Симптомы и возможные причины неэффективного управления проектами. К числу симптомов недостаточно высокого качества исполнения проектов можно отнести:
- несоблюдение сроков - задержки в исполнении работ, перерасход средств и штрафы по контрактам;
- низкий исполнительский уровень персонала
- высокая текучесть кадров, занятых в проекте, избыточный уровень психологических нагрузок, недостаточная мотивация и неблагоприятный психологический климат в организации;
- недостаточная финансовая дисциплина - фактические затраты превышают запланированный бюджет;
- низкое качество управления - излишняя вовлеченность менеджеров высшего звена в детали исполнения проекта;
- низкое качество управления ресурсами - слишком частые переключения с одного вида работ на другие, дублирование усилий, неэффективное использование специалистов функциональных подразделений.
Идентификация и устранение причин этих типичных недостатков в исполнении проектов, как правило, требуют весьма энергичных усилий специалистов по управлению проектами.
Возможные усилия по улучшению менеджмента. Для достижения существенных улучшений в такой сложной области, как управление проектами, необходимо проводить изменения во всех сферах деятельности - человеческие ресурсы, организационные структуры, процессы, системы, процедуры - и все эти изменения должны быть точно увязаны друг с другом. Некоторые типичные проекты и задачи по улучшению деятельности в каждой из указанных областей приводятся ниже.
Осуществление проектов улучшения деятельности в области:
- разработки и внедрения соответствующего процесса управления портфелем проектов организации;
- формализации процедур выбора новых проектов и взаимного ранжирования всех проектов каждого из портфелей;
- активного использования методов управления рисками и неопределенностью в ходе осуществления программ и проектов.
Развитие системы управления и обучение персонала. Приложение необходимых усилий в области развития системы управления и обучения персонала с целью:
1. улучшения понимания и принятия на всех уровнях организации основных идей и принципов управления проектами, а также практических мер по их осуществлению;
2. развития у персонала навыков планирования, управления и контроля, а также других навыков, необходимых с точки зрения менеджеров проекта и специалистов по поддержке проектов;
3. развития лидерских качеств менеджеров программ и проектов;
4. создания необходимого понимания персоналом политики в области управления проектами, а также современных методов, систем и средств управления проектами;
5. улучшения понимания основных принципов
и практики командной работы.
Разработка необходимых процедур в области:
- критериев выбора (назначений) менеджеров проектов по типу и размерам проектов;
- развития и профессионального роста персонала, занятого в управлении проектами;
- оценки уровня достижений и вознаграждения менеджеров проектов и других лиц, занятых в осуществлении проектов.
Назначение и распределение ответственности для улучшения управления проектами:
1) учреждение на достаточно высоком уровне управления организации офис по управлению проектами, персонал который будет нести ответственность за внедрение и непрерывное улучшение процессов управления проектами, а также за создание и совершенствование методов и средств управления проектами;
2) учреждение офиса оперативного планирования, управления и контроля с целью обеспечения поддержки в решении типичных проблем, возникающих в ходе управления небольшими проектами;
3) распределение ответственности за исполнение каждого проекта на всех уровнях организации и убежденность в том, что каждый ответственный исполнитель ясно понимает и принимает свою долю ответственности;
4) улучшение понимания всеми участниками проекта основных принципов и практики командной работы;
5) определенная политика в области определения статуса и функций высших менеджеров, управляющих портфелем проектов, спонсоров проектов, менеджеров программ и проектов, а также статуса функциональных менеджеров и лидеров проектов;
6) создание матрицы распределения ответственности, основанную на структурных схемах декомпозиции проектов/работ с целью прояснения взаимоотношений всех менеджеров и участников проектов. Проведение описания всех позиций и спецификацию ключевых функций управления проектами для всех типов проектов[18].
В зависимости от конкретной ситуации ответственный менеджер (руководитель проекта) должен выбрать необходимые задачи по улучшению управления проектами, установить существующие между ними взаимосвязи, определить приоритет для каждой из этих задач и с учетом имеющихся ресурсов разработать всеобъемлющую программу улучшений.
Пилотный проект по улучшению деятельности является не только конкретным механизмом внедрения и проверки новых подходов и методов управления проектами, но и прекрасной опытной моделью для изучения и использования систем управления персоналом и его обучения.
При обращении к методу пилотного проекта особое внимание следует уделить выбору проекта, который будет использован в этом качестве. Такой проект должен:
- иметь не слишком продолжительный жизненный цикл;
- быть типичным для данной организации;
- не содержать такие трудноразрешимые проблемы (например, обязательства с невыполнимыми сроками), чтобы выгоды и преимущества, полученные от улучшения управления, не смогли спасти положение.
Всегда существует опасность, что пилотный проект будет пользоваться повышенным вниманием со стороны руководства и других заинтересованных сторон. В результате, такой проект может оказаться настолько успешным, что влияние исследуемых изменений в управлении будет просто невозможно измерить.
В ситуации, когда все ресурсы вкладываются преимущественно в один проект, другие проекты будут находиться в неравноправном положении и все сравнительные оценки эффективности управления потеряют смысл. К тому же, существует целый ряд изменений, которые в принципе нельзя осуществить только на одном из проектов.
Если ставится задача получения максимальной выгоды, такие изменения должны затрагивать все активно существующие проекты организации.
Управление проектами - это управление изменениями. Улучшение способности организации управлять проектами требует значительных перемен. Проведение улучшений в управлении проектами само по себе нуждается в применении эффективной практики менеджмента и должно рассматриваться только в долгосрочной перспективе, нацеленной на радикальное повышение ценности организации. Не существует универсального средства, с помощью которого можно разом разрешить все жизненные ситуации и преодолеть все препятствия.
На основе изученного материала, и для более обоснованного представления, основные предложения по повышению эффективности управления проектами на предприятии и их предполагаемые результаты (эффект) представлены в таблице 4.
Таблица 4 - Основные предложения по повышению эффективности управления проектами на предприятии и их предполагаемые результаты (эффект)
| Мероприятие | Результат (эффект) |
| 1. Создание документа «Область применения проекта, его цели и подход», в котором закреплены основные предположения, допущения и определение того, какие должны быть получены результаты. | 1. Отсутствие между заказчиком и исполнителем противоречий в правильности понимания целей проекта и итогового результата проекта. |
| 2. Создание матрицы распределения ответственности персонала, которая основана на структуре проекта. | 2. Улучшение исполнения дисциплины, в том числе в части соблюдения сроков и качества выполнения работ. |
| 3. Создание специальной комиссии, в полномочия которой входят регулярные обзоры качества проекта на каждой стадии жизненного цикла проекта. | 3. Позволяет на раннем этапе выделить недостатки проекта и в быстрые сроки исправить ситуацию. |
| 4. Учреждение офиса на предприятии оперативного планирования, управления и контроля проектов. | 4. Обеспечение поддержки в решении типичных проблем, возникающих в ходе управления проектами. |
| 5. Применение системного формализованного подхода к управлению проектами, где менеджеры, отвечающие за отдельные функции управления, неформально координируют работу по данному проекту с коллегами из других функциональных подразделений. При этом каждый из менеджеров придерживается в работе правил и процедур, разработанных для своего подразделения. | 5. Позволяет существенно повысить вероятность успешного выполнения каждого отдельного проекта, реализуемого организацией, и всех проектов организации в целом. |
В данной таблице приведены основные рекомендательные мероприятия. При осуществлении данных предложений по повышению эффективности управления проектами, предприятие вполне может рассчитывать на успешную деятельность в области управления проектами.
3.2 Предложения по совершенствованию правового регулирования управления проектами
Правовое регулирование управления проектами, является важнейшим элементом эффективной деятельности предприятия. Оно должно быть основано на рациональном сочетании экономических, управленческих и правовых инструментах воздействия на систему управления.
На основании проведенного исследования по нормативно-правовому регулированию управления проектом, можно утверждать, что конкретного законодательного акта по управлению проектом на данный момент не существует. Но в современных условиях ведения бизнеса просто необходимы, грамотно составленные и официально опубликованные, правила управления проектами на предприятии.