Документы временного хранения передаются в архив по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.
При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.
Поступившие в архив судебного участка дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.
Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.
Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в нарушение п. 9.2, 9.3 настоящей Инструкции, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
Из архива судебного участка дела (наряды) выдаются по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.
Отметка о выдаче дела (наряда) производится в Журнале (форма № 58), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.
Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
Основными учетными документами в архиве судебного участка являются:
а) паспорт архива (форма № 63);
б) номенклатура дел (нарядов) судебного участка;
в) описи дел (нарядов);
г) журналучета выдачи документов;
д) акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
е) акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив;
ж) акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).
Дела (наряды) учитываются по описям.
Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.
Описи дел (нарядов) постоянного и временного хранения нумеруются отдельно.
Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного хранения.
Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
Секретарь судебного участка ежегодно (по состоянию на 15 декабря) составляет паспорт архива (форма № 63).
Приложение № 5