Впервые печатями стали пользоваться на Востоке, в Вавилонии и Древнем Египте. В Беларуси с незапамятных времен без печати ни один документ не имел юридической силы. В Великом Княжестве Литовском (ВКЛ) даже подписанные королем и великим князем документы признавались недействительными, если к ним не была приложена государственная печать. Материал, который применяли для запечатывания документов, был различный - от воска до серебра и золота. Для оформления на документе великокняжеской печати использовался воск красного цвета, частноправовых актов - зеленого, документов духовенства - черного. На государственной печати Великого Княжества Литовского часто применяли изображение "Погони". После присоединения ВКЛ к Российской Империи "Погоня" продолжала использоваться в государственных документах в течение некоторого времени наряду с гербом Московской Руси - двуглавым орлом.
В зависимости от ряда признаков печати различают:
1) По форме: круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные.
2) По формату клише: простые и наборные. Простые печати - это печати с неизменным клише. К наборным относятся печати, клише которых собрано из отдельных элементов (знаков и рисунков), их можно заменить или перегруппировать.
3) По типу оснастки: ручные и автоматические. Ручными печатями считаются те, которые отделены от штемпельной подушки и работают только после промакивания ими штемпельной подушки; автоматическими - печати, совмещенные со штемпельной подушкой и оставляющие оттиск на бумаге после нажатия на подвижную часть печати.
4) По способу изготовления: изготовленные фотополимерным способом или методом лазерной гравировки. Отметим, что существуют и иные способы изготовления печатей предприятий, но на практике они используются очень редко.
5) По типу защиты:
6) По присутствию изображения государственного герба: гербовые (с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые. Простые печати в свою очередь делятся на:
На печати структурного подразделения вместо герба посередине помещается его название. Организации, где отсутствуют структурные подразделения, а их функции возложены на тех или иных должностных лиц (на инспектора кадровой службы, секретаря, администратора и т. п.), могут также использовать простую печать, посередине которой будет указано: "Для документов" (вместо "Канцелярия", "Кадровая служба"). Такой простой печатью, как правило, заверяют размноженные экземпляры документов, в том числе распорядительные (приказы по основной деятельности, по личному составу и т. д.). В этом случае простая печать проставляется вместо подписи. Необходимо подчеркнуть, что способы удостоверения документов равнозначны и, как правило, исключают друг друга. В случае заверения размноженных экземпляров документов реквизитом "Отметка о заверении копии" отпадает необходимость в проставлении простой печати.
Чем регулируется
Специального нормативного правового акта, регламентирующего порядок изготовления и хранения печатей всех видов в Республике Беларусь, нет. Ряд вопросов, связанных с изготовлением, хранением и использованием печатей, регулируется нормативными правовыми актами, приведенными ниже.
Кстати, в Российской Федерации действует стандарт, регламентирующий требования к печати. Это ГОСТ Р 515112001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". Он различает понятия "печать" и "оттиск печати". Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск печати - изображение клише печати на бумаге. В связи с вышеуказанным в ГОСТ Р 6.302003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" было внесено изменение по сравнению со стандартом 1997 г. (ГОСТ Р 6.3097): наименование реквизита "Печать" заменили на "Оттиск печати".
Согласно государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.382004 реквизит 27 называется "Печать".
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих изготовление, хранение, использование, учет и уничтожение печатей
| № | наименование | примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Кодекс Республики Беларусь от 21.04.2003 №194-З (в ред. от 04.01.2007) "Об административных правонарушениях" (далее - КоАП) | Требования об административной ответственности |
| 2 | Кодекс Республики Беларусь от 09.07.1999 №275-З (ред. от 05.01.2008) "Уголовный кодекс Республики Беларусь" | Ст. 380. Ответственность за подделку, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков.Ст. 377. Ответственность за хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие штампов, печатей.Ответственность - общественные работы, штраф, исправительные работы, ограничение или лишение свободы |
| 3 | Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З "О государственных символах Республики Беларусь" | Право помещать изображение государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с данным законом |
| 4 | Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 "О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь" (далее - Постановление № 100) | Примерный перечень документов, подлежащих заверению гербовой печатью.Подведомственным организациям разрешено определять перечень документов, подлежащих заверению печатью |
| 5 | Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству) | Устанавливает иные документы, на которых предусмотрено проставление гербовой печати |
| 6 | СТБ 6.382004. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.382004) | Иные документы, на которых предусмотрено проставление гербовой печати |
| 7 | Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 (далее - Положение о порядке изготовления бланков и постановление № 1172 соответственно) | Требования к заверению печатью всех копий документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки |
| 8 | Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) | Требования к заверению печатью в трудовой книжке раздела "Сведения о работнике" (титульный лист) и записи об увольнении работника |
| 9 | Основные правила работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов) | Требования к заверению печатью архивных справок, выдаваемых на основании документов, хранящихся в архиве организации (ведомственном архиве) |
| 10 | Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.08.1995 № 424 | Требования к гербовым печатям |
| 11 | Инструкция о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденная постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 № 157 (далее - Инструкция МВД) | Требования к гербовым печатям.Ответственность и контроль за законность использования и хранения печатей |
| 12 | Инструкция о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждение факта их уничтожения, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2006 № 26 (с изменениями от 15.08.2007 № 54) (далее - Инструкция Минюста) | Требования к простым печатям субъектов хозяйствования |
Где ставить печать
Примерный перечень документов, на которых проставляется печать, утвержден постановлением № 100. К ним относятся:
Указанным постановлением № 100 предусмотрено также проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь. Например, согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Согласно СТБ 6.382004 подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей. Методические указания по практическому применению СТБ 6.382004 устанавливают, что "печать проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования, на копиях документов, отсылаемых из организации, пропусках, справках" и т. д.
В последнем случае имеются в виду так называемые личные справки, к которым относятся справки с места работы, о трудовом стаже, о размере заработной платы и т. п.