1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать ключевой и базовой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.
2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.
3. Сотрудничество и информация. Руководители должны позаботиться о том, чтобы их подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.
4. Определение потребности своего предприятия в рабочей силе, ее найм и тщательный подбор.
5. Обучение и совершенствование персонала.
6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.
7. Вопросы охраны труда на своем участке, в частности безопасность труда и охрана здоровья.
8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.
Исходя из сказанного, содержание работы руководителей является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самих управленцев. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.
На основе перечисленных выше задач можно определить и требования, выдвигаемые перед персоналом управления. Они несут ответственность за само предприятие, что и налагает на них соответствующие обязанности. Они должны уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководители должны уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От них требуются умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Им надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.
Многие из задач руководителей близко соприкасаются с проблемами штата работников[5]. Поэтому от руководителей требуются хорошие знания и в этой области. Они должны решать в сфере деятельности предприятия все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого они должны быть хорошо знакомы с трудовым законодательством.
От руководителей требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякие менеджеры, которые пытаются уйти от противоречий или скрыть их, рано или поздно оказываются в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителей ныне опирается не на традиционный статус начальника, прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководители компетентны в работе своих подчиненных. Однако руководители должны сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.
Многолетний опыт теории и практики управления показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации управленческого труда[6].
Многие руководители в повседневной управленческой деятельности совершают характерные ошибки. Перечислим типичные ошибки управления и рекомендации по их устранению.
1. Перенос решения на завтра.
Этот недостаток – самый распространённый, и огромная кипа бумаг на столе – его первый признак. Как правило, руководители прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели довольно туманны, если нет ясного и чёткого представления о том, чего же хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает письменная формулировка ближайших задач. Письменное изложение помогает сформулировать мысли и более отчетливо увидеть проблему. Так же можно обсудить проблему с некоторыми сотрудниками, с опытными людьми, установить жёсткие сроки решения вопросов, разделить проблему на части.
2. Выполнение работы на половину или не до конца.
Быть до предела занятым и работать творчески – вовсе не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но решать лишь малую их часть. С точки зрения повседневной производительности труда и сохранения собственной нервной системы полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые всё равно не удастся довести до конца. Необходимо помнить, что не решённые до конца проблемы тяжким грузом ложатся на психику человека, тогда как каждое законченное дело даёт чувство морального удовлетворения.
3. Стремление сделать всё сразу.
Одновременное решение нескольких проблем – самый верный путь к стрессу и неврозам. Многие управленцы привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно перед глазами, а в результате мысли все время скачут с одной проблемы на другую. Большинство из людей может интенсивно заниматься решением только одной проблемы, поэтому переходить к новой задаче можно только тогда, когда предыдущая уже полностью решена или хотя бы получено ясное представление о характере её решения.
4. Стремление сделать всё самому.
Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя[7].
Руководство – это деятельность персонала управления, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача управленцев состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Руководители обязаны создавать такие условия, чтобы в их группе, отделе, в организации в целом сотрудники работали наиболее эффективно, они же направляют и контролируют ход запланированных работ.
5. Убеждение, что руководитель знает всё лучше других.
Если встает какая-то особая, нестандартная задача – необходимо отбросить ложный стыд. Ведь просьба помочь не «уронит» авторитета. В жизни всегда есть специалисты, разбирающиеся в той или иной области больше, чем сам управленец.
6. Неумение разграничить функции.
Отсутствие чёткого разграничения задач, ответственности и служебных функций очень часто подводит организацию дела. Необходимо точно определить задания, обязанности, информационные каналы и степень ответственности каждого. Тогда в коллективе будут исключены как возможность перекладывания ответственности за невыполнение работы одним сотрудником на другого, так и дублирование управленческих операций. Самое эффективное средство борьбы с дублированием функций и претензиями на всестороннюю компетентность – ясные и детализированные должностные инструкции, увязанные с постоянно модернизируемой схемой организации и меняющимися целями её деятельности
7. Попытки переложить вину на других.
Некоторые руководители часто занимаются делами совершенно бесполезными и абсолютно излишними. Типичный пример – перекладывание вины на других в случае неудачи. Полезная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже ничего нельзя. Куда полезнее вместо этого нацелить свою деятельность в будущее – на то, что необходимо сделать незамедлительно.
1.2. Необходимость управления временем
Готовность руководителей к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.
Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителями своего рабочего времени.
Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для управленческого персонала является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.
Цели, намеченные руководителями, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителей сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для управленцев действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.
Цели, определяемые руководителями, должны быть[8]:
- реалистичными и конкретными;
- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.
Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы управленческого персонала.