представительствах можно найти консульский отдел (при отсутствии консульства как такового он исполняет обязанности консульства внутри посольства, но с несколько меньшими правами). Заведующий отделом, в отличие от генконсулов, консулов и вице–консулов, возглавляющих самостоятельные консульские представительства, не получает ни консульского патента от своего государства, ни экзекватуры (решение на исполнение консульских обязанностей) от ведомства иностранных дел страны назначения. Он действует не от имени своего правительства (точнее МИДа), а только от имени посольства, выполняя в пределах деятельности последнего те или иные консульские функции [28, с. 221].
Отдел печати (или информации), который также существует практически в каждом посольстве, поддерживает постоянный контакт со средствами массовой информации государства пребывания, получает необходимые данные из печати и посредством регулярных встреч с корреспондентами и редакторами газет и журналов. Кроме того, отдел представляет местной печати, телевидению и радио информацию о своей стране и проводимой ею политике.
Систематическим анализом вопросов внутренней и внешней политики государства пребывания обычно занимается группа дипломатических работников, которая чаще всего работает под руководством советника посольства.
В больших посольствах имеются также отделы экономики, науки и техники, отделы по вопросам культуры и культурных связей. Здесь работают советники и прикомандированные к отделу дипломатические работники.
Для организации протокольных мероприятий (визиты, приемы, поддержание контактов с МИДом по протокольным делам) выделяются один или два человека. Обычно этим занимается один из секретарей посольства, который знает протокольные правила и традиции данной страны, следит за их выполнением и организует работу по подготовке различных протокольных мероприятий.
В посольстве существует и административно–хозяйственный отдел. Обычно кто–нибудь из секретарей посольства или один из советников курирует его работу, так как в этой области возникает много проблем, например по заключению договоров на ремонт техники, доставку покупок и т.д.
Примерная структура посольства, обладающего достаточно большим штатом, приведена ниже.
Чрезвычайный и Полномочный Посол – осуществляет общее руководство посольством и несет ответственность за его деятельность.
Советник–посланник – в отсутствие Посла обычно выполняет функции временного поверенного в делах; он может также осуществлять руководство одной или несколькими группами, например, политическими.
Группа, занимающаяся изучением внешней политики страны пребывания.
Группа, изучающая внутреннее положение в стране пребывания (внутриполитическая группа).
Экономическая группа, изучающая экономику страны пребывания, ее внешнеэкономические связи, перспективы развития отношений с ней собственной страны. Группа культуры или культурных связей со страной пребывания [20, с. 134].
Пресс–группа, возглавляемая пресс–атташе посольства. Консульский отдел посольства.
Группа или сотрудник, занимающиеся вопросами протокола. Нередко эти вопросы поручаются помощнику Посла. Канцелярия посольства и другие члены административно–технического персонала. Обслуживающий персонал посольства.
В тех случаях, когда штаты дипломатических представительств невелики, одним и тем же дипломатическим работникам приходится заниматься одновременно различными вопросами.
Правовую основу дипломатической службы в Республике Беларусь составляют Конституция Республики Беларусь, Закон Республики Беларусь от 14 июня 2003 года "О государственной службе в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 70, 2/953), Указ Президента Республики Беларусь от 15.05.2008 N 276 (ред. от 23.01.2009) "О некоторых вопросах дипломатической службы Республики Беларусь" утверждено "Положение о дипломатической службе Республики Беларусь", иные акты законодательства Республики Беларусь, в том числе Венская конвенция о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 года, Венская конвенция о консульских сношениях от 24 апреля 1963 года и другие международные договоры Республики Беларусь.
Дипломатическая служба – вид государственной службы, осуществляемой в целях обеспечения внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности Республики Беларусь, представления и защиты за границей прав и интересов Республики Беларусь, ее граждан и юридических лиц.
Отношения, связанные с поступлением на дипломатическую службу, прохождением, прекращением дипломатической службы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются законодательством Республики Беларусь о государственной службе, трудовым, пенсионным и другим законодательством Республики Беларусь.
Систему дипломатической службы Республики Беларусь образуют Министерство иностранных дел, дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь за рубежом.
Дипломатическим работникам с учетом занимаемых должностей, предусмотренных в перечне должностей, соответствующих дипломатическим рангам, согласно приложению 2, и квалификации присваиваются следующие дипломатические ранги:
- атташе
- третий секретарь
- второй секретарь второго класса
- второй секретарь первого класса
- первый секретарь второго класса
- первый секретарь первого класса
- советник второго класса
- советник первого класса
- Чрезвычайный и Полномочный Посланник второго класса
- Чрезвычайный и Полномочный Посланник первого класса
- Чрезвычайный и Полномочный Посол
Дипломатические ранги Чрезвычайного и Полномочного Посла, Чрезвычайного и Полномочного Посланника первого класса, Чрезвычайного и Полномочного Посланника второго класса присваиваются Президентом Республики Беларусь и являются пожизненными.
Иные дипломатические ранги присваиваются Министром иностранных дел на основании рекомендаций комиссии Министерства иностранных дел по служебной аттестации, присвоению дипломатических рангов и классов служащих государственного аппарата и при выходе дипломатических работников в отставку или на пенсию сохраняются за ними пожизненно.
Выпускники высших учебных заведений не позже чем через два года работы на дипломатических должностях представляются к присвоению дипломатического ранга атташе [20, с. 147].
Для дипломатических работников устанавливаются, как правило, следующие сроки нахождения в дипломатических рангах:
- для атташе, третьего секретаря, второго секретаря второго класса, второго секретаря первого класса, первого секретаря второго класса – не менее двух лет;
- для первого секретаря первого класса, советников второго и первого классов – не менее трех лет.
В эти сроки засчитывается:
- служба в центральном аппарате Министерства иностранных дел;
- служба в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за рубежом;
- работа в международных организациях.