В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
| Приложение к приказу директора ЗАО от 00.00.00 № ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ЗАО «Интегра» Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма Объем производства продукции (в месяц, квартал, год) Наименование фирм – контрагентов Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год Распределение прибыли Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг Заработная плата сотрудников предприятия Характер и репутация персонала предприятия Регионы сбыта продукции Направление маркетинговых исследований предприятия Директор подпись В.И. Завьялов |
Рисунок 1
На документе с грифом «Коммерческая тайна» («Конфиденциально») указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и фамилия исполнителя»), например:
Составлен в двух экз.:
экз. №1 – а адрес;
экз. №2 – в дело № 01-07.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
Разрешаю:
1. Лаврову Е.М.
2. Казакову А.Л.
Подпись руководителя
Дата
Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающим доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. таблицу № 2. При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих документы «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).
Таблица №2 «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна»
| Номер (индекс) документа | Дата регист- рации доку-мента | Дата и индекс документа (для входящих) | Откуда поступил или куда направ-лен | Краткое содержа-ние (заголовок) | Кол- во лис- тов | Кол-во экзем-пляров | Испол-нитель | Приме-чание |
Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней обложке дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Вначале дела подшивается внутренняя опись, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. таблицу № 3).
При выдаче документа секретарем – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить № (индекс) полученного документа с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находится у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).
При возврате документов с грифом «Коммерческая тайна» секретарь – референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Таблица № 3 «Журнал учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна»
| Индекс доку-мента | Дата выда-чи | Краткое содержание (заголовок) | Кол- во экз. | Кол- во листов | Кому выдано (Ф.И.О.) | Подпись за полу- ченный документ | Отметка о возврате (подпись и дата) | Приме- чание |
Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».
Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов, составляющие «Коммерческую тайну» берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограниченно, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.
Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета документов, содержащих «Коммерческую тайну» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
· Проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;
· Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;
· Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по разрешению руководства предприятия может производится с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты документом с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры по розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.
На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу.
Акт приема – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к «Коммерческой тайне», обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.
При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документах с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия.
Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в ней информации.