На основе типовых документов с учетом особенностей организации разрабатывают документы для внутреннего пользования. В данный момент на исследуемом предприятии управлением персоналом и разработкой документов занимается директор.
Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).
Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.
Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1. Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:
· положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников;
· рекомендации по организации подбора и отбора персонала;
· положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.
Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется нормативный документ - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества.
Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) — его задачи, функции, права, ответственность.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — Положениями о них.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования — Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
Анализ рабочей силы начинается с изучения численности и состава персонала предприятия. Анализ обеспеченности предприятия рабочей силой в отчетном году начинают с исследования использования персонала по категориям путем сопоставления фактической численности с расчетной (плановой).
Для анализа необходимо определить абсолютное отклонение фактической численности от плановой, как в целом по предприятию, так и по категориям работающих.
Проанализируем структуру персонала ООО «Командор» при помощи таблицы 2. Примем 2007 год базовым.
Таблица 2 – Анализ структуры предприятия
| Показатель | Численность | |||||||
| 2007 | 2008 | 2009 | ||||||
| чел. | % | чел. | отклонение | % | чел. | отклонение | % | |
| Среднесписочная численность рабочих, чел | 78 | 100 | 81 | +3 | 103,8 | 76 | -2 | 97,4 |
| В том числе:Руководители | 6 | 7,7 | 7 | +1 | 116,7 | 6 | 0 | 100 |
| Специалистов | 22 | 28,2 | 21 | -1 | 95,5 | 22 | 0 | 100 |
| Служащих | 8 | 10,3 | 7 | -1 | 87,5 | 7 | -1 | 87,5 |
| Рабочих | 42 | 53,8 | 46 | +2 | 109,5 | 41 | -1 | 97,6 |
Анализ данных таблицы 2 свидетельствует о том, что предприятие в целом укомплектовано персоналом. В месте с тем среднесписочная численность рабочих в 2008 году на 3 человека (3,8%) больше базового года, а в 2009 – на 2 человека меньше. Фактическая численность рабочих в 2008 году была выше базовой на 2 человека, а численность служащих и специалистов – ниже на одного человека. Что касается 2009 года, то численность рабочих уменьшилась на 1 человека по сравнению с 2007 годом, а численность специалистов и руководителей осталась неизменной.
Увеличение общей численности по рабочим произошло в 2008 году на 3,8%, следовательно, можно сделать вывод, что либо увеличился выпуск продукции, либо предприятие получило оборудование, где нужна рабочая сила.
В 2009 году произошло снижение общей численности рабочих и служащих на 2 человека (-2,6%) по сравнению с базовым годом, следовательно, можно предположить, что произошло снижение выпуска продукции.
Состав работников предприятия находится в постоянном движении, которое определяется приемом, увольнением и внутренними перемещением работников. Эти изменения обусловливают оборот рабочей силы.
Движение персонала характеризуется коэффициентами: оборота по приему, оборота по увольнению, общего оборота, сменяемости, стабильности, постоянства кадров и текучести.
Данные таблицы 3 позволяют произвести анализ движения работников на предприятии.
Таблица 3 - Движение кадров на предприятии
| показатели | Прошлый год 2008 | Отчетный год 2009 | Изменение показателя | |
| абсолют. | относит., % | |||
| Среднесписочная численность промышленно-производственного персонала | 81 | 76 | -5 | 93,9 |
| Принято на работу | 10 | 5 | -5 | 50 |
| Выбыло, в том числе: | 14 | 9 | -5 | 64 |
| По собственному желанию | 9 | 7 | -2 | 77 |
| Уволено за нарушение трудовой дисциплины | 5 | 2 | -3 | 40 |
| Коэффициент оборота по приему работников | 0,123 | 0,066 | -0,057 | 53,7 |
| Коэффициент оборота по выбытию работников | 0,17 | 0,12 | -0,05 | 70,6 |
| Коэффициент текучести кадров | 0,1 | 0,09 | -0,01 | 90 |
| Коэффициент постоянства кадров | 0,95 | 0,9 | -0,05 | 94,7 |
Для анализа рассчитаем коэффициент по приёму работников:
(Принято работников / среднесписочную численность) * 100
Кпр 2008 = 10/81=0,123
Кпр 2009 = 5/76=0,066
∆Кпр = 0,123-0,066=0,063
Рассчитаем коэффициент оборота по выбытию работников:
(количество уволенных / среднесписочную численность) *100
Кв 2008 = 14/81 = 0,17
Кв 2009 = 9/76 = 0,12
Рассчитаем коэффициент текучести:
Ктек. 2008 = 9/81 = 0,1
Ктек.2009 = 7/76 = 0,09
Рассчитаем коэффициент постоянства кадров:
1 – коэффициент текучести
Кпост 2008 1- 0,05 = 0,95
Кпост. 2009 1 – 0,1 = 0,9
Из данных таблицы 3 видно, что увольнение превышает прием, что привело к снижению численности персонала на конец года. Таким образом, численность персонала в отчетном году уменьшилась на 6,1% по сравнению с предшествующим годом (на 5 чел.).
Коэффициент текучести уменьшился в отчетном году по сравнению с базисным большими темпами, чем коэффициент оборота по выбытию (94,7 и 70,6% соответственно). Увеличение числа выбывших работников происходило за счет увольнения по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины.