Введем понятие организации, поскольку этому явлению будет посвящена дальнейшая работа. Организация - это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, созданное и функционирующее для достижения определенных целей. Среди главных целей можно назвать следующие: выживание, рост, получение прибыли, выпуск продукции, оказание услуг и др. Организацию можно рассматривать как процесс, как состояние и как вид системы. Остановимся на рассмотрении организации как вида системы. ГПС как определенный вид социальной системы означает форму объединения людей (государственное учреждение) для их совместной деятельности по достижению поставленных государством целей в рамках определенной структуры.
Обозначим главную цель ГПС как оказание услуг в сфере пожарной безопасности, заметим, что выживание и рост — не являются целями государственной организации, каковой является ГПС, так как возникновение, дальнейшее существование ГПС и ее рост регламентируются соответствующими нормативными правовыми актами. Кроме того, в сфере пожарной безопасности у ГПС нет конкурентов (ни в сфере пожаротушения, ни в сфере профилактики пожаров).
При исследовании организаций как видов систем используют два подхода: структурный и поведенческий.
При структурном подходе организация рассматривается как определенная структура со своими подразделениями и их взаимосвязями. Определяются способы распределения обязанностей, передачи полномочий и ответственности в рамках данной организации.
При поведенческом подходе в центре исследования находится человек. Независимо от того, как тщательно продумана, просчитана, спроектирована и построена структура организации, ее деятельность будет определяться людьми, входящими в состав этой организации, их способностями, квалификацией, опытом работы, взаимоотношениями в коллективе, мотивацией к работе и т.д.
Таким образом, главной задачей теории организации является изучение влияния, как отдельных работников, так и групп людей на функционирование организации.
Все процессы, протекающие в организации, осуществляются в рамках определенной организационной структуры, которая отражает упорядоченность связей, а также сложившееся в организации разделение труда, распределение прав, обязанностей и ответственности, связи и отношения между подразделениями и т.п.
Организационная культура - система ценностей, принципов, норм поведения, разделяемых работниками организации. Организационная культура определяет уникальность каждой организации, специфику организации труда, отношений в коллективе, качество оказываемых услуг.
Внутренняя среда организации формируется из ресурсов организации (людских и материальных). Кроме того, профессор Семиков В. Л. прямо определяет людей как "главный ресурс любой организации", существуют и другие ресурсы организации: культура, информация, технологии и т.д.
Одним из ресурсов организации, а также фактором, определяющим эффективность работы организации, является технология, представляющая собой совокупность методов переработки материалов и сырья в товары. Адаптируя данное утверждение профессора Семикова В. Л. к ГПС, определим технологию как совокупность методов оказания услуг в области пожарной безопасности. Внутренняя среда организации формируется под влиянием внешнего окружения. Технология оказывает существенное влияние на внутреннюю среду организации, определяя уровень подготовки, квалификации, опыта персонала, а также оказывая влияние на организационную структуру, мотивацию, культуру организации.
Внешняя среда организации формируется экономическими условиями, информационной средой, потребителями услуг, законодательством, системой ценностей, климатическими и территориальными условиями, демографической ситуацией и т.п. Внешняя среда и все ее факторы находятся вне влияния руководителя организации, поэтому для достижения успеха необходимо изучать факторы внешней среды и корректировать в соответствии с результатами деятельность организации.
3. Основные теоретические положения и взгляды исследователей организационной деятельности.
В данной работе я рассмотрел и сделал попытку применить в ее практической части основополагающие идеи организационных теорий, сформулированных Анри Файолем, Максом Вебером, Людвига фон Берталанфи, А. А. Богданова и другими учеными.
Принципы создания рациональной организации А. Файоля. "...Управлять -значит, вести предприятие к цели, пытаясь наилучшим способом использовать его ресурсы. Управление включает следующие основные функции: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль...". Предвидеть - изучать будущее и устанавливать программу действий; организовывать - строить двойной организм предприятия: материальный и социальный; распоряжаться - приводить в действие персонал предприятия; согласовывать - объединять, сочетать все действия и усилия; контролировать - наблюдать за тем, чтобы все происходило в соответствии с установленным правилам и отданным распоряжениям.
Управление - функция, распределяющаяся, как и другие основные функции, между главой и членами социального организма. Руководитель должен быть хорошим администратором, компетентным в сфере деятельности предприятия. Тот же автор сформулировал принципы создания хорошей организации:
- единство управления - ответственность за деятельность всей организации
должен нести один человек;
- скалярный метод передачи полномочий - полная ответственность означает
право не только управлять, но и передавать часть полномочий другим лицам по линии
руководства;
- единство подчинения - у любого работника в организации должен быть только
один руководитель;
- принцип соответствия - делегированные полномочия должны соответствовать
уровню ответственности; если на работника налагаются определенные обязанности, то его
необходимо наделить и соответствующими полномочиями;
- коммуникации, система связи - линии связи формальные и неформальные
должны быть установлены и должны постоянно функционировать;
- принцип ориентирования - организация должна строиться в соответствии с
характером возложенных на нее задач и не должна зависеть от субъективных факторов;
- разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация, стандартизация (позволяет снизить затраты);
- контроль за осуществлением операций;
- принцип избирательности - руководство должно получать только ту
информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной;
- планирование;
- гибкость — структура организации должна позволять вносить в нее коррективы
при изменении внешних и внутренних условий;
- доступность всех уровней организации - любой работник организации должен
иметь право и возможность, например, подать жалобу соответствующему руководителю
вплоть до самого высшего уровня.
Концепция идеальной бюрократии М. Вебера. Бюрократия - власть администрации, власть конторы. М. Вебер предложил рассматривать бюрократию как идеальную модель, к которой должна стремиться каждая организация. Основные характеристики рациональной бюрократии:
- четкое разделение труда, обусловленное определенными правилами и законами,
приводящее к появлению высококвалифицированных специалистов;
- порядок подчиненности, иерархичность уровней управления;
- дух формальной обезличенности, с которым работники выполняют свои
обязанности;
- штатные сотрудники, посвятившие себя деятельности организации, наем на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями; защищенность служащих от произвольных увольнений;
- лояльность каждого работника к организации;
- публичный офис.
М. Вебер сформулировал следующие принципы построения бюрократической организации:
- организация есть инструмент для достижения групповых целей, структура
организации должна отвечать целям организации;
- задачи организации расчленяются на возможные простейшие операции;
- иерархичность построения организации; каждый служащий несет
ответственность за свои действия и за действия подчиненных ему служащих;
- деятельность служащих регламентируется системой правовых предписаний;
- служащие действуют беспристрастно.
Видим явную схожесть характеристик рациональной бюрократии с принципами построения бюрократической организации. Не ясно для чего необходимо было отделять принципы от характеристик - в данном случае это одно и то же. Принципы Вебера во многом совпадают с принципами Файоля.
М. Вебер полагает, что бюрократия отличается "чисто техническим превосходством по сравнению с другой формой организации", и с этим трудно не согласиться, поскольку формировали бюрократию объективные обстоятельства. М. Вебер оценивал бюрократию на микро- и на макроуровне. На микроуровне бюрократическая организация рассматривается как образец устойчивости, рациональности и эффективности (администрация частного предприятия, государственного учреждении и т.п.). На макроуровне (государство) - рост бюрократической власти в обществе начинает угрожать либеральным ценностям, демократии, свободе предпринимательства. Примером может служить СССР, где жесткая административно-командная система управления привела к известным последствиям. Из вышесказанного особо выделяется идея М. Вебера о рассмотрении бюрократии на микро- и на макроуровне.Если приложить данную идею к ГПС и попытаться развить ее, то получается следующая картина: аппарат управления ГПС - это бюрократическая организация, где реализованы принципы построения бюрократической организации Вебера, причем аппарат управления ГПС принципиально ни чем не отличается от аппарата управления негосударственного предприятия (микроуровень). В то же время ГПС - это государственная служба, то есть часть аппарата управления государства - часть бюрократической организации государства. В этом принципиальное отличие государственного учреждения типа ГПС от частной организации.