Приміщення, яке є робочим місцем нотаріуса, має відповідати вимогам щодо збереження таємниці вчинюваних нотаріальних дій відповідно до статті 8 Закону України «Про нотаріат». Так, нотаріус не вправі працювати в одному приміщенні з особами, діяльність яких не пов'язана з вчиненням нотаріальних дій.
72
Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні
Приміщення має складатися з двох і більше кімнат та бути забезпечене сейфом для збереження печаток, штампів із посвідчуваль-ними написами та спеціальними бланками нотаріальних документів, металевою шафою для збереження архіву нотаріуса. На вікнах приміщення встановлюються грати, приміщення має бути підключено до засобів сигналізації.
Після отримання реєстраційного посвідчення приватний нотаріус зобов'язаний у тримісячний термін розпочати нотаріальну діяльність. Якщо протягом цього строку без поважних причин нотаріус не приступить до роботи, за рішенням управління юстиції видане йому реєстраційне посвідчення може бути анульовано. Також у цей строк для забезпечення відшкодування можливої шкоди приватний нотаріус зобов'язаний укласти з органом страхування договір службового страхування або внести на спеціальний рахунок у банківську установу страхову заставу. Страхова сума, або страхова застава, встановлюються V розмірі стократної мінімальної заробітної плати.
У разі витрачання коштів на відшкодування заподіяної шкод* приватний нотаріус зобов'язаний протягом одного року поповнг ти страхову заставу до встановленого розміру.
Розмір заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судо вому порядку. Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних дій абс недбалості приватного нотаріуса, відшкодовується в повному обсязі.
Приватний нотаріус має печатку із зазначенням посади, свог' прізвища, імені та по батькові й округу діяльності.
Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та громадянином або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, Що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін. При цьому розмір плати за вчинені нотаріальні дії не може бути нижчим за розмір державного мита, що справляється за вчинення відповідних нотаріальних дій державними нотаріусами.
Законодавство передбачає особливий порядок заміщення приватного нотаріуса, якщо він має намір припинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного тижня, що включає: обов'язок повідомити про це управління юстиції, можливість укласти угоду з іншим приватйим нотаріусом про своє заміщення та заборону виконання своїх службових обов'язків у період їх виконання особою, яка тимчасово його заміщує.
Нотаріат в Україні
Приватна нотаріальна діяльність припиняється, а реєстраційне посвідчення анулюється управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у випадках:
·подання приватним нотаріусом письмового клопотання про припинення своєї діяльності;
·анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
·коли приватний нотаріус не уклав договір службового страхування чи не вніс страхову заставу для забезпечення відшкодування шкоди або не поповнив страхову заставу до встановленого розміру;
·коли приватний нотаріус без поважних причин не виконує своїх обов'язків протягом двох місяців і не повідомив про це управління юстиції;
·невідповідності приватного нотаріуса займаній посаді -або виконуваній роботі внаслідок стану здоров'я, що на тривалий час перешкоджає нотаріальній діяльності.
Приватний нотаріус, діяльність якого припиняється, в місячний строк зобов'язаний передати документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, у державний нотаріальний архів.
Копія наказу органу юстиції про анулювання реєстраційного посвідчення та припинення приватної нотаріальної діяльності в триденний термін надсилається нотаріусу, про що робиться відмітка в" Журналі реєстрації приватної нотаріальної діяльності, та повідомляється податкова інспекція за місцем перебування робочого місця приватного нотаріуса про припинення його діяльності.
Контроль за законністю виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків здійснюється Міністерством юстиції України, управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій. Цей контроль здійснюється, зокрема, шляхом проведення перевірок роботи приватних нотаріусів. Це має на меті забезпечення виконання завдань, що стоять перед приватними нотаріусами, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, а також надання необхідної допомоги в їх усуненні.
Такі перевірки можуть бути комплексними, тобто всіх напрямів діяльності нотаріуса, і цільовими — якщо перевіряють одне або кілька питань діяльності, наприклад, ведення нотаріусом діловодства, перевірка дотримання вимог щодо робочого місця тощо.
74
Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні
Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки. Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. До перевірки можуть бути залучені також представники відділень Української нотаріальної палати, кваліфіковані нотаріуси з інших нотаріальних округів. Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки.
Перед проведенням комплексної перевірки відповідальна особа управління юстиції вивчає матеріали, які стосуються роботи приватного нотаріуса — результати попередніх перевірок, вказівки управління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо виконання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса тощо. Під час перевірки перевіряючий аналізує все, що стосується роботи нотаріуса: законність його діяльності, організацію прийому громадян, правильність ведення діловодства, здатність надати консультацію з питань застосування чинного законодавства, сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченість засобами зв'язку та оргтехнікою тощо. Особливу увагу звертають на дотримання нотаріусом принципів таємниці вчинення нотаріальних дій, неупередженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст. 9 та 36 Закону «Про нотаріат» щодо обмеження в праві вчинення нотаріальних дій. Обов'язковій перевірці підлягає стан зберігання, витрачання та облік спеціальних бланків нотаріальних документів.
При виявленні порушень чинного законодавства перевіряючі мають з'ясувати обставини, за яких вони були допущені, та вжити всіх необхідних заходів щодо усунення їх причин.
За наслідками проведеної перевірки складається доповідна записка на ім'я начальника управління юстиції.
В залежності від наслідків перевірки керівництво управління юстиції приймає рішення. Це може бути заслуховування нотаріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорення на семінарах нотаріусів області, обговорення на місці тощо.
Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен перевищувати трьох місяців. На цей термін діяльність нотаріуса може припинятись.
Нотаріус повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті для усунення виявлених перевіркою порушень, у визначе-
75
Нотаріат в Україні
ний управлінням юстиції термін. Якщо нотаріус не вжив передбачених чинним законодавством заходів для усунення недоліків у своїй роботі, управління юстиції має право підготувати на розгляд Міністерства юстиції подання щодо анулювання виданого йому свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
§ 4. Організація діяльності державних нотаріальних архівів
Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні архіви засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів. Державні нотаріальні архіви мають на меті зберігання, використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові особи, які посвідчують заповіти і довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених.
Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Мережа і штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності та фонду заробітної плати. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї управлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає вимогам статті 3 Закону України «Про нотаріат».