- дотримання технічних, комерційних, вимог екологічної безпеки та інших вимог, що звичайно збалансовують і оптимально відображують характер і обсяги контракту.
Характер інформації, що міститься у тендерній документації, залежить від обсягів і складності передбачуваного договору. Документація повинна бути добре сформульована і, заради зрозумілості, різні частини тендерної документації необхідно відокремлювати і завжди компонувати у незмінному порядку.
Використання стандартних документів допомагає виконавцю (постачальнику), оскільки він може використовувати час торгів на підготовку тендерної пропозиції, а не спробі зрозуміти зміст тендерної документації.Це також заощаджує час і зменшує до мінімуму ризик упущень та інших помилок.
Точні закінчені формати або моделі структури і змісту тендерної документації, які повністю охоплюють усі типові ситуації, пов’язані із закуплею, відсутні. Індивідуальне створення тендерної документації відображає значною мірою характер і рівень складності закупівлі, тоді як тендерна документація повинна завжди містити низку важливих обов’язкових деталей з посиланням на Закон.
Наступна інформація, що базується на Законі України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти”[6] і перевіреному міжнародному досвіді, може стати гарним орієнтиром для учасників торгів у їх роботі на підготовці тендерної пропозиції.
Як правило, тендерна документація повинна містити наступні складові:
- запрошення до участі у торгах, включаючи інструкції\інформацію для учасників торгів;
Через запрошення до участі у торгах замовник (розпорядник державних коштів) оприлюднює закупівлю. Залежно від обраної процедури, це відбувається у формі оголошення у “Віснику державних закупівель” або листа-запрошення.
Інструкції звичайно охоплюють адміністративні умови і процедури закупівлі-вони встановлюють правила проведення торгів.
- вимоги до виконавців (постачальників) - підтвердження відповідності виконавців встановленим кваліфікаційним вимогам;
Необхідно сформулювати вимоги щодо професійної і технічної компетентності постачальника, а також його фінансового стану, включаючи підтвердження виконання ним цих вимог.
- специфікації – це опис необхідних товарів або послуг;
- основні умови договору/додаткові умови договору;
Усі основні умови договору і комерційні умови повинні міститися у тендерній документації, бажано у (проекті) договору/договору про закупівлю.
- додатки.
Вимоги до тендерної документації повинні бути однаковими для всіх претендентів – учасників тендеру, однозначними в трактуванні та містити всю потрібну інформацію.
Обсяг і склад тендерної документації, порядок її розроблення визначаються замовником залежно від вартості та особливостей предмета закупівлі.
Замовник надсилає виконавцю тендерну документацію протягом 3-х календарних днів з дня отримання від виконавця запиту про надання необхідних документів.
У разі проведення торгів з обмеженою участю на закупівлю товарів і послуг тендерна документація надсилається одночасно із запрошенням до участі в торгах.
За надання тендерної документації замовник має право вимагати плату, яка не повинна перевищувати суму, необхідну для покриття витрат на підготовку такої документації та її розсилання.
У разі проведення торгів на закупівлю робіт тендерна документація надсилається після попередньої оплати виконавцем витрат на її підготовку.
У разі здійснення процедури попередньої кваліфікації тендерна документація надсилається всім виконавцям,що за її результатами пройшли відбір.
Наприклад,запитання:
За надання тендерної документації замовник має право вимагати плату? Яким чином визначається дана сума? Чи можна вимагати від виконавців попередньої оплати за тендерну документацію у разі закупівель товарів та послуг?
Замовник повинен скласти відповідний кошторис витрат на підготовку тендерної документації, її розмноження та розсилання, у відповідності з яким встановлюються розмір плати, яка вимагається від виконавців.
У випадку проведення торгів на закупівлю робіт згідно з частиною першою статті 20 Закону України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти”[6] тендерна документація надсилається післяпопередньої оплати виконавцем витрат на її підготовку. Існування зазначеної норми саме для випадку закупівлі робіт обумовлено том, що тендерна документація у цьому випадку, як правило, включає значну за обсягом та вартістю технічну та проектну документацію, що у свою чергу призводить до зростання як вартості власне самої тендерної документації, так і підготовки кожного додаткового її проекту.
Саме тому для гарантованого відшкодування витрат на підготовку тендерної документації замовником відповідно до вищезазначеної статті Закону встановлюється вимога щодо попередньої оплати.
Порядок розрахунків за отримання виконавцями тендерної документації, а також в інших випадках, у тому числі і висунення вимоги щодо здійснення передоплати за її отримання, встановлюється замовником самостійно, виходячи з вартості тендерної документації.
Виконавець має право не пізніше ніж за 7 (сім) календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом 3 (трьох) робочих днів повинен дати відповідь на запит виконавця.
Не пізніше ніж за 3 (три) робочих дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій замовник має право з власної ініціативи чи за результатами запитів виконавців внести зміни до тендерної документації та повідомити про зазначені зміни письмово всіх виконавців, яким замовник надав тендерну документацію. Якщо замовник проводить збори з метою роз’яснення будь-яких запитів щодо тендерної документації, він повинен вести протокол цих зборів з викладенням у ньому всіх роз’яснень щодо запитів і надіслати його всім виконавцям, яким було надано тендерну документацію, незалежно від їх присутності на зборах.
У разі несвоєчасного подання замовником роз’яснень щодо змісту тендерної документації, її змін або якщо внесені до тендерної документації зміни є суттєвими, замовник повинен продовжити строк подання тендерних пропозицій. Рішення про продовження строку подання тендерних пропозицій приймається замовником з урахуванням того, що такий строк повинен бути достатнім для врахування виконавцями зазначених змін, доповнень або роз’яснень та своєчасно подання тендерних пропозицій, але не більшим ніж 3 (три) робочих дні.
Тендерне забезпечення
У деяких випадках важливо забезпечити виконання забов’язань постачальником у формі забезпечення тендерної пропозиції та/або забезпечення виконання угоди про закупівлю.
Вимоги щодо цих гарантій повинні висуватися не постійно, а лише у деяких випадках, коли закупівельна організація вважає, що це необхідно. Але при цьому у тендерній документації необхідно обов’язково зазначити буде вимагатися тендерне забезпечення чи ні і в якому розмірі вона визначається.
Метою тендерного забезпечення є гарантування покупцеві прийнятого захисту від несерйозних тендерних пропозицій. Забезпечення не повинно бути завищеним, аби не знеохотити постачальників від подання пропозицій.
Вимога щодо надання тендерного забезпечення є обов’язковою, якщо загальність вартість предмета закупівлі перевищує суму 100 тисяч гривень для товарів і послуг та 500 тисяч гривень для робіт.
Згідно з вимогою тендерних документів учасник торгів вносить тендерне забезпечення, розмір якого не перевищує 1% обчисленої вартості робіт і 5 % вартості закупівлі товарів і послуг.
Замовник (розпорядник державних коштів) визначає вимоги щодо надання тендерного забезпечення у тендерних документах: суму, форму та умови, згідно з якими тендерне забезпечення не перевертається постачальнику.
Тендерне забезпечення не повертається замовником у разі:
- відкликання або зміни тендерної пропозиції виконавцем після закінчення строку її подання;
- не підписання виконавцем, що став переможцем торгів, договору про закупівлю;
Замовник не може претендувати на тендерне забезпечення і повинен повернути відповідну суму виконавцю протягом 10 календарних днів з дня настання підстави для повернення тендерного забезпечення у разі:
- закінчення строку дії забезпечення тендерної пропозиції, зазначеного у тендерній документації;
- укладення договору про закупівлю з виконавцем, що став переможцем торгів;
- відкликання тендерної пропозиції до закінчення строку її подання, якщо це передбачено у тендерній документації;
- закінчення процедур закупівлі без укладення договору про закупівлю з жодним із виконавців, що подали тендерні пропозиції.
Порядок подання, отримання і розкриття тендерних пропозицій
При застосуванні офіційних процедур закупівлі, тендерна пропозиція подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи у запечатаному конверті. В інших випадках вона може також прийматися у формі факсу, електронної пошти згідно з формою, зазначеною у документах.
Тендерні пропозиції подаються «фізично» за місцем призначення, часом і в строки, зазначені у запрошенні до участі в торгах.
Рекомендована наступна процедура подання тендерних пропозицій:
- учасник торгів запечатує в окремий конверт оригінал і кожну копію тендерної пропозиції, ретельно маркуючи їх написами ОРИГГІНАЛ і КОПІЯ . Після цього конверти вкладаються у зовнішній конверт;
- внутрішні і зовнішні конверти адресуються замовнику (закупівельній організації) з посиланням на закупівлю, зазначену у тендерному документі, і маркуються: НЕ ВІДКРИВАТИ ДО ПОЧАТКУ ТОРГІВ;
- інструкції для учасників торгів інформують виконавців про ризик неправильного розміщення або завчасно розпечатування неправильно запечатаних і промаркованих тендерних пропозицій, що виходить за межі відповідальності і контролю покупця;