645
Нотаріат в Україні
ними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.
На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.
539. Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.
540. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.
541. При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею ЗО Закону України «Про нотаріат», приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.
У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.
542. Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.
543. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.
6.20. В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться
засвідчувальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито
та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів.
Відповідальний за архів — підпис, дата».
646
Додатки
544. Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.
545. Обкладинки справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання оформляються за встановленою формою (додаток № 12).
Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.
Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).
На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).
Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.
Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.
6.23. На справи тимчасового і постійного зберігання склада
ються окремі описи.
Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.
Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою (додатки № 13-15).
В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.
546. Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.
547. Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток № 16).
548. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.
При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.
647
Нотаріат в Україні
549. Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.
550. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.
Додаток № 1
До Правил ведення
нотаріального діловодства
- "
Назва установи,
приватний нотаріусАдресат
Акт
_______ №___________
м. (смт)__________________
Про відсутність вкладень у конверті
■■■■■■ ■'.-■'. .'■'-,-,.. ' ■ ■ -' . ■ ' ■ ■
Підстава: Правила ведення нотаріального діловодства, затвер
джені наказом Міністра юстиції України від_____________ №_________
Складений
(назва установи, прізвище та ініціали виконавця)
Присутні:________________________________________________
(посади, прізвища та ініціали)
«___ »________ 20__ р._____________________________________
(назва організації, від якої надійшов пакет)
_____________________________ надійшов пакет, в якому при
розкритті не виявлено таких вкладень:_________________________
(назва і номери документів, яких не вистачає)
Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
ПосадаПідпис Ініціали, прізвище
(Приватний нотаріус)
Формат А4
648
Додатки
Додаток № 2
До правил ведення
нотаріального діловодства
Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації
551. Листи, що надійшли в копії до відома.
552. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
553. Графіки, наради, заявки, рознарядки.
554. Інформація, надіслана до відома.
555. Навчальні плани, програми.
556. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
557. Тарифи, прейскуранти.
558. Поздоровчі листи і запрошення.
559. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
560. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
561. Форми статистичної звітності.
10.
Додаток № З
До Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів
| Дата над- | Кореспондент, | Короткий | Резолюція | Позначка про |
| ходження | дата та індекс | зміст | або кому | виконання |
| та індекс | одержаного | направлено | документа | |
| документа | документа | документ | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210X297)
649
і Ш
Нотаріат в Україні
Додаток № 4
До Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ реєстрації вихідних документів
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Формат А4 (210X297)
Додаток № 5
До Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ реєстрації власних наказів (розпоряджень)
| Порядковий номер | Дата видання наказу (розпорядження) | Короткий зміст | Виконавець | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
650
Додатки
Додаток N 6 До Правил ведення нотаріального діловодства
РЕЄСТРАЦІЙНІ ШТАМПИ
Приватний нотаріус
нотаріального округу
•:
дата
(прізвище та ініціали)
20 мм
індекс
45 мм
державна нотаріальна контора
дата
20 мм
індекс
:'"•■: ■ ■ '•
45 мм
| державний нотаріальний архів | |
| дата | |
| індекс | |
| 45 мм 651 | |
20 мм
Нотаріат в Україні
| Додаток № 7 | ||||||
| До Правил ведення | ||||||
| нотаріального діловодства | ||||||
| РОЗНОСНА КНИГА ДЛЯ МІСЦЕВОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ | ||||||
| Наймену- | Кому | Дата і | Дата одержання | Прізвище особи, | Підпис особи, | |
| Порядковий номер | вання кор-респон-денції | адресовано документ | вихідний номер документа | яка одержала кореспонденцію | яка одержала документ | |
| 1 | 2 " | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток № 8
До Правил ведення
нотаріального діловодства
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
| Автор документа або кореспондент | Вид документа | Термін виконання |
| Дата й індекс надходження | Індекс і дата документа | |
Короткий зміст