Отчет по преддипломной практике в системе Управления Жилищно-Коммунальным Хозяйством в г Карачае (стр. 4 из 8)

Функции такого подразделения должны объединять стратегическое планирование, мониторинг состояния ЖКХ, работу с населением, общую координацию деятельности предприятий ЖКХ. Иначе говоря, в структуру информационно-аналитической службы целесообразно включить:

1. Отдел по работе с собственниками;

- отдел мониторинга;

- отдел целевых программ;

2. Отдел координации.

Учитывая большую значимость собственников жилых помещений как источника информации и их главную роль в управлении ЖКХ, целесообразно, в первую очередь, включение в рекомендуемую структуру отдела по работе с собственниками. Данный отдел должен заниматься работой с собственниками жилья, сбором информации о текущем положении дел в ТСЖ и управляющих компаниях, приемом претензий и предложений по работе жилищно-коммунальных структур.

Отдел мониторинга должен осуществлять сбор, обработку, анализ и распределение информации о состоянии отрасли ЖКХ, о положении предприятий ЖКХ, состоянии жилого фонда и т.п.

Отдел целевых программ будет осуществлять стратегическое планирование отрасли ЖКХ г. Карачаевска в форме составления целевых программ развития отрасли и бизнес - планирования.

Отдел координации будет заниматься координацией работы служб коммунального хозяйства г. Карачаевска в вопросах выполнения целевых программ и качественного исполнения своих обязанностей.

Создание описанной выше информационно-аналитической структуры позволит повысить эффективность действующей организационной структуры управления ЖКХ г. Карачаевска и организовать работу с собственниками жилья, чего до сих пор в рамках муниципалитета не производилось.

Тем не менее, нельзя не указать на то, что Управление активно взаимодействует со СМИ: печатные СМИ (газета «День Республики»),телевидение, радио, интернет (официальный сайт г. Карачаевска-karachaevsk.info.ru).

Организуются:

- Обучающие семинары в префектуре Административного Округа с руководителями и профильными журналистами окружных и муниципальных СМИ;

- Обучающие семинары с представителями жилищных объединений граждан (ТСЖ).

Проводится:

- Разработка методических и справочных материалов для стендового размещения;

- Подготовка листовок, справочников, буклетов, сборников материалов по различным направлениям реформы ЖКХ;

- Участие в организации социологических опросов ;

- Разработка методических рекомендаций по информационному обеспечению городских программ и мероприятий при реформировании ЖКХ и др.

Одной из важнейших задач реформы жилищно-коммунального хозяйства в стране является информирование граждан о сути преобразований, разъяснение гражданам их прав и обязанностей. Для решения этих задач, начиная с 2008 года, Фондом содействия реформирования ЖКХ изготавливаются брошюры, создаются анимационные ролики, в доступной форме рассказывающие об энергосбережении, о возможностях сокращения расходов на оплату ЖКУ и других аспектах реформы ЖКХ. [10]

5. Ведение, учет и хранение документации.

5.1 Регистрация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [11]

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. [12]

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

-учет документов;

-контроль за их исполнением;

-справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

-рекламные письма;

-поздравительные письма и телеграммы;

-приглашения;

-программы семинаров, совещаний и конференций;

-печатные издания (книги, брошюры, журналы);

-пакеты с пометкой "лично";

-копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

-информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов: [13]

-журнальная,

-карточная,

-автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

-справочные, контрольно-справочные;

-картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

-тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

-составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

-систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

Рис. 2.

Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

лицевая сторона

оборотная сторона

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

-быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

-автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

-автоматический контроль за исполнением документа;

-возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

-возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе и другие.