Нотаріат в Україні 2 (стр. 19 из 155)

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

7«

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Основними завданнями архіву є:

·комплектування документами;

·забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

·створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів;

·підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

·підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

·складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

·на підставі графіків здійснює приймання документів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

·забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірки наявності та фізичного стану справ;

·складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;

·проводить експертизу цінності документів, які знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у проведенні експертизи цінності документів;

·здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну і практичну допомогу з упорядкування документів та підготовки їх до здачі в архів;

·передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них;

·веде статистичну звітність за встановленими формами;

·видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат»;

·веде облік документів, переданих на запити органів, передбачених згаданим Законом;

·веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

·здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

77

Нотаріат в Україні

Завідуючий архівом:

·організовує діяльність архіву та несе персональну відповідальність за виконанням покладених на нього завдань і функцій;

·розподіляє функціональні обов'язки між працівниками архіву;

·видає в межах своєї компетенції накази;

·представляє архів у всіх установах і організаціях;

·організує і бере участь у проведенні нарад, семінарів та інших заходів з підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції державного нотаріального архіву.

§ 5. Організація роботи посадових осіб, на яких покладено обов'язок вчиняти нотаріальні дії

У відповідності до ст. 37 Закону «Про нотаріат» у населених пунктах, де немає державних нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів.

Безпосередньо нотаріальні дії вчиняють посадові особи (голова виконкому, його заступник, секретар), на яких рішенням або розпорядженням виконавчого комітету відповідної ради народних депутатів покладено провадження цих дій. Діяльність цих осіб з вчинення нотаріальних дій регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів України, затвердженою Наказом міністра юстиції України від 25.08.94 № 22/5.

Відповідно до ст. 7 Закону «Про нотаріат» посадові особи виконавчих комітетів у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, — законодавством Республіки Крим, наказами міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Вчиняючи •нотаріальні дії, ці посадові особи також повинні керуватись тими самими принципами, що і нотаріуси — щодо таємниці вчинення нотаріальних дій, відповідальності за свої дії тощо; вони повинні сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інте-

78

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

ресів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчу-ваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням виконавчого комітету, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (вдома, в лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причини цього (наприклад: «У зв'язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе Переяслав-Хмельницького району Київської області, вул. Шкільна, 3, кв. 8»).

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направлення документів на експертизу, а також у випадку, коли посадова особа виконавчого комітету на підставі статті 256 Цивільного процесуального кодексу звертається до суду з заявою про визнання громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, недієздатним чи обмежено дієздатним. У цьому разі питання про можливість посвідчення заповіту чи доручення вирішується посадовою особою виконавчого комітету залежно від результату вирішення справи судом.

Термін, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оскарження права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладено на строк не більше десяти днів. Якщо від суду за цей строк не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення

79

Нотаріат в Україні

нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом. При посвідченні заповіту ці правила не застосовуються.

Відповідно до ст. 46 Закону «Про нотаріат» посадові особи виконавчого комітету, які вчиняють нотаріальні дії, вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій.

Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Відповідно до ст. 9 Закону «Про нотаріат» посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених правил, є недійсними.

§ 6. Вчинення нотаріальних дій консульськими установами України

Законодавство України передбачає вчинення нотаріальних дій за кордоном консульськими установами, а також дипломатичними представництвами України у випадках, передбачених законодавством. Порядок вчинення нотаріальних дій консульствами регулюється Консульським статутом України та Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженим спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ від 27.12.2004 № 142/5/310. Це Положення розроблене відповідно до Закону України «Про нотаріат», Цивільного тч Сімейного кодексів України, а також глави XI Консульського статуту України.

Безпосереднє вчинення нотаріальних дій покладається на консульських посадових осіб, які працюють у дипломатичних представництвах та консульських установах України.

ЗО

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Консули відповідно до статті 7 Закону України «Про нотаріат» у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства закордонних справ України та іншими нормативно-правовими актами.