- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:
- Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- Подготовка и регистрация отправляемых документов
- Прохождение внутренних документов
- Учет объема документооборота
- Контроль исполнения документов.
Договоры могут поступать в ООО «Клуб Хиллз как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).
Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных
Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе.
5. Преимущества и недостатки управления
ООО «Клуб Хиллз»
В ООО «Клуб Хиллз» следующие преимущества и недостатки.
Преимущества:
· Весь персонал проходит подготовку;
· Существует система обучения, работники проходят аттестацию раз в пол года;
· Менеджер по персоналу выполняет все возложенные на него полномочия.
Недостатки:
· Слишком много функций возложено на менеджера по персоналу, это видно из структуры предприятия;
· Не разработанная до конца миссия предприятия
· Не разграничены полномочия на специалистов отдела кадров в сфере делопроизводства, что увеличивает потери в рабочем времени.
· Высокая текучесть кадров;
· Отсутствие анализа текучести кадров;
6. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ И
ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ ООО «Клуб Хиллз»
В процессе прохождения практики сложилось очень хорошее впечатление о работе отдела кадров и всей организации в целом. Работа с персоналом осуществляется на высоком профессиональном уровне. Служба управления персоналом ООО «Клуб Хиллз» осуществляет следующие функции:
· Прием, увольнение, перемещение работников, подбор и расстановка кадров.
· Организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.
· Выявление перспективных работников для включения в список резерва руководящих работников, планирование продвижения по службе.
· Организация работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия.
· Обработка оперативной и стратегической кадровой информации.
· Оформление и хранение личных дел сотрудников, персональных данных работников.
· Изучение социальных потребностей сотрудников, разработка социальной программы, решение социальных вопросов (разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения работников).
· Профориентация и адаптация сотрудников на новом рабочем месте (введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от них организация и какой труд в ней заслуживает позитивной оценки).
· Обучение (разработка программ для обучения трудовым навыкам, необходимым для улучшения эффективного выполнения работ).
· Оценка трудовой деятельности (разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение их до работников).
· Повышение, понижение, перевод, увольнение (разработка методов перемещения работников на должности с большей или меньшей ответственностью, развитие профессионального опыта путем перемещения работников на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения договора найма).
· Подготовка руководящих кадров, управление продвижением по службе (разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководящих работников).
В организации качественно выполняются все выше перечисленные функции.
В целом можно сказать, что в организации ведется чёткий порядок ведения документов, но следует разграничивать обязанности каждого специалиста по ведению документации. Необходимо руководителю разрабатывать текущие планы руководства и управления, где необходимо отражать текущие и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля и методов работы, анализ собственных ошибок, организация труда коллектива.
Так же необходимо скоординировать организацию обучения сотрудников. Возможно проведение тренингов для сотрудников по вопросам взаимодействия с клиентами, по улучшению техники продаж.