Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации (ведомственном архиве), что закреплено еще в одном нормативном правовом акте в Правилах работы архивов.
СТБ 6.382004 установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.
В соответствии с Положением о порядке изготовления бланков печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и печатью структурного подразделения (общий отдел, канцелярия, секретариат и т. п.), ответственного за размножение и рассылку документа.
Необходимо помнить и о том, что согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек печатью заверяется только раздел "Сведения о работнике" (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе "Сведения о работе".
Однако указанные выше нормативные акты не исчерпывают перечень документов, на которых проставляется печать.
Согласно упомянутому Постановлению № 100 министерствам и иным государственным органам, в том числе местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания документов. Практика показывает, что проставление печати иногда оказывается лишним. Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т. д. Ведь подпись и печать - взаимоисключающие реквизиты и часто подписи на документе достаточно для придания ему юридической силы. Только в особых случаях указанные выше документы могут удостоверяться также и печатью. Например, печатью удостоверяются гарантийные письма (связаны с расходованием денежных ценностей), ксерокопии приказов, изданных на гербовых бланках, при передаче их в подведомственные организации (требование Постановления № 1172) и т. д.
СТБ 6.382004 и Методическими указаниями по его практическому применению определено место проставления оттиска печати на документах, входящих в систему организационно-распорядительной документации. При заверении документа или его копии печатью оттиск следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.
Например:
| Ректор университета | И.М. Жарский |
120 мм
Причем регулировка подписи должна печататься от шестого положения табулятора, 48 печатных знаков или примерно 120 мм (2,54 х 48 мм) от границы левого поля.
В других системах управленческой документации (финансовой, бухгалтерской и др.) место проставления оттиска печати может быть иным. Например, на накладных, счетах-фактурах, доверенностях на получение материальных ценностей и подобных документах оно определено заранее и обозначается буквами "М.П." (место для печати).
В данной публикации рассмотрено заверение документов гербовыми и простыми печатями. Однако существуют печати, предназначенные для заверения документов определенного вида, к примеру, удостоверений и т. п.
Кто отвечает за печать
Ответственность и контроль за законность использования и правильное хранение печатей возлагается на руководителя юридического лица организации, который имеет право своим решением возложить эту ответственность на одного из подчиненных ему работников. Возложение такой ответственности должно оформляться приказом. В этом же документе устанавливается место и условия хранения печатей и порядок пользования.
При смене руководителя печать передается по акту вновь назначенному или избранному руководителю.
В организациях должен соблюдаться установленный порядок хранения печатей. Так, ст. 23.28 принятого Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях определена административная ответственность за нарушение правил хранения печати, в которой предусматривается, что:
В 2006 г. с целью упрощения процесса регистрации субъектов хозяйствования и введения принципа одного окна вопросы о выдаче печатей передали в компетенцию регистрирующих органов. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2006 № 26 была утверждена Инструкция о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждения факта их уничтожения (с изменениями от 15.08.2007 № 54). Применявшаяся до этого Инструкция о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденная постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 № 157, не была отменена, а лишь претерпела небольшие изменения. Произошло уточнение сфер применения Инструкции МВД и Инструкции Минюста (таблица).
Таблица. Регулируемые сферы применения и субъекты
| Инструкция Минюста | Инструкция МВД |
| Юридические лица и индивидуальные предприниматели, проходящие государственную регистрациюВыдача печатей политическим партиям, профессиональным союзам, общественным объединениям и их союзам | Органы государственного управления, прокуратура, суды, религиозные организации |
Список использованных источников
1. Устав Организации Объединенных Наций. / Действующее международное право. В 3-х томах. Составители: Ю.М. Колосов. Т.1. – М.: Издательство Московского независимого института международного права, 1996. – 858с.2. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996г. и 17 октября 2004г.) - Минск: «Беларусь» 2004г.3. А.А. Мишин. Конституционное право зарубежных стран. М., Издательство «Приор» 2000. – 217с.4. А.В. Якушев. Конституционное право зарубежных стран. Курс лекций. М., «Приор», 2000. – 410с.5. Баглай М.В. «Конституционное право Российской Федерации», М.: Юристъ. 1997 год. – 110с.6. Бромхед П. Эволюция британской Конституции. М.: Юридическая литература, 1978. – 319с.7. В.Е. Чиркин. Конституционное право зарубежных стран. М., Юристъ, 1997. – 217с.8. Василевич Г.А. Конституционное право Республики Беларусь: Учебник. – Минск: Книжный дом; Интерпрессервис, 2003. – 882с.9. Демишель А., Демишель Ф., Пикемаль М. Институты и власть во Франции, М.: Прогресс, 1977. – 114с10. Конституционное (государственное) право зарубежных стран. Общая часть. Ответственный редактор Б.А. Страшун. М., «Бек», 2000. – 98с11. Конституции государств европейского союза. М., «Норма», 1999. – 132с.12. Конституционное право России. Сборник конституционно-правовых актов / Отв. ред. акад. О.Е. Кутафин; сост. Проф. Н.А. Михалеева. М., «Приор», 1998. - 220с13. Конституционное право зарубежных стран в вопросах и ответах Учебное пособие. Лапшина И.Е.: Проспект, ТК Велби 2004г. – 272с.14. Общая теория права и государства: Учеб пособие/ А.Ф. Вишневский. – Мн.: Амалфея, 2002 - 344с.15. Основы государства и права: Учебн. пособие для поступающих в юридические вузы / Под ред. члена - корреспондента РАН О.Е. Кутафина. - 8-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрист, 2001. – 447с.16. Теория государства и права. Учебник для юридических вузов и факультетов. / Под ред. В.М. Корельского и В.Д. Перевалова. – М.:ИНФРА-М-НОРМА, 1997.17. Теория государства и права: Хрестоматия: В 2 т. / Авт.-сост. В.В. Лазарев, С.В. Липень. М., 2001.18. Теория государства и права: Курс лекций./ под ред. Н.И. Матузова, А.В. Малько. – 2-е изд., перераб. и дополн. – М.: Юристъ. – 2001. – 217с.