В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплутационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.
КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптироваемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.
Исходными данными для выбора технических средств являются:
· характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
· характеристики технологического процесса обработки информации;
· технические характеристики оборудования, которые может быть использована как составная часть КТС службы управления персоналом.
Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:
· носители входной и выходной информации (документы), формализованные бланки, машинные носители информации и т.д.);
· объем входной и выходной информации по заказанным носителям;
· объемы вычислительных работ;
· сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
· формы и способы предоставления результатов решения задач пользователем.
При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, и его основные характеристики:
· производительность при выполнении технологических операций;
· надежность работы;
· совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
· стоимость оборудования;
· состав и количество обслуживающего персонала;
· площадь, требуемая для размещения оборудования.
Материалы анализа технического оборудования службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.
В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработок и выдачи пользователем результирующей информации.
В соответствии с последовательностью стадий технического процесса преобразование информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп:
· сбора и регистрации информации;
· передачи информации;
· хранение информации;
· обработка информации;
· выдача информации.
Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.
Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.
Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.
Средства обработки информации: (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видео терминальные устройства (дисплеи) графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в виде, удобном для восприятия человеком.
Однако следует отметить, что приведенную выше классификацию технических средств службы управления персоналом организации условия, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления персоналом. Однако следует принимать во внимание тот факт, что совершенствование методов и средств управления во всех случаях подчинено требованиям достижения поставленных целей (выполнение работ, оказание услуг). Это обуславливает в определенные периоды времени неравномерность использования и обновления отдельных элементов действующей системы управления. Отсутствие в ней определенных резервов может отрицательно повлиять на конечные результаты работы.
В этих условиях необходимо так называемое резервирование системы управления, заблаговременное придание ее элементам прогрессивности. Это положение имеет особое значение для формирования информационного и технического обеспечения.
Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внедрением систем автоматизированной обработки информации (САОН) как базового элемента организационно – управленческой структуры системы управления персоналом.
Целью создания САОН является повышение результативности функционирования системы управления персоналом за счет улучшения использования имеющихся ресурсов путем мобилизации резервов, не нашедших применения в силу ограниченных возможностей традиционных методов и средств управления.
Повышение эффективности функционирования системы управления персоналом организации в условиях применения САОН достигается за счет повышения качества решения задач управления, улучшения использования имеющихся ресурсов (материальных, финансовых, технических, кадровых) и рационализации деятельности персонала управления.
Таким образом, информационное и техническое обеспечение являются неотъемлемой частью системы управления персоналом организации. Поэтому разработанные информационной и техническое обеспечение является составной частью работы руководителя по управлению персоналом организации.
4.Нормативно – методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом
Нормативно – методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов организационного, организационно – методического, организационно – распорядительного, технического, нормативно – технического, техническо-экономического и экономического характера, а также нормативно – справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управление персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно – методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и принятия решения методических документов, а также ведение нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Ответственность за обеспечение системы управление персоналом нормативно – методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).
Нормативно – методические документы системы управления персоналом подразделяются на следующие группы:
1) Нормативно - справочные документы. Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К данной группе относятся:
а) первичные операционные нормы времени и расценки, нормы времени на выполнение управленческих процедур:
- маршрутно-технологическая карта;
- операционно-технологическая карта;
- технологическая карта управления процедур;
- оперограмма.
б) производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных:
- программа выпуска продукции;
- сменно – суточные задания.
в) нормы, установленные вышестоящими органами (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц):
- инструкция государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц”.
2) Документы организационного, организационно – распорядительного и организационно – методического характера. Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. К данной группе относятся:
а) законодательные акты по вопросам труда и кадров:
- гражданский кодекс РФ;
- кодекс законов о труде;
- закон “О занятости населения РФ”.
б) указы президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.:
- Указ Президента РФ “О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы”;