4. Складання та оформлення службових документів
525. Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 X 297) та А5 (148 X 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
526. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.
527. Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.
Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку).
641
Нотаріат в Україні
4.4. До кожного документа, що друкується на папері формату
А4, незалежно від його призначення, складається заголовок,
який повинен бути максимально стислим, точно відображати
зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
4.5. Документ адресується установі, її структурному
підрозділу або конкретній посадовій особі.
Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:
«Міністерство юстиції України Управління організації юридичної допомоги населенню».
При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:
«Начальнику управління юстиції Київської міської державної адміністрації, ініціали та прізвище».
Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.
При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:
«252601, м. Київ-601,
вул. М. Коцюбинського, 18, кв. 21
СІ. Василенку»
4.6. Датою документа є дата його підписання або затвердження.
Дата на документі проставляється трьома парами арабських
цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
4.7. До складу підпису входять: найменування посади особи,
яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на
бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), осо
бистий підпис та його розшифровка, наприклад:
642
Додатки
«Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу
(підпис) В.П. Іваненко» «Завідуючий нотаріальною конторою
(підпис) З.П. Коренева».
4.8. При підписанні документів, складених комісією, зазнача
ються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків
у складі комісії, наприклад:
«Голова комісії(підпис) С.К.Ільченко
Члени комісії(підпис) Г.Х.Петренко
(підпис) Н.Л.Середа».
4.9. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій
підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою
(додаток № 17).
Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
4.10. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводить
ся в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів
і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.».
Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: «Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. у 1 прим.».
При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.
4.11. На документах, що виконані, проставляється відмітка
про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого ар
куша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе
коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що
свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер спра
ви (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.
4.12. На вихідному документі проставляється номер, що
відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних
документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися
примірник вихідного документа.
528. Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток № 7).
529. Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
643
Нотаріат в Україні
5. Контроль виконання документів
- -
5.1. В державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) відповісти про результати їх розгляду.
Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.
5.2. Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках (додаток № 8) або з допомогою спеціальної контрольної папки (в установах державного нотаріату з обмеженою кількістю працюючих).
6. Складання номенклатури і формування справ (нарядів)
6.1. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної
контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса
складається на підставі примірних номенклатур, що затверджу
ються Міністерством юстиції України за погодженням з Голов
ним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
6.2. В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наря
ди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.
6.3. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної
контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим но
таріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з
відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену но
менклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також
повідомити відповідну державну архівну установу.
530. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою (додатки № 9-10).
531. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.
6.6. В кінці року номенклатура обов'язково закривається
підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії
фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює
644
Додатки
своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.
Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.
532. Всі виконані документи групуються у справи (наряди).
533. На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ (додаток № 11) і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.
В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.
Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.
6.9. Групувати в справи (наряди) слід документи одного діло
водного року. В середині справи (наряду) документи системати
зуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь
повинен розміщуватися після документа-запиту.
Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.
534. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.
535. Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.
536. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.
Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.
537. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.
538. У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з криміналь-