2. Супутня (чи довідкова) документація — документи, які містять довідкову інформацію, що деталізує дані для обчислення податків та розшифровує чи обґрунтовує податкові розрахунки. Така документація поділяється на:
а) документи, необхідні для обчислення податків, наприклад, звіт про результати діяльності виконавця довгострокових договорів (контрактів), форма і порядок заповнення якого затверджені наказом Державної податкової адміністрації України від 31.07.1997 р.[79];
б) документи довідкового характеру, які безпосередньо не впливають на обчислення сум податків, приміром, розрахунок-повідомлення розподілу консолідованого податку між юридичною особою і філіями, форма і порядок заповнення якого затверджені наказом податкової адміністрації від 10.04.1998 р.[80];
3. Облікова документація — це документи, що являють собою зведені форми податкового обліку. Так, первинні документи бухгалтерського обліку, які накопичуються і систематизуються в податковому обліку, підлягають узагальненню за певний податковий період. Після цього у згрупованому виді на підставі цих документів визначається сума податків, що підлягає внесенню у відповідні фонди. Прикладом такого виду податкової документації є Книга обліку доходів і витрат суб'єкта малого підприємництва – юридичної особи, що застосовує спрощену систему оподаткування, обліку та звітності, порядок ведення якої затверджений наказом податкової адміністрації від 12.10.1999 р.[81]
4. Податкові повідомлення — документи, які направляються податковими органами платникам та мстять відомості про терміни та суми податку, що підлягає сплаті. Відзначимо, згідно ст. 6 Закону України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами»[82] сума податку, зазначена в податковому повідомленні, яка підлягає сплаті, обчислюється не самостійно платником податків, а податковим органом. Податкові повідомлення вперше в СРСР з'явилися в 1934 році, коли перемінили так звані окладні листи по сільськогосподарському податку. За своєю суттю вони є офіційним повідомленням податкових органів про необхідність внесення платником податків відповідної суми податку у визначений термін.
19.2. Форми реалізації податкової звітності. Податкова декларація.
Найбільш розповсюдженою формою реалізації податкової звітності є надання відомостей з метою оподаткування письмово на бланках, які видаються безкоштовно податковими органами. У спеціально передбачених законодавством випадках така інформація може представлятися в електронному виді на дискеті чи іншому носії, що допускає комп'ютерну обробку.
На практиці найчастіше податкова звітність здійснюється шляхом подачі податкової декларації. Згідно з п. 1.11 ст. 1 Закону України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами»[83] податковою декларацією є документ, що подається платником податків до контролюючого органу у строки і за формою, встановленими законодавством, на підставі якого здійснюється нарахування і сплата податку чи збору (обов'язкового платежу). Виходячи з цього, будь-який документ, який представляється в податковий орган і призначений для нарахування та сплати обов'язкових платежів у певні фонди є декларацією незалежно від того, як такий документ називається: розрахунок, довідка, звіт тощо. Таким чином, податкова декларація має характер податкового розрахунку, відповідно до якого платник податків самостійно обчислює суму податку і несе обов'язок щодо своєчасній його сплаті.
Традиційно податкова декларація як форма податкової звітності відповідає такому порядку сплати податку, при якому обов'язок по його сплаті покладається безпосередньо на платника. Податкова декларація представляється в податковий орган за місцем обліку платника у двох примірниках, один із яких повертається платнику з позначкою посадової особи податкового органу про дату її прийняття. Підпис посадової особи повинен бути засвідчений. Податкові декларації приймаються контролюючими органами без попередньої перевірки зазначених у них даних. Форми податкових декларацій установлюються Державною податковою адміністрацією України за узгодженням з Міністерством фінансів України і Міністерством статистики України. Затверджені форми податкових декларацій носять нормативно-правовий характер, що означає обов'язковість їх дотримання як для платника податків, так і для податкових органів.
Податкові декларації подаються за базовий податковий (звітний) період, що дорівнює:
а) календарному місяцю – протягом 20 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця;
б) календарному кварталу чи календарному півріччю – протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу (півріччя);
в) календарному року – протягом 60 календарних днів за останнім календарним днем звітного (податкового) року;
г) календарному року для платників податків на доходи фізичних осіб (прибуткового податку з громадян) – до 1 квітня року, наступного за звітним.
Граничні терміни подання податкової декларації можуть бути продовжені за рішенням керівника податкового органа (чи його заступника) за письмовим запитом платника податків лише у випадках, якщо такий платник податків протягом зазначених строків:
1. перебував за межами України;
2. знаходився у плаванні на морських судах за кордоном України у складі команди (екіпажа) таких суден;
3. знаходився в місцях позбавлення волі за вироком суду;
4. мав обмежену свободу пересування у зв'язку з ув’язненням чи полоном на території інших держав або через інші обставини непереборної сили, підтверджені документально;
5. був визнаний за рішенням суду безвісно відсутнім або перебував у розшуку у випадках, передбачених законодавством.
Продовження граничних строків подання податкових декларацій здійснюється у випадку, якщо фізична особа – платник податків чи посадові особи юридичної особи – платника податків не мали можливості у встановлений термін виконати податкові обов'язки і скористатися податковими правами (причому власник такої юридичної особи має бути позбавлений можливості призначити інших посадових осіб для виконання цього обов'язку). Для продовження таких строків платник подає письмову заяву у довільній формі протягом 30 днів, наступних за днем закінчення вищевказаних обставин.
Встановлення форм чи методів обов'язкової податкової звітності, які передбачають подання зведеної інформації щодо окремих доходах, витрат, пільг, або інших елементах податкових баз, які раніше були відбиті у податкових деклараціях чи розрахунках з окремих податках або зборах (обов'язкових платежах), не дозволяється, якщо інше не встановлено законами з питань оподаткування.
Платник податків має право вибрати один із трьох порядків подачі податкової декларації:
а) особисто (з відміткою про дату подання на копії декларації);
б) пересиланням (датою подачі декларації буде вважатися дата відправлення рекомендованого листа);
в) у електронному вигляді, що означає: податковий орган зобов'язаний прийняти податкову звітність при дотриманні відповідних умов. Так, згідно з п. 4.4.2 ст. 4 Закону України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами»[84] податкова звітність може бути надана за добровільним рішенням платника податків податковому органу в електронній формі, за умови реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Форми обов'язкової податкової звітності (податкові декларації або податкові розрахунки), встановлені податковим органом, повинні відповідати нормам і змісту певного податку або збору. Платник податків має право подати податковий звіт за іншою формою у випадках, якщо він вважає, що форма податкової звітності, яка встановлена податковим органом, збільшує або зменшує суму податку усупереч нормам закону по цьому обов'язковому платежу. Такий звіт за іншою формою подається разом з поясненням мотивів його складання.
Податковий орган зобов'язаний прийняти декларацію, при цьому факт прийняття цього документа засвідчується поміткою на копії декларації. Цей момент є особливо важливим, оскільки виконання обов'язку щодо податкової звітності має чітко визначені часові межі, і тому податкова декларація повинна бути подана платником у встановлений законодавством строк.
Податкова декларація містить у собі наступні обов'язкові відомості:
1) ідентифікаційний код платника податку;
2) повне найменування платника податку, відомості про його місцезнаходження або місце проживання;