Особенностью является то, что документы на сотрудников преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников колледжа, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.
Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.
Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».
Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
На всех остальных работников колледжа, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2.
Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив колледжа. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел колледжа сервиса и туризма включает в себя следующие разделы:
1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.
2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Положение об отделе кадров.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки преподавателей и сотрудников колледжа.
11. Списки преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.
12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.
13. Документы о предоставлении работников колледжа к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).
14. Заявления о приеме на работу по совместительству.
15. Графики отпусков, заявления на отпуск.
16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.
17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
18. Документы для служебного пользования.
19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
20. Описи на дела, сданные в архив.
21. Акты об уничтожении дел.
А также некоторые другие.
Изучив основные положения номенклатуры дел колледжа, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Отдел кадров занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.
2.4. Рекомендации по кадровому и делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом
Анализ основных направлений деятельности отдела кадров Колледжа сервиса и туризма позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:
1. В основе работы кадровой службы колледжа стоит разделение состава его сотрудников на преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.
2. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями колледжа, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.
3. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.
4. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы колледжа, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.
6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.
7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Отдел кадров непосредственно связан в своей работе с подобного рода информацией, что требует от него компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.
На основе проведенного анализа можно составить следующие рекомендации по устранению недостатков в функционировании кадровой службы ГОУ СПО «Колледжа сервиса и туризма».
На всех остальных работников колледжа заводятся личные карточки унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении, поэтому в целях устранения данного недостатка целесообразной мерой является приведение личных карточек работников к единой форме.
Для упрощения работы с документами в кадровой службе ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» учет документации можно было бы вести с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствовала бы система, позволяющая ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.
Система предоставила бы отделу кадров следующие возможности:
· Оперативный доступ к информации о кадровом составе.
· Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.
· Подготовка и издание приказов.
· Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.
· Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.
· Все сведения хранились бы в единой информационной базе, что обеспечило бы оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.
Для учета, регистрации документов и хранения информации можно порекомендовать новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом
Заключение
Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Острота проблем кадровых служб обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это объясняется в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Работа кадровой службы непосредственно связана с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.
Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.