Входом этапа 2 является цель, определенная на первом этапе, выходом должна стать система задач, которые необходимо решить для эффективного достижения цели. Сущностью деятельности на этом этапе является расчленение цели на отдельные взаимосвязанные задачи, представляющие собой относительно самостоятельные направления или этапы достижения цели.[2]
Входом этапа 3 является система задач, выработанная на предыдущем этапе, выходом - подсистема мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.
Вход этапа 4 - подсистемы мероприятий, необходимых для выполнения каждой из задач, а выход - технологии выполнения этих мероприятий.
Технология, последовательность мероприятий являются в свою очередь входом этапа 5, выходом которого будет набор факторов внешней и внутренней среды системы деятельности, от которых зависит выполнение каждого мероприятия и всего конструирования процесса и организации, осуществляющей этот процесс.
На этапе 6 в зависимости от характера и технологии работ и факторов внешней и внутренней среды (выходов 3, 4, 5) требуется определить виды и качество нужных ресурсов, включая специалистов, и их производительность. В процесс работы на данном этапе следует включать:
- определение, на основе анализа характера и технологии работ, потребности в специалистах и других видах ресурсов;
- определение желаемой производительности ресурсов с учетом директивных сроков достижения цели.
На этапе 7 определяется наличное количество ресурсов. Содержанием процесса деятельности на этом этапе будет:
- определение общего количества специалистов и других видов ресурсов;
- определение количества ресурсов, используемых для достижения других целей;
- определение сравнительной важности целей, их приоритетности и сроков их достижения;
- определение количества и качества ресурсов, которые могут колебаться на различных этапах достижения цели.
На этапе 7 кончается системный анализ предстоящей деятельности. В результате этого анализа определены:
- цель деятельности;
- задачи деятельности;
- мероприятия, необходимые для выполнения каждой задачи;
- факторы внешней и внутренней среды, влияющие на выполнение мероприятий, решение задач и достижение цели;
- требуемые виды и качество ресурсов.
В результате анализа становится известно, что надо сделать, в какой последовательности, что влияет на успех предстоящей деятельности и какие силы и средства необходимы для этого.
На этапе 8 - самом ответственном - должна быть разработана модель идущего процесса деятельности - это его выход. Входом данного этапа является все то, что определено на предыдущих этапах, т.е. это и цель, и задачи деятельности, и состав, и технологии выполнения мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды, и характер их изменения в будущем, и потребные виды ресурсов, и их наличие.
Модель деятельности может быть различной. Ее характер будет зависеть от важности процесса, точности входных данных, времени на ее разработку. Сложность процессов общественной деятельности и невозможность выразить «человеческие» факторы строго математически в большинстве случаев делают модель неоптимизационной (возможна оптимизация лишь отдельных ее блоков, отдельных задач). Содержанием этого этапа будет:
- оперативное описание деятельности;
- выбор критерия;
- выбор способа моделирования.
Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка и оптимизация (улучшение) модели. Если ЭВМ применяется, то разрабатывают алгоритм модели, проводят отладку на ЭВМ для получения оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их количественными оценками, если оптимизация модели невозможна.
На этапе 9 определяется минимальное количество видов ресурсов, необходимых для завершения процесса в срок. Входом является разработанная на предыдущем этапе модель, в результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено достижение цели деятельности в срок с имеющимися ресурсами. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов до получения желаемого результата.
Если на этапе 8 решались задачи оптимизации по времени (по быстродействию) при ограничениях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации ресурсов при ограничении временем. При этом может быть использована модель, разработанная на этапе 8, или новая.[3]
На этом же этапе осуществляется необходимое изменение режима использования ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться в определении минимальной продолжительности рабочего дня, при ограничениях времени достижения цели и ресурсов.
Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:
- оптимальный вариант действий (набор вариантов, действий) в соответствии со сроками достижения цели и намеченными ресурсами;
- оптимальные предложения по изменению состава ресурсов или режима работы в случае, когда наличными ресурсами при нормальном режиме их работы достичь цели с заданной эффективностью в указанные сроки не представляется возможным.
Выход этого этапа - утвержденный руководителем вариант действии по достижению цели.
Содержанием этапа 11 является оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.
На этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка, получены недостающие ресурсы, и в результате реализован разработанный план.
Рассмотренная методология пригодна как при создании организационных систем управления, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций. Следует отметить, что выходы каждого этапа, каждого шага на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество выходов и определяют продолжительность работы на этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности, мощности, качеству и т.п.
К основным чертам организационного управления можно отнести:
- неаддитивность отношений;
- неопределенность данных;
- многокритериальность;
- стохастичность;
- порог сложности;
- редкая повторяемость проблемных ситуаций;
- фактор времени.
Рассмотрим сущность каждой из черт организационного управления.
Неаддитивность отношений определяется тем, что свойства организационной системы управления не есть простая сумма свойств входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно, применение линейных функций в качестве интегральных показателей оценки действий и решений в организационном управлении не отвечает сущности понятия свойств организационной системы.[4]
Применение "неаддитивных функций" создает большие трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая количество исходных данных.
Неопределенность данных - фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным лицом, ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик, влияющих на последствия реализации решения, не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множества событий отнести наблюдаемое явление.
Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы управления осуществляется по нескольким показателям.
Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.
Организационная система управления создается для выполнения каких-то функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций производится с помощью показателей качества управленческих функций, которые можно условно назвать производственными, или функциональными, показателями.
Проблему создает не число показателей, а так называемая противоречивость показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего и возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выходом из подобной ситуации может быть компромиссное сочетание значений показателей, одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.
Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями.
Основные причины стохастического функционирования организационных систем управления:
- отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможными результатами реализации управленческих решений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения параметров управленческого решения, характеристик целей - с другой. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления неформализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом деловом языке;