Касові ордера повинні бути виписані кульковою ручкою, чітким почерком, виправлення у касових документах не допускаються. Видача касових ордерів на руки особам, що вносять або одержують гроші, заборонена. Касові ордери після одержання або видачі по ним грошей негайно підписуються касиром, а прикладені до них документи погашають штампом (написом) «Отримано» або «Оплачено» з зазначенням дати.
Після одержання або видачі грошей касир робить у касовій книзі запис в двох примірниках (через копіювальний папір), вказуючи номер ордера, від кого отримана або кому видана сума грошей готівкою. По закінченні робочого дня він підсумовує результати по прибуткових і видаткових операціях, виводить залишок грошей у касі за кожне число і передає в бухгалтерію в якості звіту копію записів у касовій книзі (її відривні листи) з прибутковими і видатковими касовими документами. Бухгалтер, якому передані зазначені документи, повинен розписатися в касовій книзі про їх одержання.
На головного (старшого) бухгалтера покладений контроль за порядком ведення касової книги; його вказівки про порядок ведення касових операцій обов’язкові для касира.
Робітники бухгалтерії, що користуються правом підпису касових документів, не можуть виконувати обов’язки касира. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереженість прийнятих їм цінностей. Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити охорону каси, а також цілісність грошей при доставці їх з банку та у банк.
Не рідше одного разу в квартал на підприємстві повинна проводитися раптова перевірка каси з покупюрним перерахунком усіх коштів і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Перевірку проводить комісія, призначена керівником підприємства. Результати її оформлюються актом.
При проведенні документальних ревізій, здійснюваних представниками установ, в обов’язковому порядку перевіряється каса і дотримання касової дисципліни в підпорядкованих їм підприємствах. Кредитним і фінансовим органам надане право перевіряти дотримання підприємствами і установами касової дисципліни і вимагати дані про касові обороти з розподілом по джерелах надходжень і цільового використання.
Керівник підприємства відповідає за правильне і доцільне використання коштів. Він зобов’язаний систематично контролювати, своєчасність і повноту перерахувань на соціальне страхування: на соціальне страхування на випадок безробіття, у Пенсійний фонд, Фонд Зайнятості, суми податків і інших обов’язкових платежів, а також не дозволяти витрату коштів не по призначенню. Особлива увага повинна надаватися забезпеченню збереження і правильного оформлення грошових документів.
Зокрема, не дозволяється підписання керівником і головним бухгалтером незаповнених грошових чеків і інших банківських документів, оскільки це сприяє зловживанням з грошовими коштами. При виявленні ревізією нестачі грошей у касі з вини касира, він зобов’язаний відшкодувати збиток. При цьому складається кореспонденція: дебет рахунку «Нестача і втрати від псування цінностей» і кредит рахунку «Каса»; дебет рахунку «Розрахунки по відшкодуванню матеріального збитку» і кредит рахунку «Нестача і втрати від псування цінностей».
У випадку виявлення надлишку грошей у касі вони повинні бути оприбутковані, при тому складають кореспонденцію дебет рахунку «Каса» і кредит рахунку «Прибутки і збитки».
Підприємство може здійснювати витрату готівки коштів підзвітними особами. Підзвітні суми видаються робітникам підприємства на операційні й адміністративно-господарські витрати, а також на службові відрядження. Ці суми повинні бути використані тільки по цільовому призначенню. Новий аванс під звіт робітнику видають тільки після того, як він відзвітував за раніше отриману підзвітну суму. Підзвітні суми на адміністративно-господарські витрати видаються на встановлений термін і лише на ті види платежів, що не можуть бути здійснені по безготівковому розрахунку. Аванси на відрядження видаються в межах сум, що включають оплату проїзних, добових і витрат на проживання, при наявності наказу по підприємству про відрядження.
Видача готівки під звіт відбувається з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданим під звіт сумам. Особи, що одержали готівку під звіт (у т.ч. на відрядження в межах України), зобов’язані відзвітувати в бухгалтерію підприємства про витрачені суми. Готівка, видана під звіт але не витрачена (частково або в повній сумі), повинна бути повернена в касу підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше одного робочого дня після видачі її під звіт (по відрядженнях – не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження; на закупівлю сільськогосподарської продукції і заготівлю вторинної сировини і металобрухту – не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт). Якщо з каси підприємства робітнику одночасно видана готівка на відрядження і кошти під звіт для вирішення в цьому відрядженні виробничих або господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції і заготівлі вторинної сировини або металобрухту), то підзвітна особа, незалежно від терміна відрядження, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна надати в бухгалтерію підприємства одночасно звіт про суму, видану йому для вирішення виробничих (господарських) питань, і авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.
Готівка, видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернута в касу підприємства (у повній сумі, що була видана під звіт, або в сумі, що не підтверджена авансовими звітами), приєднується до ліміту каси і накладається штраф 25% від виданих сум, а у випадку витрати підприємством, що має податкову заборгованість, готівки з виторгу на виплати, пов’язані з оплатою праці в розмірі здійснених виплат.
Підзвітна особа зобов’язана у встановлений термін надати в бухгалтерію авансовий звіт про використання підзвітних сум з додатком до нього виправдовуючих документів (товарних чеків і квитанцій, залізничних квитків, квитанцій про сплату за проживання в готелі і т.п.).
У бухгалтерії перевіряють авансовий звіт, визначають суму до затвердження. Після затвердження звіту керівником підприємства невикористаний залишок авансу повертається в касу, у випадку перевитрати дана сума відшкодовується. Своєчасно не повернутий залишок авансу можуть утримати із заробітної плати підзвітної особи.
За перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки і відсутності повного звіту про попередні суми встановлюється штраф у розмірі 25% від виданих під звіт сум.
У затверджених авансових звітах бухгалтерія визначає шифри кореспондуючих рахунків: так, рахунок «Розрахунки з підзвітними особами» кредитується з дебетом рахунку «Загальногосподарські витрати» («Адміністративні витрати»)[1], «Сировина і матеріали» («Виробничі запаси»), «Малоцінні і швидкозношувані предмети», «Загально-виробничі витрати» і інші рахунки, в залежності від напрямку витрачених підзвітних сум; при поверненні залишку авансу дебетують рахунок «Каса», а при відшкодуванні перевитрати цей же рахунок кредитується в кореспонденції з рахунком «Розрахунки з підзвітними особами».
Звіти касира (другі відривні листи касової книги) разом з первинними прибутковими і видатковими документами здаються касиром у бухгалтерію щодня. Бухгалтер, що приймає звіти, старанно перевіряє їх, проставляє в зазначеній графі звіту (або безпосередньо на документах) по кожній касовій операції номера кореспондуючих рахунків. Потім він підраховує підсумки по однорідних операціях по кожному кореспондуючому рахунку і записує їх у журнал-ордер № 1 та відомість № 1. Ці регістри взаємно доповнюють один одного. У журналі-ордері показуються кредитові обороти по касі з дебетом кореспондуючих рахунків, а у відомості – дебетові обороти з деталізацією по кредиту кореспондуючих рахунків, що дозволяє бачити на що витрачається готівка і які джерела її надходження на підприємство. Використана сума готівки групується в звітах по таких статтях: використання; заробітна плата; інші види оплати праці; допомоги і пенсії по соціальному страхуванню; відрядження; господарські та інші витрати.
При дослідженні касових операцій експерт-бухгалтер визначає, чи вірно оформлені надані касові ордери, первинні прибуткові і видаткові документи, звіти касира. При цьому він повинен визначити, чи дотримувалися на підприємстві вимоги «Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні». Особливу увагу варто звернути на відповідність записів у касовій книзі реквізитам первинних документів, наявність підписів керівника і головного бухгалтера на дозволі про видачу грошей з каси. Експерт повинен також зіставити підписи одержувачів грошей, які мають місце в різноманітних відомостях, касових ордерах і інших документах, і якщо в нього виникають сумніви в їх достовірності, він має право подати клопотання перед слідчим (судом) про призначення кримінологічної експертизи, метою якої є ідентифікація підписів, встановлення характеру перекручувань реквізитів документів (зміна початкових записів, дописка цифр, травлення і т.п.).
Експерт-бухгалтер зобов’язаний порівнювати касові ордери зі звітами касира, перевіряти, чи дотримується порядок нумерації прибуткових і видаткових касових документів, оскільки пропускання номерів і розбіжності в номерах документів нерідко свідчать про необгрунтоване вилучення грошей з каси. Найбільш поширеними порушеннями, що мають місце при оформленні касових документів, є відсутність порядкових номерів у прибуткових і видаткових ордерах, невчасна їх реєстрація в касовій книзі. Найчастіше для приховування необгрунтованого вилучення грошей з каси перекручують підсумкові суми в платіжних документах, неодноразово використовують не погашені своєчасно видаткові документи, до звітів додаються підроблені первинні документи.