Підприємства можуть здійснювати закупівлю шляхом застосування процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) за умови, якщо вартість їх закупівлі товарів чи послуг дорівнює або більше суми 400 тисяч гривень та не перевищує суми 500 тисяч гривень.
Отже, якщо очікувана вартість предмета закупівлі товарів і послуг нижча 20 тис.гривень, для робіт – 50 тис.гривень розпорядник державних коштів самостійно, виходячи з конкретної ситуації, приймає рішення про здійснення тієї чи іншої закупівлі без застосування норм закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за держані кошти»[6]. Підприємства можуть не застосовувати процедури здійснення закупівель у разі, якщо вартість предмета закупівлі товарів і послуг нижче 50 тисяч гривень, для робіт – нижче 400 тисяч гривень.
Під час застосування процедури запиту цінованих пропозицій (котирувань) при здійсненні закупівлі замовник публікує оголошення та одночасно надсилає запит щодо цінових пропозицій не менш ніж трьом учасникам та розміщує його в інформаційних системах у мережі Інтернет. При цьому замовник може для вивчення ринку пропозиції, що є предметом закупівлі, користуватись публікаціями у спеціалізованих виданнях, прайсами фірм тощо.
Під час проведення процедури запиту цінових пропозицій(котирувань) цінові пропозиції мають право надавати всі заінтересовані учасники.
У запиті повинно бути зазначено:
- найменування та юридична адреса замовника;
- вид, кількість та місце поставки товарів або вид і місце надання послуг;
- строк поставки товарів або надання послуг;
- місце і строк подання цінових пропозицій;
- місце і дата розкриття цінових пропозицій;
- строк дії тендерної пропозиції;
- істотні умови договору.
У запиті повинно бути повідомлено про те, чи включаються в ціну витрати на транспортування, страхування, сплати мита, податків та інших зборів і обов’язкових платежів.
Строк подання учасниками цінових пропозицій встановлюється замовником, але не може бути меншим ніж 5 робочих днів з дня опублікування оголошення відповідно до Закону.
Під час розкриття цінових пропозицій замовником оголошуються найменування, адреса кожного учасника та ціна кожної цінової пропозиції.
Однак, рішення щодо визначення переможця процедур закупівлі має прийматись винятково на підставі тендерної пропозиції потенційного учасника, направленої на адресу замовника та завіреної печаткою, у вигляді листів завірених печатками учасника торгів, прайсів завірених печатками учасника торгів, рахунків-фактур.
Пропозиції розкриваються у визначений замовником час. До розкриття тендерних пропозицій запрошуються всі учасники, що подали свої пропозиції. Під час розкриття тендерних пропозицій, копія якого надається всім учасників торгів на їх запит.
Після акцепту тендерних пропозицій за процедурою запит цінових котирувань, рекомендується замовнику поінформувати протягом 5 календарних днів переможця торгів про акцепт тендерної пропозиції, а також надіслати всім учасникам процедури закупівлі письмове повідомлення про результати із зазначенням назви та місцезнаходження учасника-переможця процедури запиту цінових котирувань.
Торги вважаються такими, що відбулися, коли подано три тендерні пропозиції.
Оцінка пропозицій і акцепт тендерної пропозиції здійснюється без проведення переговорів.
Стадії оцінки, порівняння та визначення найкращої тендерної пропозиції:
Після застосування процедури замовник укладає договір про закупівлі з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, що задовольняє замовника.
Замовник, у строк не раніше ніж через 3 робочі дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам торгів про результати здійснення процедур закупівлі і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця, укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, що задовольняє замовника.
Оголошення про результати застосування процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) замовник публікує обов’язково у спеціалізованих друкованих засобах масової інформації та інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України і розміщує його в інформаційних системах у мережі Інтернет.
У разі закупівлі товарів, послуг, очікувана вартість закупівлі яких дорівнює або перевищує суму 20 тис.гривень (для робіт – 50 тис.гривень) для здійснення оплати за договором на закупівлю розпорядникам державних коштів, необхідно надавати в органи Державного казначейства звіт про результати торгі за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань), який затверджений розпорядженням Антимонопольного комітету від 26.06.2006 № 219-р „Про затвердження форм звітів про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти та Інструкцій щодо їх заповнення.” [11]
Підприємствам для здійснення оплати за договором на закупівлю товарів, послуг більше 50 тис.гривень, робіт – 400 тис.гривень, необхідно надавати в банк звіт про результати торгів за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань), який затверджений розпорядженням Антимонопольного комітету від 26.06.2006 №219-р.[11]
При цьому, процедуру закупівлі слід визначати відповідно до річної потреби товарів, робіт і послуг, що планується придбати за державні кошти в межах кошторису бюджетної установи чи фінансового плану підприємства.
При застосуванні процедури відкритих торгів замовник зберігає такі звітні документи, а саме:
- протокол тендерного комітету щодо прийнятті рішення про застосування процедури запиту цінових котирувань та термінів подання тендерних пропозицій:
- копію оголошення про здійснення процедури закупівлі та копію запрошення учасникам з усіма умовами щодо подання тендерних пропозицій;
- реєстр отриманих тендерних пропозицій;
- протокол засідання тендерного комітету щодо розкриття тендерних пропозицій;
- протокол засідання тендерного комітету щодо оцінки та акцепту тендерних пропозицій (визначення найкращої тендерн6ої пропозиції);
- копію листа повідомлення учасникам торгів про результати процедури закупівлі (назви, адреса учасника-переможця);
- договір;
- звіт про результати здійснення процедури запиту цінових котирувань щодо закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти;
- копію оголошення про результати проведеної процедури закупівлі (у тому числі через інформаційну систему в мережі Інтернет);
- тендерні пропозиції всіх учасників, які подали пропозиції.
Якщо закупівля окремих товарів здійснюється щомісячно, замовнику необхідно на початку бюджетного року провести в установленому порядку тендер на весь обсяг закупівлі та укласти з переможцем ( чи переможцями) торгів договір, у якому зазначити умови поставки, оплати товару тощо. Наприклад, поставка необхідних товарів визначеним (ми) виконавцям (ями) здійснюється залежно від потреби, а оплата договору про закупівлю – відповідно до надходження бюджетних коштів. Одночасно в договорі можна передбачити коригування цін на товари протягом визначеного періоду (місяці, кварталу) відповідно до зміни ринкової кон’юктури за погодженням сторін.
2.3 Дослідження розробки, структури, порядку надання тендерної документації на КП «Донецькміськводоканал»
Одним з найважливіших аспектів Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» [6] є об’єктивність розгляду, оцінки та визначення найкращої тендерної пропозиції і недискримінація учасників торгів. Підготовка тендерної документації займає центральне місце у забезпеченні цих важливих аспектів. Оскільки можливість спілкування з учасниками торгів дуже обмежена, а переговори взагалі заборонені, якість і повнота тендерної документації стає важливим фактором успішного результату тендерних процедур під час процесу оцінки пропозицій і присудження контрактів. По закінченні кінцевого терміну подання і розкриття пропозицій лишаться дуже мало часу для коригування і поправок. У принципі, після розкриття пропозицій приймаються лише пояснення і виправлення арифметичних помилок. В результаті, оцінка і рішення про акцепт тендерної пропозиції (присудження договору) практично базується на сукупній інформації, що міститься лише у тендерній документації.
Якість отриманих пропозицій значно мірою залежить від якості тендерних документів і особливо технічних специфікацій, а також технічних завдань.
Тендерна документація містить усю інформацію, необхідну для забезпечення бази, на основі якої потенційний постачальник може оцінити витрати і підготувати повну пропозицію.
Тендерна документація має величезне значення, оскільки визначають саме те, що необхідно. Для забезпечення об’єктивності і прозорості пропозиції повинні оцінюватись лише на основі критеріїв і специфікацій, сформульованих у тендерній документації. Усі зусилля, витрачені на підготовку тендерної документації, компенсуються упродовж процесу оцінки і акцепту тендерної пропозиції.
Керівні принципі, що лежать в основі структури тендерних документів, замовник (розпорядник державних коштів) відповідає за:
- підготовку ретельно складеної повної тендерної документації – з технічної і комерційної точок зору, включаючи умови договору – загальні і спеціальні, що забезпечує максимальну конкуренцію і дає можливість приймати рішення про акцепт тендерної пропозиції (присудження договору) без попереднього обговорення та без переговорів з учасниками торгів;
- дотримання усіх юридичних формальностей, пов’язаних з тендерними процедурами; оголошення торгів, подання і розкриття пропозицій, висування критеріїв щодо відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам і акцепт тендерної пропозиції (присудження договорів), а також реєстрацію процесу;