Планирование и правовое регулирование в сфере управления проектом на примере промышленного пред (стр. 2 из 9)

Одним из основных признаков успешного проекта, является организация задач в проекте. В каждом процессе управления проектом все задачи и подпроцессы организованы в три группы. Такая организация предназначена для поддержки выполнения задач в тех процессах проекта, которые непосредственно отвечают за создание продуктов и услуг. Эти группы задач образуют модель жизненного цикла проекта, которая может быть использована для организации проектных работ фактически любого типа.

Рисунок 1 – Модель жизненного цикла проекта

Задачи планирования определяют рамки проекта с точки зрения области его применения, качества работ, их сроков и стоимости, так же в этих задачах рассматриваются вопросы, связанные с организацией ресурсов для выполнения проекта. Подпроцессы контроля выполняются параллельно с исполняемыми задачами. Контроль осуществляется, чтобы убедиться в соответствии предпринимаемых шагов целям проекта и в случае необходимости предпринять корректирующие действия. Подпроцессы контроля могут иметь как непрерывный характер, так и выполняться дискретно, по мере необходимости. Подпроцессы координируются друг с другом посредством обмена информацией действий. Задачи завершения проекта формализуют процедуру приемки его результатов и организуют завершение проекта. Завершение проекта означает достижение его удовлетворительных итогов и урегулирование всех нерешенных проблем до передачи результатов проекта заказчику.

Разделение проекта на этапы обеспечивает высокую степень контролируемости управления и снижает уровень неорганизованности. Окончание каждого этапа характеризуется подготовкой набора проектных результатов, которые передаются заказчику для анализа и приемки. Каждый переход от одного этапа к другому представляет собой стратегическую точку в ходе выполнения проекта, в которой подтверждается развитие проекта в направлении, соответствующем потребностям заказчика. Все вместе этапы проекта образуют жизненный цикл проекта.

Задачи планирования, контроля и завершения, входящие в каждый из процессов управления, применяются для двух различных уровней управления – для управления проектом и для управления этапом. В результате в жизненном цикле управления проектом задачи управления образуют пять подуровней, которые выделяют следующие стадии жизненного цикла управления проектом[3]:

1) планирование проекта – задачи, относящиеся к данной стадии, определяют проект с точки зрения области его применения, качества работ, их сроков и стоимости. Также в этих задачах описываются организация работы с ресурсами и обязанности по ведению проекта;

2) планирование этапа – в эту стадию объединены задачи, которые корректируют планы и процедуры проекта в зависимости от этапа;

3) контроль этапа – задачи этой стадии выполняются параллельно с этапом создания продукта и предназначены для мониторинга и составления отчетности по ходу этапа;

4) завершение этапа – задачи этой стадии обеспечивают окончание работ по этапу и приемку результатов этапа;

5) завершение проекта – результатом выполнения задач, относящихся к данной стадии, является достижение удовлетворительных итогов проекта и урегулирование всех нерешенных проблем до его окончания.

Персонал для управления проекта может набираться как из сотрудников самой организации, в которой осуществляется проект, так и из сотрудников какой-либо внешней организации. Также проект может выполняться командой из представителей исполнителя и заказчика проекта. При этом исполнитель и заказчик формируют команду по управлению проектом, которая несет ответственность за его успех. Заказчик должен предоставить для выполнения проекта материальные ресурсы и персонал. Ключевые роли в управлении проектом играют спонсор проекта и менеджер проекта. Исполнитель, со своей стороны, также предоставляет персонал, где ключевые роли в управлении проектом играют бизнес-менеджер и менеджер проекта.

Системный подход, которым руководствуются при организации управления проектами, требует разбиения их на отдельные компоненты, т.е. проект должен быть структурирован, т.е. должны быть организованы связи между отдельными элементами проекта. Структура проекта строится с учетом того, какую продукцию необходимо произвести или разработать, и включает работы, которые нужно выполнить для этого. Такая структура называется декомпозицией проекта, которая заключается в делении намеченного к производству проекта на составные части.

При структуризации учитываются этапы жизненного цикла. При этом определяется структура процесса и организация работы структурных подразделений – исполнителей, т.е. определяется организационная структура.

Организация управления проектом – это соединение отдельных частей системы управления проектом для обеспечения ее нормального функционирования. Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, юридические аспекты и финансовую сторону.

1.2 Основы проектного планирования

Основными документами, которые обеспечивают интеграцию всех участников проекта и концентрацию их внимания на достижение конечных результатов проекта, являются планы. Организующее начало во всем процессе реализации проекта принадлежит планированию[4].

Основная цель планирования состоит в построении деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Процесс планирования начинается до утверждения объема работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определенный вид планирования с присущими ему методиками и инструментами.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта[5]:

1) планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

2) планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

3) назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

4) планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

5) идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

6) оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

7) разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

8) планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

9) подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями[6]. Первый этап планирования проекта – разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как на этапе контроля проводится сравнение фактических показателей с плановыми.

Определение уровней планирования – также предмет планирования проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.

Планы, как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, дифференцированную по уровням управления и по срокам. Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми.