Нотаріат в Україні 2 (стр. 28 из 155)

Прийняття в депозит нотаріуса грошових сум і цінних паперів підтверджується видачею квитанції.

Вчинення морського протесту відповідно до чинного законодавства оформлюється актом про морський протест.

Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про неоплату, у неакцепті — про недатування акцепту.

Про здійснення охоронних заходів щодо спадкового чи іншого майна складається опис майна.

У передбачених законом випадках на підтвердження здійснення сплати державного мита або податку з доходів громадян особам, які здійснили таку оплату, видаються платіжні документи. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

116

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

§11. Нотаріальне діловодство

■' ■

У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговування населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і законних інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформленням службових документів, контролем за виконанням документів, складанням номенклатури та формуванням справ, а також постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.

Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

117

Нотаріат в Україні

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

Складання та оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується тільки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних органах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призначені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншого, — для запобігання підробці документів.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На спеціальних бланках викладаються примірники:

·правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

·правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за бажанням сторін;

·договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідчених правочинів;

118

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

·свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

·свідоцтв про право на спадщину;

·свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

·свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

·свідоцтв виконавця заповіту;

·свідоцтв про посвідчення фактів;

·свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів;

— свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

— свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб
іншим фізичним і юридичним особам;

·актів про морські протести та протести векселів;

·дублікатів документів.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, не є чинними.

На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів. Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них теж можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Щодо інших документів, то слід відзначити, що кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду доку-

119

Нотаріат в Україні

мента (за винятком листів) вказується на бланку. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».

Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ. При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка.

У випадках, передбачених чинним законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.».

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.