Стаття 84 КПК України вимагає обов'язкового документування слідчих і всіх інших процесуальних дій, надаючи цим вимогам принциповий характер. Ст. 370 КПК України, наприклад, вважає істотним порушенням процесуального закону, яке тягне відміну касаційною інстанцією вироку суду, навіть якщо в справі відсутній протокол судового засідання, або якщо він не підписаний головуючим чи секретарем. Подібні вимоги не менш важливі щодо фіксування слідчих дій чи рішень.
Процесуальний документ — складова і невід'ємна частина процесуального акту, суттєвий гарант правосуддя. Документування — принципове положення, невиконання вимог якого робить юридично нікчемними самі процесуальні акти і зводить нанівець зусилля з розв'язання завдань правосуддя.
Неприпустимим є здійснення будь-якої процесуальної дії для прийняття юридичного рішення без передбаченого законом процесуального документа, так само як і складання документа буде абсурдним без необхідності фіксації будь-якого юридичного факту (дії або рішення). Документи мають бути складені у строгій відповідності з вимогами закону, на виконання закону. Принцип документованості процесу, так само як і інші принципи кримінального процесу, служить найважливішою гарантією правосуддя.
Юридичний документ — це письмовий акт, який встановлює розвиває або припиняє певні правовідносини або фіксує юридично значимі факти та дії.
Кримінально-процесуальним документом можна вважати письмовий документ, складений на основі кримінально-процесуального закону уповноваженим на це суб'єктом у зв'язку із здійсненням будь-яких процесуальних актів (виконанням процесуальних дій або прийняттям рішень), в якому письмово зафіксовано інформацію про хід та результати діяльності учасників кримінального процесу.
У сучасній українській мові та в юридичній науці під "актом" розуміють як прояв людської діяльності (дія, подія), так і документ — словесне відображення цієї діяльності письмово.
У цьому зв'язку необхідно зазначити, що "процесуальний акт" являє собою нерозривну єдність процесуальної дії або рішення та його засвідчувальної частини — процесуального документа.
Процесуальний документ — невід'ємним атрибут процесуальної дії або рішення, органічна частина процесуального акту. Неприпустиме здійснення будь-якої процесуальної дії без складання передбаченого законом процесуального документа і навпаки.
Перебуваючи в нерозривній єдності з процесуальною дією або рішенням, процесуальний документ відображає їх зміст та форму, засвідчує хід та результати. Він відіграє суттєву роль у розвитку кримінального процесу та здійсненні правосуддя, слугує засобом реалізації учасниками процесу своїх прав та законних інтересів, є однією з гарантій їх захисту.
Процесуальний документ незмінно є найважливішим елементом процесуальної форми, яка покликана, по-перше, доводити до відома юридично значимі факти, закріплювати та засвідчувати отримані фактичні дані — докази, а тим самим сприяти встановленню об'єктивної істини, в силу чого в самій процесуальній формі законодавчо втілюється накопичений людством досвід пізнання істини; по-друге, слугувати засобом реалізації учасниками процесу своїх прав та обов'язків; по-третє, бути гарантією законності.
Таким чином, можна сказати, що в цілому кримінально-процесуальні документи виконують інформаційну, пізнавальну, комунікативну, засвідчувальну, правозастосовчу, правозахисну та виховну функції, забезпечують можливість здійснення дійового прокурорського нагляду та процесуального контролю, відіграють організуючу та дисциплінуючу роль. Процесуальні документи — необхідна умова правосуддя, влучності та безпомилковості застосування кримінальної репресії, процесуального примусу чи інших заходів юридичної відповідальності.
Стаття 85. Протокол слідчої дії
У протоколі про кожну слідчу дію повинні бути зазначені: місце і дата його складання; посади і прізвища осіб, що проводять дію; прізвища осіб, які брали участь у проведенні слідчої дії, адреси цих осіб; роз'яснення їх прав і обов'язків; зміст проведеної слідчої дії, час u початку і закінчення; всі істотні для справи обставини, виявлені при виконанні даної слідчої дій 3 метою нерозголошення даних про особу, щодо якої застосовані заходи безпеки, у протоколах слідчих дій, передбачених статтями 95, 96, 107, 145, 170, 171, 173 та 176 цього Кодексу, обмежуються відомості про цю особу в порядку, передбаченому статтею 52-3 цього Кодексу.
Протокол зачитується всім особам, що брали участь у проведенні слідчої дії. при цьому їм роз'яснюється їх право робити зауваження.
Зазначені особи можуть ознайомитися з протоколом особисто.
Вставки і поправки повинні бути застережені в протоколі перед підписами.
Протокол підписують: особа, яка провадила слідчу дію, допитана особа, а також перекладач, поняті, якщо вони були присутні, та інші особи, які були присутні або брали участь у проведенні цієї дії. Якщо хто-небудь з цих осіб через фізичні вади або з інших причин не може особисто підписати протокол, то для підписання протоколу запрошується стороння особа. До протоколу можуть бути додані фотознімки, матеріали звукозапису, кінозйомок, відеозапису, плани, схеми, зліпки та інші матеріали, які пояснюють його зміст.
Коли особа, що брала участь у проведенні слідчої дії, відмовиться підписати протокол, то це зазначається в протоколі і стверджується підписом особи, яка провадила слідчу дію.
Протокол — це процесуальний документ, який закріплює та засвідчує хід і результати слідчих та інших процесуальних дій.
Кожний із процесуальних документів має типову структуру: Вступна частіша — Описова частина — Заключна частина.
Протокол слідчої дії складається відповідно до загальних вимог, викладених у ст. 85 КПК України. В протоколі про кожну слідчу дію повинні бути зазначені необхідні відомості.
У вступній частині — місце і дата його складання; час початку і закінчення процесуальної дії. посади і прізвища осіб, що проводять дію; прізвища осіб, які брали участь у проведенні слідчої дії, адреси цих осіб; роз'яснення іх прав і обов'язків.
У протоколі допиту, окрім того, вказуються: прізвище, ім'я та по батькові допитуваної особи, її вік, громадянство, національність, освіта, місце роботи, вид занять або посада, місце проживання, а також відомості про його стосунки з обвинуваченими та потерпілими.
У протоколі допиту свідка зазначається, що свідкові роз'яснені його права, обов'язки і відповідальність за відмову давати показання і за давання завідомо неправдивих показань, а також, що йому роз'яснені положення ст. 69-1 КПК України, згідно з якими він не несе відповідальності за відмову від давання показань щодо себе членів своєї сім'ї та близьких родичів.
В описовій частині — зміст проведеної слідчої дії, всі істотні для справи обставини, виявлені при виконанні даної слідчої дії, в тій послідовності, в якій вони виявлялись і в тому вигляді, в якому вони сприймались. Щодо кожного предмета, який підлягає Вилученню повинно бути зазначено, в якому саме місці і за яких обставин він був виявлений.
З метою нерозголошення даних про особу, щодо якої застосовані заходи безпеки, у протоколах слідчих дій обмежуються відомості про цю особу в порядку, передбаченому статтею 52-3 КПК України. Показання свідка та відповіді на поставлені йому запитання викладаються в першій особі і по можливості дослівно. Свідкові, коли він про це просить, може бути надана можливість особисто написати свої показання в присутності слідчого, про що зазначається в протоколі.
У заключній частині відмічається факт ознайомлення з протоколом учасників слідчої дії особисто чи те, що протокол зачитується всім названим особам, при цьому їм роз'яснюється їх право вносити поправки і зауваження. Вставки і поправки повинні бути застережені в протоколі перед підписами. Протокол підписують: особа, яка провадила слідчу дію, допитана особа, а також перекладач, поняті, якщо вони були присутні, та інші особи, які були присутні або брали участь у проведенні цієї дії. Якщо хто-небудь з цих осіб через фізичні вади або з інших причин не може особисто підписати протокол, то для підписання протоколу запрошується стороння особа.
До протоколу можуть бути додані фотознімки, матеріали звукозапису, кінозйомок, відеозапису, плани, схеми, зліпки та інші матеріали, які пояснюють його зміст.
Другий примірник протоколу обшуку, виїмки, накладення арешту на майно, а також другий примірник опису вручається особі, у якої проведено обшук або виїмку. Копія протоколу затримання упродовж доби має бути направлена прокурору. За наявності в протоколі зауважень на неправильні дії, допущені під час обшуку, слідчий не пізніше двох днів повідомляє про це прокурора, який здійснює нагляд за слідством.
Якщо особа, що брала участь у проведенні слідчої дії, відмовиться підписати протокол, то це зазначається в протоколі і стверджується підписом особи, яка провадила слідчу дію.
Юридичний документ має бути максимально раціональним, зрозумілим і доцільним — мінімум слів, максимум інформації. Важливо, щоб протокол відповідав таким вимогам.
Повнота інформації — всі необхідні складники думки мають у тексті своє словесне вираження в такому достатньому і реально можливому обсязі і формі, щоб нічого не треба домислювати.
Ясність і точність мови та свобода від суперечностей. Документ має бути викладений зрозумілою, простою і доцільною термінологією.
Юридичний документ має бути викладений у суворій логічній послідовності, щоб кожне нове судження виходило з попереднього або не було пов'язане з ним за смислом та змістом, щоб не було логічних протиріч або неочікуваних, не зроблених з тексту доку-л j-ja висновків. Використовувані поняття мають відповідати сучасному рівню правових знань та культури. Зміст та обсяг вживаних понять мають відповідати якісній та кількісній характеристиці означуваних предметів.