Відповідно до чинного законодавства у сфері державних закупівель замовник зобов’язаний вести мінімальну реєстрацію усіх етапів процесу закупівлі і складати звітні документи, які зберігатимуться упродовж трьох років. Звітні документи, при необхідності, подаються на вимогу уповноваженого органу.
Звітність щодо здійснення державних закупівель можна розділити на три блоки звітності:
- звітність роботи тендерного комітету (протоколи рішень тендерного комітету);
- звіт про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти;
- державна статистична звітність №1 - торги (тендери) «Звіт про проведення торгів (тендерів) на закупівлю товарів, робіт, послуг за державні кошти» (Додаток Б).
Ведення достатньо деталізованого запису етапів проведення процедур закупівлі необхідне, розпоряднику державних коштів, уповноваженому центральному органу виконавчої влади з питань координації державних закупівель товарів, робіт і послуг, контрольно- ревізійним органам, у разі їх звернення щодо надання необхідних звітних документів по проведеному тендеру. Отже, кожному розпоряднику державних коштів важливо приділяти належну увагу питанню правильного ведення звітності щодо процедур закупівель у повній відповідності до Закону. Особливе значення мають наступні мінімальні вимоги щодо підготовки звітних документів про закупівлі, яких необхідно дотримуватись:
- Протокол засідання тендерного комітету щодо організації проведення процедури закупівлі на закупівлі (Додаток В);
- Протокол засідання тендерного комітету щодо затвердження тендерної документації на закупівлю (Додаток Г);
- Оголошення про проведення відкритих та двоступеневих торгів на закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, оголошення про проведення попередньої кваліфікації, форми яких, затверджені відповідно до розпорядження Антимонопольного комітету від 20.06.2006 №217-р «Про затвердження форм оголошень про проведення процедур закупівель та Інструкції щодо їх заповнення» (зареєстровано у Міністерстві юстиції України 01.08.2006 за № 901\12775, 902\12776, 903\12777) [12];
- Протокол засідання тендерного комітету щодо організації проведення процедури закупівлі на закупівлі (Додаток Г);
- Протокол засідання тендерного комітету щодо затвердження тендерної документації на закупівлю ;
- Реєстр видачі тендерної документації на закупівлю (Додаток Д);
- Реєстр отримання тендерних пропозицій на закупівлю (Додаток Ж);
- Протокол розкриття тендерних пропозицій, у тому числі цінових пропозицій (Додаток З);
- Протокол проведення попередньої кваліфікації (Додаток П);
- Протокол засідання тендерного комітету щодо порівняння, оцінки тендерних пропозицій та вибору переможця на закупівлю (Додаток Л);
- Перелік відхилених тендерних пропозицій (Додаток М);
- Повідомлення про акцепт тендерної пропозиції (Додаток Н);
- Звіт про результати здійснення процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів, торгів з обмеженою участю, процедури запиту цінових котирувань, у одного виконавця щодо закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти відповідно до розпорядження Антимонопольного комітету від 20.06.2006 № 219-р «Про затвердження форм Звітів про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти та Інструкцій щодо їх заповнення» [11].
Замовник (розпорядник державних коштів) зберігає і веде записи і документи, пов’язані з будь-якою закупівлею, досяжною для нагляду з боку компетентних уповноважених органів згідно зі строками, встановленими архівами для офіційної документації установ.
2.3 Умови укладання договорів при закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти на КП «Донецькміськводоканал»
Умови договору про закупівлю товарів, робіт чи послуг слід формувати ще на етапі створення тендерної документації. Адже, відповідно до ст.21 Закону України « Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» [6]основні умови договору, які обов’язково будуть включені до договору, чи проект договору є складовою частиною тендерної документації. Враховуючи той факт, що договір про закупівлю укладається з учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано (переможцем торгів) відповідно до вимог тендерної документації, краще включати до тендерної документації саме проект договору про закупівлю, що забезпечить Замовнику товарів, робіт або послуг певну безпеку у відносинах, які виникнуть в подальшому між ним та учасником-виконавцем.
Подаючи тендерну пропозицію, учасник «автоматично» погоджується з умовами договору, встановленими у тендерній документації і в подальшому не зможе «диктувати» свої умови. Якщо тендерна пропозиція учасника закупівлі змінює встановлені Замовником умови договору, вона повинна бути відхилена як така, що не відповідає умовам тендерної документації. Якщо ж пропозиція щодо змін умов договору надходить на етапі підписання Договору, то умови договору, які закладені в тендерній документації, можливо змінити лише за згодою Замовника, і ці зміни повинні стосуватися основних (істотних) умов договору, особливо таких, які включені до переліку критеріїв оцінки. В іншому разі дії учасника-переможця можна розцінювати як відмову від підписання договору.
Керуючись термінами, що вживаються в Законі України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» [6], договір про закупівлю – письмова угода між Замовником та учасником-переможцем процедури закупівлі, яка передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товар за відповідну плату.
Договір про закупівлю повинен укладений не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту ( з дня прийняття рішення Замовником щодо переможця торгів) та за умови реалізації дій та дотримання строків, встановлених ст.29 вказаного Закону. Договір про закупівлю набирає чинності з дня його підписання замовником та учасником, визначеним переможцем процедури закупівлі. Сторони мають право домовитися про нотаріальне посвідчення договору, щодо якого законом не вимагається нотаріальне посвідчення. У цьому випадку договір є укладеним з моменту його нотаріального посвідчення.
Договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Щодо форми договору, то , як було зазначено раніше договір про закупівлю укладається виключно в письмовій формі (Додаток К). Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягненуто згоди. В процесі проведення процедури закупівлі Учасник може звернутися до Замовника за роз’ясненням, уточненням тендерної документації, у тому числі, і умов договору. Саме істотні умови договору повинні бути закладені до основних умов, які обов’язково будуть включені до договору про закупівлю чи до проекту договору в тендерній документації. Слід звернути увагу на порядок укладення договорів, передбачений ст.ст. 641, 642, 643 Цивільного кодексу України, ст.181 Господарського кодексу України. У разі використання такого порядку укладення договорів необхідно пам’ятати про вимоги до строку укладення договору про закупівлю, передбаченого ст.29 Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» (21 робочий день з моменту акцепту), і відповідно у пропозиції укласти договір вказувати строк для відповіді. Відповідь про згоду укласти договір на інших, ніж було запропоновано, умовах є відмовою від одержаної пропозиції.
При укладенні господарського договору сторони зобов’язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.
Умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до якості. Предмет договору про закупівлю повинен відповідати предмету закупівлі, вказаному в тендерній документації.
Ціна зазначається в договорі у гривнях. Ціни у зовнішньоекономічних договорах (контрактах) можуть визначатися в іноземній валюті за згодою сторін. Встановлюючи ціну договору, сторони повинні вказати її складові (порядок формування).
Податок на додану вартість не є складовою договірної ціни і додається до ціни товарів, робіт і послуг( ст. 6 Закону України «Про податок на додану вартість»).
Зміна ціни після укладнення договору допускається лише у випадках і на умовах, встановлених договором або законом. Тобто, при припущенні можливості зміни ціни договору на етапі його виконання, сторонам необхідно визначити підстави та порядок зміни ціни.
Господарське зобов’язання підлягає виконанню за місцем, визначеним законом, господарським договором, або місцем, яке визначено змістом зобов’язання.
У разі якщо місце виконання зобовязаня не визначено, зобов’язання повинно юути виконано:
- за зобов’язаннями, змістом яких є передача прав на будівлю, іншого нерухомого майна – за місцезнаходженням будівлі чи іншого нерухомого майна;
- за грошовими зобов’язаннями – за місцем розташування управленої сторони на момент виникнення зобов’язання, або за новим місцем її розташуванням за умови, що управлена сторона своєчасно повідомила про нього зобов’язану сторону;
- за іншими зобов’язаннями – за місцезнаходженням постійно діючого органу управління ( місцем проживанням) зобов’язаної сторони, якщо інше не передбачено законом.
З метою забезпечення виконання зобов’язань сторонами встановлюється відповідальність за порушення зобов’язань, а саме: відшкодування збитків; штрафні санкції; оперативно-господарські санкції.
Штрафні санкції - це санкції у вигляді грошової суми (штраф, пеня), яку учасник господарських відносин зобов’язаний сплатити у разі невиконання або неналежного виконання господарського зобов’язання. Якщо інше не передбачено законом або договором, штрафні санкції за порушення зобов’язань у сфері закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти застосовуються у таких розмірах: