В случае выдачи одновременно нескольких исполнительных надписей по документам единообразной формы в графе 5 указывается лишь общее количество выданных исполнительных надписей со ссылкой на оставляемый в нотариальной конторе список должников, для взыскания задолженности с которых совершены исполнительные надписи.
В графе 6 указывается общая сумма взысканной госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов[9].
При изготовлении копий документов, оставляемых в делах государственной нотариальной конторы взамен подлинных (например, при оформлении наследства), когда работа выполнена не в момент совершения нотариальных действий, эта работа записывается в реестре для регистрации нотариальных действий с указанием взысканной за нее госпошлины и наклейкой пошлинных марок в графу 6 реестра. Запись в реестр указанной выше работы должна производиться под одним номером независимо от количества изготовленных документов. Когда эта техническая работа выполняется одновременно с нотариальным действием, то запись ее производится под одним с нотариальным действием номером.
Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины, то в графе 6 указывается: «от уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины)». В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указываются в графе 7 реестра, что документ получен ими бесплатно.
В соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус обязан выдавать выписку из реестра по письменному заявлений организаций и лиц, в отношении и по поручению которых совершено нотариальное действие, а также по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или производственными делами, либо по требованию арбитражного суда в связи с разрешаемыми им спорами в случаях, предусмотренных законодательными актами Российской Федерации. Нотариус обязан предоставить предоставлять необходимую документацию в налоговые органы.
В силу ч. 2 ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах осуществляют органы юстиции субъектов Российской Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, - органы юстиции совместно с нотариальными палатами[10].
Принципиальное значение для нотариального делопроизводства имеет вопрос языка. Положения ст. 10 Основ соответствуют требованиям по этому вопросу, предусмотренным Конституцией Российской Федерации и Законом РСФСР от 25 октября 1991 г. (в ред. ФЗ от 24 июля 1998 г.) «О языках народов Российской Федерации»: нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и субъектов Федерации. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное действие, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом[11].
Нотариальное делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, т.е.:
- журнал входящей корреспонденции;
- журнал исходящей корреспонденции;
- разносная книга для местной корреспонденции;
- книга жалоб и предложений;
- контрольная картотека.
При составлении документов организационно – распорядительного характера следует руководствоваться основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, а также инструкцией по делопроизводству.
На любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д..; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.
Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью, например: «01 февраля 2010 года», или тремя парами арабских цифр: «01.02.10 г.». если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.
Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.
Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.
Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места – на его обороте.
Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге[12].
Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.
Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течении года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.
Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.
Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.
По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 – 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи – о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.
В заключение хочется сказать, что Нотариальная деятельность не является предпринимательством и не преследует извлечения прибыли. При совершении нотариальных действий нотариусы обладают равными правами и исполняют одинаковые обязанности независимо от того работают ли они в государственной нотариальной конторе или занимаются частной практикой. Оформленные нотариусами документы имеют одинаковую юридическую силу[13].