635
Нотаріат в Україні
Реєстрація заборон відчуження нерухомого майна, а також накладених на майно арештів здійснюється відповідно до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна. (Пункт 66 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Мін'юсту № 41/5 від 27.05.97; в редакції Наказу Мін'юсту № 31/5 від 09.06.99)
Про накладені заборони та арешти робиться запис в алфавітній книзі обліку заборон відчуження і арештів нерухомого майна. (Пункт 66 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Мін'юсту № 41/5 від 27.05.97; в редакції Наказу Мін'юсту № 31/5 від 09.06.99)
67. Вірність виписки може бути засвідчена лише у тому випад
ку, коли її зроблено з документа, в якому міститься рішення кіль
кох, не зв'язаних між собою, питань. Виписка повинна відтворю
вати повний текст частини документа з певного питання.
Засвідчення вірності виписки з документа здійснюється за правилами, викладеними в пунктах 68 і 69 цієї Інструкції.
68. Посадова особа зобов'язана звірити з оригіналом копію чи
виписку з документа, вірність яких вона засвідчує.
Глава 5 Засвідчення справжності підпису на документах
69. Посадова особа виконавчого комітету засвідчує справжність
підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не
мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать
честь і гідність людини.
На заповіті чи дорученні може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку посадова особа виконавчого комітету встановлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася.
70. Посадова особа виконавчого комітету, засвідчуючи
справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі,
а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою.
71. Посадова особа виконавчого комітету не може засвідчува
ти справжність підпису громадянина на документі, в якому стве
рджуються обставини, право посвідчення яких належить лише
відповідному державному органові (час народження, укладання
636
Додатки
шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, право власності на майно тощо).
72. При засвідченні зразків підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків (в тому числі Ощадного банку України, інших комерційних банків різних видів і форм власності) з метою відкриття рахунків посадова особа виконавчого комітету перевіряє правоздатність юридичної особи (пункт 35 цієї Інструкції), справжність підписів посадових осіб та їх повноваження на право підпису.
На підтвердження повноваження на право підпису посадовою особою виконавчого комітету подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, доручення на ім'я керівника, видане вищестоящим органом тощо.
-
Нотаріат в Україні
Додаток 6 НАКАЗ ■ МІНІСТРА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
№ 6/5 від 03.02.94 м. Київ
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 лютого 1994 р. за № 33/242
•ч .:/3/~-'. '-. *" '•-£>*• • -."нг. - ■ ї. : . и" ..і а ' ..м- і.Н
Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства
Відповідно до статті 14 Закону України «Про нотаріат» НАКАЗУЮ:
514. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.
515. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій:
а) організувати вивчення Правил з працівниками органів дер
жавного нотаріату;
б) забезпечити контроль за веденням діловодства в державних
нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах та при
ватними нотаріусами.
3. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію по діло
водству в державних нотаріальних конторах Української РСР,
затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від
30.04.76 № 22/05.
Міністр В.В.Онопенко
638
Додатки
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Міністерства юстиції України
від 3 лютого 1994 р. № 6/5
." *. -" ■:> -, * о -
ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА
1. Загальні положення
1.1. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і при
ватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства,
складання та оформлення службових документів.
Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.
Приймання, реєстрація та видача грошових сум і цінних паперів, що надійшли на депозитний рахунок державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, провадяться за правилами, встановленими чинним законодавством.
1.2. Відповідальність за правильну організацію і ведення но
таріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних
нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах —
завідуючі, які їх очолюють.
В державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства і архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.
Ведення діловодства і архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.
1.3. При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса
чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а
також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, переда
ються особі, яка призначається, про що складається відповідний
акт.
639
Нотаріате Україні
516. Використання службових документів у засобах масової інформації допускається лише з дозволу завідуючого державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.
517. Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР».
518. Діловодство по заявах та скаргах громадян в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.
2. Документування управлінської діяльності
установ державного нотаріату
-
2.1. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні
архіви в межах своєї компетенції видають накази.
519. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених під час засідань.
520. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.
3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
3.1. Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній
конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному но
таріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка
розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «осо
бисто», та перевіряє наявність документів і додатків до них.
При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток № 1).
Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.
521. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідченні), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.
522. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, за-
640
Додатки
яви працівників), за винятком документів оперативного характеру (додаток № 2).
Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні — в день їх підписання.
3.4. Реєстрація документів здійснюється в журналах встанов
леної форми. Установи державного нотаріату ведуть такі
реєстраційні журнали:
журнал реєстрації вхідних документів (додаток № 3); журнал реєстрації вихідних документів (додаток № 4); журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень) (додаток № 5). Приватні нотаріуси повинні вести журнали реєстрації вхідних та вихідних документів та власних наказів (розпоряджень).
523. Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів. Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими Інструкцією «Про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України».
524. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток № 6).
У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.