При складанні документів організаційно-розпорядчого характеру також слід керуватись правилами ведення діловодства. Так,
120
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
зокрема, на кожному документі повинно бути вказане його найменування (наказ, розпорядження, довідка, звіт), а також заголовок, який має бути досить лаконічним і відображати зміст і призначення документа. В документі обов'язково проставляється дата; він підписується відповідною особою, від якої він виходить, із зазначенням її посади та проставленням печатки.
Слід відзначити, що документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., і залишаються у справах нотаріуса.
Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).
Копії (фотокопії) подаються заінтересованими особами або на їхнє прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.
Документи, що посвідчують фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їхніх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.
Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус установлює її особу і робить у реєстрі відмітку «Особу встановлено».
Не залишаються у справах нотаріуса:
— документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право власності на землю, договори купівлі-прода-жу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого майна, договори про поділ нерухомого майна та ін.), — якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини
121
Нотаріат в Україні
належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюваль-ний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх частин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спільним майном.
При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса; сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоактивного забруднення, — при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);
·охоронні свідоцтва — при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на неї;
·документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.
Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.
Усі вчинені нотаріальні дії реєструються в реєстрі нотаріальних дій, форми яких затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5. Згідно з цим наказом, розрізняють
122
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
хва види реєстрів: власне для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і для реєстрації заборон відчуження житлових будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими і слідчими органами (форма 2).
У кожного нотаріуса в конторі є власний реєстр під певним індексом, що не змінюється протягом усього строку його роботи в цій конторі. Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного управління юстиції.
Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані. Запис олівцем у реєстрі не допускається.
Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 таін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий номер запису.
В державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса можуть бути декілька реєстрів, в кожному з яких реєструють окремий вид нотаріальних дій.
У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № З-В-5 (запис за номерок п'ятим у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером четвертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій державній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса).
123
Нотаріат в Україні
Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.
Реєстрації підлягають усі документи, що находять до контори та потребують виконання. Не підлягають реєстрації такі документи:
67. Листи, що надійшли в копії, до відома.
68. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
69. Графіки, наради, заявки, рознарядки.
70. Інформація, надіслана до відома.
71. Навчальні плани, програми.
72. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.
73. Тарифи, прейскуранти.
74. Поздоровчі листи і запрошення.
75. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
76. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
77. Форми статистичної звітності.
Кожна вчинена нотаріусом нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Цей самий номер вказується на нотаріально оформленому документі (якщо їх декілька екземплярів, то на кожному з них) та в посвідчувальних написах. Запис у реєстрі повинен містити порядковий номер з початку року, що дає можливість виключити порушення встановленого порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема здійснення їх заднім числом. У реєстрі відображається дата вчинення нотаріальної дії, ПІБ, місце проживання фізичної особи або повне найменування та місцезнаходження юридичної особи, що звернулась за вчиненням цієї нотаріальної дії, або їх представники, документ, що посвідчує особу, підтверджує повноваження представника. Далі вказується зміст нотаріальної дії і розмір стягненого державного мита або плати за нотаріальну дію, а також розписка про одержання нотаріально оформленого документа.
Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ведення яких установлюються Міністерством юстиції України.
У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.
Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.