Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Решение Ученого Совета МГУ,
Протокол от 21.06.2001 №10
Виза согласования документа (24).Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.
Оттиск печати (25). Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.
Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе (27). Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.
Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (29). По возможности она оформляется на первом листе входящих документов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Идентификатор электронной копии документа (30). Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.
Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Задумываясь о значении правильно составленного документа нелишне частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!». Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
Из данный работы мы можем сделать выводы что, документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: "Научная книга", 1998.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
5. СигановаТ.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета).– Омск: Омск. гос. ун-т, 2004.
6. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005.
[1]ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003.
[2]ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
[3]Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004.
[4]Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005.
[5]Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
[6]Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: "Научная книга", 1998.