В процесс внутреннего аудита можно также анализировать результативность и эффективность других видов деятельности и вспомогательных процессов в организации.
Кроме документированных несоответствий в отчете по внутренней проверке могут быть указаны направления для улучшения проверяемой деятельности и процессов (с рекомендациями).
В отчетных документах по результатам внутренних аудитов должны содержаться сведения о последующих после аудита действиях. Последующие действия, как правило, включают корректирующие действия, предпринятые для устранения выявленных несоответствий, сведения о сроках и ответственность за выполнение.
В состав последующих действий входит также:
- проверка внедрения;
- оценка своевременности и эффективности корректирующих действий;
- оценка эффективности процесса внутренних проверок.
1.5.14 Разработка документированной процедуры, определяющей средства управления, ответственность и полномочия для работы с несоответствующей продукцией
Организация должна обеспечить, чтобы продукция, не соответствующая установленным требованиям, была выявлена на соответствующих стадиях производства, идентифицирована и отделена от годной продукции.
Деятельность организации по управлению несоответствующей продукцией должна быть описана в документированной процедуре.
Цель деятельности по управлению несоответствующей продукцией заключается в том, чтобы предотвратить поставку потребителю продукции, не отвечающей установленным требованиям, и избежать затрат, связанных с доработкой такой продукции.
Эта цель достигается, если решаются следующие задачи:
- несоответствующая продукция оперативно выявляется;
- несоответствующая продукция идентифицируется способом, позволяющим не спутать её с годной продукцией;
- несоответствующая продукция изолируется от продукции, удовлетворяющей установленным требованиям;
- определяется возможность дальнейшего использования несоответствующей продукции компетентным персоналом на соответствующих уровнях организации;
- планируется и проводится деятельность по предупреждению повторного возникновения несоответствия.
В организации должны быть выделены определенные места для изоляции несоответствующей продукции на рабочих местах и на участках, в цехах, (изоляторы брака). Может быть создан общезаводской изолятор несоответствующей продукции.
Организация должна оперативно решать вопрос о возможности ее дальнейшего использования. Принятие решения о возможности использования несоответствующей продукции, ее исправления, дополнительной проверки, другие действия по отношению к несоответствующей продукции должны принимать соответствующие должностные лица.
При управлении несоответствующей продукцией должны выполняться следующие действия:
- дефектные единицы или партии должны быть однозначно обозначены и изолированы от годной продукции;
- при выявлении дефектной продукции должна производиться ее регистрация с указанием вида дефекта и количества несоответствующей продукции в установленной форме;
- компетентный персонал, имеющий соответствующие полномочия, должен принять решение, может ли дефектная продукция быть использована в существующем виде, доработана, переведена в другой сорт или окончательно забракована;
- принятые решения должны быть оформлены документально;
- должно быть оформлено соответствующее распоряжение к доработке дефектной продукции и осуществлен надзор за его выполнением;
- дефектные единицы могут подвергаться дальнейшей обработке или быть отгружены только при наличии специального разрешения;
- при выдаче специального разрешения обязательно должен быть информирован заказчик, и его мнение при необходимости должно быть учтено;
- данные о дефектах должны документироваться и накапливаться для того, чтобы можно было провести анализ причин дефектов и наметить корректирующие мероприятия по устранению причин их появления и предотвращения их повторного появления.
Если продукции подвергалась доработке, то она обязательно должна быть подвергнута повторной проверке на той стадии, после которой производилась доработка.
Записи по несоответствиям и последующему действию, включая уступки, должны сохраняться.
Если несоответствующий продукт исправлен, то его необходимо подвергнуть проверке повторно с целью демонстрации соответствия.
Если после поставки или использования обнаружена несоответствующая продукция, то организации необходимо предпринять действие, соответствующее влиянию или потенциальному эффекту несоответствия.
Уровень принятия решения должен соответствовать выявленному несоответствию и возможным последствиям. Полномочия по принятию решений должны быть установлены документально.
Когда продукция поставлена потребителю и дефекты установлены потребителем, предприятие должно обеспечить замену ее (если установлен гарантийный срок) или по согласованию с потребителем произвести доработку.
Организация должна оперативно решать вопросы по анализу и выявлению причин возникновения несоответствий (нарушение технологического процесса исполнителем, сбой в работе оборудования, несоответствующий материал и т.д.).
1.5.15 Проведение анализа удовлетворения потребителя, соответствия требованиям к продукции, характеристик и тенденций процессов, поставщиков
Организация должна определить требования к виду и составу регистрируемых данных, свидетельствующих о соответствии продукции установленным требованиям, результативности и эффективности процессов и соответствии системы менеджмента качества установленным требованиям.
Организация должна установить источники получения информации и методы обработки полученных данных, включая статистические методы для оценки результативности выполнения деятельности, определения тенденции процессов, прогнозирования возможной ситуации.
Все службы организации, участвующие в деятельности, установленной системой менеджмента качества должны собирать, анализировать и представлять в службу качества предприятия данные об оценивании своей деятельности, выполнении предупреждающих и корректирующих мероприятий, связанных с управлением несоответствующей продукцией.
При этом необходимо отражать:
- сведения о требованиях потребителей и его ожиданиях;
- сведения о степени удовлетворенности или неудовлетворенности потребителей;
- сведения о тенденциях процессов;
- требования организации к поставщикам сырья, материалов, комплектующих, оборудования.
Служба качества организации должна анализировать эти данные, производить оценку деятельности подразделений и представлять руководителю организации для рассмотрения и принятия управляющих воздействий.
Для анализа информации применяют методы, направленные на поиск основных причин существующих или предполагаемых проблем.
Информацию и данные, полученные из всех источников информации, следует обобщать, анализировать и обрабатывать, чтобы оценить деятельность всей организации.
Представление результатов анализа и выводов должно быть представлено в форме, понятной для персонала всех уровней в организации.
Результаты анализа могут использоваться, чтобы установить:
- степень удовлетворенности или неудовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон;
- соответствие продукции установленным требованиям;
- тенденции и характеристики процессов и продукции;
- возможности проведения предупреждающих действий и области для улучшения;
- эффективность и результативность организации;
- результаты взаимодействия с поставщиками;
- экологические аспекты качества, финансовые показатели и характеристики, связанные с рынком;
- оценку конкурентов.
1.5.16 Непрерывное улучшение эффективности системы менеджмента качества посредством использования Политики в области качества и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий и анализа системы менеджмента качества со стороны руководства
Организация должна осуществлять постоянную деятельность по поиску возможностей для улучшения. Диапазон потенциальных улучшений может быть от непрерывной деятельности до долгосрочных проектов улучшения.
При планировании и осуществлении действий по улучшению следует обращать внимание на результативность и эффективность процессов. Эти действия необходимо контролировать для гарантии достижения желаемых целей. Результаты выявления причин отклонений от запланированных результатов могут привести к изменениям в продукции, процессах и даже пересмотру системы менеджмента качества.
При планировании действий по улучшению необходимо использовать информацию по мониторингу, измерению и анализу процессов в части достижения запланированных результатов для повышения их результативности и эффективности.
Система менеджмента качества организации должна постоянно совершенствоваться с учетом изменения политики, результатов аудитов, предупреждающих и корректирующих мероприятий и анализа данных, которые собираются в службе качества организации.
Для проведения деятельности по постоянному улучшению целесообразно разработать методологию улучшения. Такая методология должна быть понятной всем сотрудникам, направлена на достижение улучшения продукции, процессов, системы менеджмента качества и пригодной для применения в повседневной деятельности.
Наилучшие результаты могут быть достигнуты путем привлечения персонала к деятельности по постоянным улучшениям. Это можно достичь, если: