На кожному підприємстві для отримання необхідної оперативної інформації, а також показників звітності по праці і заробітній платі, відомості, які утримуються в первинних облікових документах, групують і систематизують по відділах, цехах, виробничих ділянках, господарствам і видам діяльності; табельним номерам робітників та службовців; категоріям робітників, професіям, розрядам, формам оплати праці і статтям фонду заробітної плати; видам утримань з заробітної плати; причинам і винуватцям браку, простоїв; видам доплат; напрямкам і місцям витрат; синтетичним і аналітичним рахункам.
Бухгалтерський облік праці і заробітної плати тісно пов’язаний з оперативним обліком персоналу підприємства. Облік особового складу підприємства веде відділ кадрів на основі первинних документів – наказів або розпоряджень про прийом, переміщенні, надання відпусток, звільнення. Ці зведення відображають в особистих картках, трудових книжках і інших регістрах. На керівних інженерно-технічних робітників та матеріально-відповідальних осіб, крім особистої картки, заповнюється також особовий листок по обліку кадрів.
Робітники, прийняті на штатні посади для виконання робіт за сумісництвом, які паралельно працюють на інших підприємствах, де ведуть їх трудові книжки, повинні перебувати в особливому списку сумісників і в облікову чисельність робітників даного підприємства не включаються.
Використання робочого часу обліковується в табелях. Для спрощення розрахунків по заробітній платі в умовах механізації обліку, табель обліку використання робочого часу поєднується з обліком показників виробітку, необхідних для нарахування заробітної плати. У табелях щодня відзначають всі випадки відхилень (запізнення, неявки, недопрацьовані і понаднормовані часи роботи і т.д.) від графіків, затверджених адміністрацією підприємства за узгодженням з профспілковою організацією.
Кожному робітнику і службовцю, прийнятому на постійну, тимчасову або сезонну роботу, присвоюється табельний номер, що відображається у всіх документах по обліку праці і заробітної плати. У випадку звільнення або переводу робітника (службовця) на іншу роботу на тому ж підприємстві, його старий табельний номер не може присвоюватися іншому робітнику протягом одного-двох років.
Включення в табель і виключення з нього робітників та службовців проводиться на підставі первинних документів по обліку кадрів – наказів (розпоряджень) про прийом, перевід, звільнення. Облік часу, витраченого на понаднормовані роботи, здійснюється на підставі списків, в яких вказуються особи, зайняті на цих роботах, відпрацьований ними час і інші дані, необхідні для визначення доплат за понаднормовані роботи. Списки підписує начальник цеху (ділянки, відділу, виконавець робіт).
Облік часу простоїв робітників ведеться на основі листків про простої.
Час перебування робітників та службовців у відпустках, відрядженнях, час тимчасової втрати працездатності, час виконання державних і суспільних обов’язків, перерви для годівлі дитини, для працюючих на відкритому повітрі в холодний час року і т.п., що зараховуються в робочий час і в інших випадках, враховуються в табелі на підставі наказів (розпоряджень), листків непрацездатності, посвідчення про відрядження та інших документів.
Облік святкових і вихідних днів (днів щотижневого відпочинку) ведеться в табелях відповідно до графіку і режиму роботи конкретного підприємства.
У фонд заробітної плати включають грошові суми, нараховані за виконану роботу робітникам та службовцям (постійним, тимчасовим, сезонним), які перебувають в обліковому (штатному) складі і які не входять до нього, а також нараховані суми за невідпрацьований час, але оплачуваний відповідно до чинного законодавства.
Бухгалтерія підприємства утримує з заробітної плати робітників та службовців прибутковий податок, відрахування в Пенсійний фонд і Фонд зайнятості, суми по виконавчих листах, присуджені на користь осіб або організацій (наприклад, аліменти на утримання дітей, суми на покриття збитку, заподіяного підприємству і т.п.). Суми податків, утриманих з робітників та службовців, підприємство вносить у бюджет одночасно з одержанням у банку засобів на виплату заробітної плати; суми утримання по виконавчих листах перераховуються по призначенню окремим особам або організаціям.
Нараховану заробітну плату записують у розрахункові відомості, що складаються по окремих цехах, ділянках і відділах підприємства. У розрахунковій відомості вказують всі види заробітку, виплати, що належать робітникам з фонду соціального страхування, а також утримання із заробітної плати і суми, які належать до видачі працівникові. На підставі розрахункових відомостей складаються платіжні відомості, по яких касир підприємства видає робітникам гроші. На осіб, що не одержали своєчасно (протягом трьох днів) заробітну плату, касир складає реєстр депонованих сум і здає їх у банк для зарахування на поточний рахунок. Депонована заробітна плата видається робітникам та службовцям по їх вимогам з каси підприємства після одержання її касиром з поточного рахунку у банку. Крім виплат з фонду заробітної плати, підприємство видає робітникам та службовцям і інші суми. Так, не включають до фонду заробітної плати і в обліку показують окремо нараховані робітникам та службовцям одноразові грошові премії, зокрема премії за створення і впровадження нової техніки і технології, комплексної механізації й автоматизації виробництва, винагороди за відкриття, винаходи і раціоналізаторські пропозиції, і виплати зі спеціальних фондів, а також інші грошові виплати і натуральні видачі (добових при відрядженнях, одноразова допомога і добові, виплачені при переведенні і направленні на роботу в іншу місцевість, вартість виданого спецодягу, взуття, захисних пристосувань і т.п.). Не включають у фонд заробітної плати нарахування на соціальне страхування і виплати допомоги і пенсій за рахунок коштів соціального страхування. На соціальне страхування підприємство вносить щомісяця нарахування в розмірі 4% від фонду заробітної плати, нарахованої за звітний період (за винятком сум вихідної допомоги і вартості безкоштовних комунальних послуг). У розрахунок відрахувань на соціальне страхування приймають також і суми премій, виплачених з фонду матеріального заохочення.
За рахунок коштів соціального страхування дається безкоштовна медична допомога працівникам і їх сім’ям, проводиться виплата робітникам та службовцям допомоги по тимчасовій непрацездатності, видаються безкоштовні і пільгові путівки в санаторії, будинки відпочинку і т.д.
Допомоги за рахунок коштів соціального страхування робітники та службовці одержують за місцем роботи. Розрахунки по соціальному страхуванню підприємство веде з профспілковими організаціями. Щокварталу воно подає цим організаціям звіти, в яких зазначені суми, які належать профспілці, суми виплачених робітникам підприємства допомог і суми погашення заборгованості по соціальному страхуванню.
Витрати на заробітну плату входять у собівартість продукції. Вони, як і інші витрати виробництва, покриваються виручкою від реалізації виробленої продукції.
Підприємство має право в межах фонду заробітної плати і за узгодженням з комітетом профспілки: встановлювати відрядну, погодинну або акордну оплату праці для окремих груп робітників; визначати показники і умови преміювання робітників, службовців і ІТР (інженерно-технічних робітників) на основі типових положень; затверджувати нові і переглядати діючі норми виробітку; встановлювати розряди робіт і присвоювати їх робітникам відповідно до діючих тарифно-кваліфікаційних довідників.
Керівник підприємства на підставі діючого законодавства затверджує і змінює оклади інженерно-технічним робітникам і службовцям у відповідності зі схемою посадових окладів у межах фонду заробітної плати, а також середньої заробітної плати по штатному розкладу. Застосовувані на підприємстві форми і системи заробітної плати визначають порядок нарахування сум, які належать кожному робітникові і службовцю.
Відповідно до діючих положень про преміювання, джерелом для виплати премій робітникам та службовцям служить та частина фонду матеріального заохочення, що утворюється за рахунок відрахувань, які включають в собівартість продукції. Для збільшення премій робітника вирішують, чи використовувати і іншу частину фонду матеріального заохочення, утворену шляхом відрахувань від отриманого прибутку. Показники і умови преміювання визначаються діючим на підприємстві положенням. На підприємствах практикується винагорода робітникам та службовцям за підсумками роботи за рік. Розмір цієї винагороди визначають у відповідності з результатами праці робітника або службовця і його безперервного стажу роботи на підприємстві.
Законодавством встановлено зберігання за робітником середнього заробітку при виконанні їм державних або суспільних обов’язків, за період відпустки, при переводі на іншу роботу та у ряді інших випадків. Порядок нарахування середнього заробітку регламентується чинними нормативними актами. Заробітна плата видається робітникам та службовцям, як правило, не рідше двох разів на місяць. При цьому може застосовуватися авансовий і безавансовий порядок розрахунку заробітної плати за першу половину місяця. Розмір авансу не може бути нижче тарифної ставки робітника за відпрацьований час. Аванс утримується при виплаті заробітної плати за другу половину місяця, коли проводиться остаточний розрахунок на підставі даних первинних документів по обліку виробітку або виконаних робіт. При безавансовому порядку розрахунку замість планових авансів, що видають за першу половину місяця, нараховують заробітну плату за фактично вироблену продукцію або зроблену роботу або за фактично відпрацьований час. При відрядній оплаті праці заробіток за розрахунковий період підраховується на підставі первинних документів по обліку виробітку, зведень про понаднормовані роботи, відомостей преміювання та інших документів. Розрахунок заробітної плати робітників та службовців з погодинною оплатою праці провадиться за даними табелю обліку фактично відробленого часу і понаднормованих робіт, премії обчислюються по діючих системах преміювання. Для визначення сум, які видають робітникам та службовцям на руки, з нарахованої зарплати утримують податки, аліменти та інші платежі відповідно до чинного законодавства.