Правильність перерахування коштів перевіряється шляхом аналізу кожної окремої операції виписки банку і первинні документи співставляють з записами на взаємопов’язаних кореспондуючих рахунках. Так, при розрахунках акредитивами з’ясовують повноту використання виставлених сум, повернення невикористаних залишків, оприбуткування оплачених цінностей по кожному акредитиву окремо. Досліджуючи використання коштів по розрахункових чекових книжках, варто зіставляти звіти експедиторів про використання чеків з записами в реєстраційному журналі, в якому повинні бути зазначені: дата видачі, одержувач чекової книжки, види розрахунків і найменування постачальників, підсумки про використання коштів по чеках. При цьому перевіряють правильність розрахунків залишку ліміту на корінцях чеків. Суму, зазначену на корінцях чеків чекових книжок, необхідно звіряти з отриманими від банку виписками з особового рахунку, перевіряти відповідність сум використаних чеків виправдувальним первинним документам, а також визначати достовірність відображення операцій по рахунку «Інші рахунки в банку» і на його субрахунках. Якщо в результаті дослідження експерт виявить витрати, не підтверджені достовірними первинними документами, факт неодноразового використання раніше оформлених виправдувальних документів, оплату витрат інших підприємств і приватних осіб, невідповідність транспортних документів прибутково-видатковим документам про одержання або відвантаження товарно-матеріальних цінностей або інші відхилення, він зобов’язаний перелічити їх у висновку і обчислити розмір необгрунтовано витрачених коштів. Якщо виникають сумніви в реальності платіжних документів, необхідно проводити зустрічні перевірки документів постачальників і транспортних організацій. Досліджуючи запис по рахунку «Інші кошти», експерт встановлює обгрунтованість первинними документами операцій по субрахунках: «Кошти в дорозі» і «Грошові документи».
По першому субрахунку відображають виручку від реалізації, яка здана у банк до її зарахування на поточний рахунок підприємства, а також грошові суми, які ще не надійшли на поточний рахунок перераховані вищестоящою організацією і т.п.
Вивчаючи квитанції на внесок торгового виторгу в банк, повідомлення вищестоящої організації, поштові перекази та інші первинні документи, експерт встановлює обгрунтованість зарахування сум на субрахунок «Кошти в дорозі» і оприбуткування їх на початок місяця на поточному рахунку банку. Якщо сума коштів у дорозі своєчасно не оприбуткована, необхідно з’ясувати, яка причина цього, тому що іноді записи по субрахунку «Кошти в дорозі» роблять з метою сховати нестачі готівки в касі або привласнити гроші.
По субрахунку «Грошові документи» відображають засоби в документах, що знаходяться в касі підприємства (оплачені путівки в санаторії і в будинки відпочинку, поштові марки і марки на сплату державного листа і т.п.). При дослідженні встановлюється обгрунтованість облікових даних про операції з грошовими документами, повнота оприбуткування по кількості і сумі, правильність їх використання. З’ясовується за рахунок яких джерел придбані путівки в санаторії і доми відпочинку, яка частина вартості путівок відшкодована одержувачами, чи обгрунтовано видані безкоштовні путівки і путівки по пільгових цінах, чи оприбутковані по касі сплачені за путівку гроші, чи правильно відображена на рахунках вартість путівок, придбаних за рахунок Фонду соціально-культурних заходів і інших джерел.
Експерт зобов’язаний досліджувати документацію по розрахунково-кредитних операціях у взаємозв’язку з документами, які підтверджують ці операції. Так, розрахунки з постачальниками і покупцями оцінюються з погляду достовірності документації і відповідної кореспонденції рахунків по операціях надходження і витрати товарно-матеріальних цінностей, а також рух коштів на поточних рахунках у банку. Нерідко для цього потрібна зустрічна перевірка облікових даних організацій і підприємств, пов’язана з розрахунково-кредитними відношеннями.
Частіше всього при дослідженні облікових даних про розрахунково-кредитні операції ставиться завдання – визначити наявність (або відсутність) фактів необгрунтованого списання (таких як, дебіторської заборгованості за рахунок витрат, витрат коштів і нестач товарно-матеріальних цінностей за рахунок нереальної і простроченої кредиторської заборгованості, втрат і псування товарно-матеріальних цінностей за рахунок витрат виробництва або обігу, тоді як їх необхідно віднести на рахунки винних посадових осіб). Часто з метою приховування дебіторської заборгованості окремих осіб провадиться залік її сумами зобов’язань перед кредиторами, тобто в згорнутому сальдо особових рахунків одночасно зменшуються (погашаються) розрахунки. Приховування дебіторської заборгованості практикується також шляхом списання її на рахунки «Товари відвантажені, виконані роботи і послуги» та ін. Безнадійна, прострочена і спірна заборгованості іноді мистецьки ховаються на рахунках фондів і резервів, до яких вони не мають відношення. Виявити подібні перекручування можливо тільки при ретельному дослідженні облікових даних на всіх етапах облікового процесу і оформлення первинної документації, відображення в системі синтетичних та аналітичних рахунків і узагальнення в балансі. При цьому досліджуються дебіторська заборгованість і зобов’язання перед кредиторами, розрахункова дисципліна, правильність розрахунків з дебіторами і кредиторами, повнота і своєчасність платежів у бюджет, обгрунтованість одержання і використання банківських кредитів, внутрішньовідомчі і внутрішньогосподарські розрахунки. При дослідженні розрахунково-кредитних операцій облікові дані вивчаються по окремих однорідних видах розрахунків і кредитування, відповідно хронологічної послідовності зроблених операцій.
Досліджуючи обгрунтованість розрахунків з різними дебіторами і кредиторами, експерт перевіряє правильність кореспонденції синтетичних рахунків, звіряючи запис в них з даними оборотних відомостей по аналітичних рахунках, а також карток по особових рахунках. При цьому встановлюється, чи не було випадків необгрунтованого списання боргів за рахунок витрат виробництва, витрат по реалізації продукції, чи не погашалася заборгованість окремих осіб шляхом віднесення її в зменшення зобов’язань перед кредиторами, чи не проводилися необгрунтовані списання заборгованості різних осіб по нестачах і нарахуванням, чи не були пов’язані розрахункові операції з приховуванням вилучення коштів і товарно-матеріальних цінностей. Робиться це за допомогою методу взаємного контролю документів і зустрічної перевірки пов’язаних операцій. Так, варто перевіряти по первинних документах виникнення дебіторської або кредиторської заборгованості, встановлювати обгрунтованість взаємозалежних операцій, звіряти з обліковими даними інших підприємств, що брали участь у розрахункових операціях. Поряд з обліковими даними експерт аналізує інші матеріали справи: акти звіряння розрахунків, письмові претензії, позовні заяви в арбітраж або в суд і т.п.
Встановив необгрунтовану, прострочену, спірну або безнадійну заборгованість, експерт повинен зазначити у висновку її розмір і обставини виникнення, посадових осіб, відповідальних за здійснення обліку і контролю зарозрахунковими операціями.
Розкрадання коштів часто вуалюються порушеннями чинних правил, інструкцій і інших нормативних актів, що регламентують порядок обліку і контролю операцій на розрахунковому рахунку і в касі підприємства.
Приклад 1. По одній справі документальною ревізією було встановлено, що начальник фінансового відділу заводу сам виписував чеки в банк і чекові книжки зберігалися в нього в сейфі. Виписавши і підписавши чек на одержання готівкою 1015 грн., він дав його на підпис головному бухгалтеру. На цю ж суму було виписане доручення в трьох примірниках (перші два примірники залишаються в банку, третій в організації).
Завод мав великі суми кредиторської заборгованості, тому в третій примірник доручення начальник фінансового відділу вписав інший текст і зазначив іншу організацію. По двом першим примірникам доручення заборгованість по податках і інших платежах перераховувалася у бюджет. Користуючись тим, що в банку не було суворого контролю всіх трьох примірників, йому вдалося одержати третій примірник з підписом касира і штампом банку.
Отримавши виписку банку, начальник фінансового відділу в тексті виправив шифр операції банку і стер номер чека, підклавши до виписки третій (фіктивний) примірник.
Гроші, отримані по чеку, не надійшли в касу й у касовому звіті не були відображені. Завуальована таким чином нестача була розкрита шляхом зустрічної перевірки документів на заводі й у банку.
Приклад 2. Головним бухгалтером і касиром будівельної організації була викрадена значна сума коштів. Головний бухгалтер виписував чеки на завищені суми. Наприклад, передплачуючи чек на 5000 грн., у корінці він вказував 3000 грн. Отримані в банку гроші оприбутковувалася по касі в сумах, зазначених у корінцях чеків.
З метою приховування розкрадання грошей при відбитку в відображені в обліку виписок банку робилися необгрунтовані записи сум, списаних з розрахункового рахунку нібито в погашення заборгованості кредиторам, на сплату пені і т.п. Таким чином, отримана в банку готівка не цілком оприбутковувалася по касі і присвоювалася злочинцями.
Нестача готівки була виявлена шляхом зіставлення первинних документів і зустрічної перевірки виписок банку, корінців чеків і касової книги.