Хранение документов можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам, как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.
Создание документов 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.
Учет документов в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.
Программное обеспечение
Любой компьютер представляет собой автоматическое устройство, работающее по заложенным в него программам. Компьютерная программа представляет собой последовательность команд, записанных в двоичной форме на машинном языке, понятном процессору компьютера. Компьютерная программа является формой записи алгоритмов решения поставленных задач. Совокупность готовых к исполнению программ, хранящихся в оперативной и внешней памяти компьютера, называется его программным обеспечением.
Можно выделить три основных вида программного обеспечения: системное, прикладное и инструментальное.
Системное программное обеспечение — это комплекс программ, которые обеспечивают эффективное управление компонентами вычислительной системы, такими как процессор, оперативная память, каналы ввода-вывода, сетевое оборудование, выступая как «межслойный интерфейс» с одной стороны которого аппаратура, а с другой приложения пользователя. В отличие от прикладного программного обеспечения, системное не решает конкретные прикладные задачи, а лишь обеспечивает работу других программ, управляет аппаратными ресурсами вычислительной системы и т.д. В данном случае на компьютере была установлена Windows XP Service Pack 3. Файловый менеджер стандартный проводник (Explorer), архиватор 7zip.
Прикладная программа или приложение — программа, предназначенная для выполнения определенных пользовательских задач и рассчитанная на непосредственное взаимодействие с пользователем. В большинстве операционных систем прикладные программы не могут обращаться к ресурсам компьютера напрямую, а взаимодействуют с оборудованием и проч. посредством операционной системы.
По типу:
программные средства общего назначения
Текстовые редакторы
Системы компьютерной вёрстки
Графические редакторы
СУБД
программные средства специального назначения
Экспертные системы
Мультимедиа приложения (Медиаплееры, программы для создания/редактирования видео, звука, Text-To-Speech и пр.)
Гипертекстовые системы (Электронные словари, энциклопедии, справочные системы)
Системы управления содержимым
программные средства профессионального уровня
САПР
АРМ
АСУ
АСУ ТП
АСНИ
Геоинформационные системы
Биллинговые системы
CRM
Из прикладного обеспечения с чем работает человек на донной машине установлено:
офисное ПО: текстовый процессор Writer, электронные таблицы Calc из состава пакета OpenOffice.
По для работы в сети: браузер Opera, почтовая программа The Bat.
1С Зарплата и кадры и 1С Архив.
Специалист данного отдела ведет записи, составляет распоряжения и просматривает их в программе Write. При необходимости найти, какую либо дополнительную информацию можно поискав ее в глобальной сети интернет с помощью браузера Opera. Начальник отдела кадров может вести переписку с помощью почтовой программы. Переписку возможно вести с любым человеком через глобальную сеть, а так же с любым человеком, отделом в данной компании через локальную сеть.
1С Зарплата и Кадры дают возможность
- планирование потребностей в персонале;
- решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
- кадровый учет и анализ кадрового состава;
- анализ уровня и причин текучести кадров;
- ведение регламентированного документооборота.
Для планирования потребностей предприятия в персонале удобно использовать специальный инструмент. Данный инструмент позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки. Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций юридических лиц; можно заполнить по текущему состоянию кадров. Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы.
При обеспечении бизнеса кадрами Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации.
С помощью прикладного решения выполняются следующие функции:
- хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;
- хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;
- планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.
Кадровый учет имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.
По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:
- списки работников,
- коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,
- движение кадров,
- статистика кадров,
- отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).
1С архив позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. Позволяет просматривать или редактировать и совершать быстрый поиск информации.
Эргономические черты АРМ
Основной принцип эргономики заключается в том, что работа должна быть удобной для человека, а не заставлять его приспосабливаться к своей работе. Регулируемые крепления позволяют пользователю подстраивать рабочее место под свои индивидуальные особенности, обеспечивая максимальный комфорт и производительность. Данное рабочее место можно охарактеризовать как наиболее эргономное и удобное для работы.
Компьютер на базе Неттоп iRU 112 занимает минимум на рабочем месте и при доступности подключения к нему разного оборудования в случае необходимости. Монитор Philips с LED-подсветкой и Углы обзора (гор./верт.) 176/170 градусов позволяют комфортно работать без быстрого уставания для глаз. Телефона/факс расположенный рядом позволяет совершать звонки, принимать и отправлять факсы прямо с места.
Рекомендации по улучшению рабочего места
Для начало следует подобрать оборудование для более комфортной работы. Это касается как компьютеров, так и офисной мебели. Человек не должен чувствовать дискомфорт при работе. Хорошо подобранное кресло и стол позволяют работать меньше уставая. На мониторе так же не стоит экономить, так как это играет немаловажную роль, поскольку при сильном уставании глаз человеку чаще требуется отдых, а это отвлекает от работы. Стоит ввести систему электронного документооборота. Это положительно скажется на работе, т.к. уменьшится время на подготовку и рассмотрение документов. Позволяет вести контроль за состоянием и снизить расходы по ведению документов. Неплохо бы установить более мощные компьютеры для ускорения работы и быстрого отклика на запросы пользователя. В рабочее время стоит запретить доступ к таким ресурсам как vkontakte, odnoklassniki, icq и т.п. чтобы человек не отвлекался в рабочее время на другие дела которые могут сказаться на работе.