Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ЛИПЕЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Юридический факультет
Кафедра гражданского права
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Нотариат»
Делопроизводство нотариуса
Выполнила: Иванова О.В.
студентка з 07 Юр1
Проверила: Пантелеева И.З.
Липецк 2009
От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культураоформления документов.
Нотариальное производство заключается в нескольких частях:
1) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
2) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей.
Порядок ведения нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию. В соответствии со ст. 90 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате правила ведения делопроизводства устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации совместно с ФНП[1].
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате в ст. 9 содержат понятие «нотариальное делопроизводство». В статье не дается раскрытия этого понятия. Что же касается комментаторов, то здесь высказаны следующие точки зрения.
В. С. Репин отмечает: «Все нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части: делопроизводство в нотариальных конторах; порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий; заполнение нотариальных свидетельств и утвердительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах)»[2].
Но есть и другая точка зрения.
Н. Полтавская и В. Кузнецов по сути дела различают понятия нотариального делопроизводства – более широкое и более узкое: «Нотариальное производство с их точки зрения, - понятие объемное и включает в себя несколько составных частей. Во – первых, регистрация нотариальных действий. Во – вторых, порядок заключения нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей И, в – третьих, собственно делопроизводство, включающее в себя ведение журналов, нарядов, книг, предусмотренных инструкцией по делопроизводству в нотариальных конторах»[3].
Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования.
Что касается нотариального делопроизводства, то его содержание в настоящее время определено Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденной Министерством юстиции РСФСР в 1976 г.
Итак, нотариальное производство включает:
- ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
- ведение канцелярии и нотариального архива[4].
Согласно ст. 11 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры (32 – 38 мм). В центре печати изображен Государственный герб Российской Федерации, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы[5]. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденной Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г.
В настоящее время действуют указания по заполнению реестров для заполнения нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, содержащиеся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г.[6]
В соответствии с законодательством все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.
В соответствии со ст. 51 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации. С принятием Основ законодательства Российской Федерации о нотариате изменений в форму реестра не было внесено[7].
В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера в реестре и на оформленных нотариусом документах обозначаются следующим образом: № «1-1», «№1-2», «№ 1-3» и т.д., где первая цифра означает индекс, а вторая – порядковый номер записи[8]. Номер индекса в каждом реестре сохраняется без изменений в течении года.
Реестры должны быть прошнурованы. Листы в реестрах должны быть пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции, а у нотариуса, занимающегося частной практикой, подписью работника нотариальной палаты и налоговой инспекции по месту нахождения нотариуса. Подписи этих работников скрепляются печатью соответствующего органа. Некоторые нотариальные действия подлежат последующей регистрации в дополнительных книгах. Завещания, например, кроме регистрации в реестровой книге для регистрации нотариальных действий регистрируются в алфавитной книге учета завещаний.
Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным признаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов обращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохранительных органов.
Записи нотариального действия согласно установленному порядку (письмо Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г.) производится только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.
Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки на документах и подправки должны быть оговорены и подтверждены подписью нотариуса. В случае выявления в реестре ошибок в нумерации нотариальных действий об этом составляется акт за подписью нотариуса и приобщается к данному реестру.
В графе 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых государственным нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.
Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном государственной нотариальной конторой.
В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, наименование юридических лиц, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.
Если для свидетельствования верности копии документов явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а другой гражданин по его просьбе, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства. В случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа оставляется в делах нотариальной конторы (договор, завещание, свидетельство и др.), указывается адрес граждан, для которых совершено такое нотариальное действие.
В графе 4 указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи.
Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число свидетельствуемых экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается.
При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки. Например, «договор купли – продажи дома», «завещание», так как подробное содержание сделки изложено в экземпляре сделки, оставляемом в делах нотариальной конторы. Таким же сокращенным порядком записываются и выданные свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и др.).