Поряд з формальною структурою системи, яка відображається у функціональній, організаційній, інформаційній та інших структурах управління, існує комплекс взаємостосунків, який не відображається офіційною структурною схемою, яка, проте, впливає на успіхи організації для досягнення мети. Це соціально-психологічна структура, яка в загальному вигляді відбивається в системі взаємозв’язків, що виникають серед працівників на міжособистісному рівні.
Необхідність розгляду соціально-психологічної структури системи управління не є надуманою чи суб’єктивною. Це лише прояв системного підходу, який вимагає здійснювати вивчення явища, проблеми з урахуванням його наступних взаємодій. Особливо це актуально для податкової служби.
Управління є, у першу чергу, керівництвом людьми. Урахування в управлінні психологічних факторів обумовлено тим, що об’єктивні закономірності розвитку системи визначають дії людей не безпосередньо, а лише відбиваючись у їх свідомості, впливаючи на думки та відчуття людей, на їх діяльність. Це зобов’язує враховувати в управлінні не тільки об’єктивні закономірності суспільного розвитку, але й закономірності суб’єктивного світу людей, психологію людини та групи, соціально-психологічний клімат у цілій організації та малих неформальних групах. Саме тому представники школи “людських стосунків” спрямували зусилля на виявлення ролі стосунків у малих групах і стверджували про необхідність виявляти у практиці управління та використовувати соціально-психологічні особливості групи. Серйозну увагу вони приділяли, поряд з іншим, делегуванню відповідальності, ефективність якої повністю визначається вмінням використовувати можливості своїх підлеглих як колективу.
З урахуванням сказаного, соціально-психологічна структура органів ДПС – це сукупність соціально-психологічних і моральних параметрів її системи, які справляють істотний вплив на ефективність її функціонування.
До основних параметрів такої структури належать “колектив”, “неформальна група”, “людина”, “індивід”, “особистість”, “керівництво”, “влада”, “лідерство”, “конфлікт” тощо. Розглянемо основні з них.
Колектив – слово латинського походження (collectivus) і означає об’єднаний, соборний.
Із соціальної точки зору це:
– об’єднання людей, які займаються спільною роботою, мають спільні інтереси;
– об’єднання людей, що тимчасово або постійно спільно виконують визначені завдання для досягнення поставленої мети;
– один з осередків суспільства, який організаційно об’єднує людей на основі їх суспільної діяльності;
– сфера життєдіяльності особи, де реалізується широкий спектр її здібностей, прагнень потреб та інтересів, де не тільки створюється сприяння розвиткові творчих сил людини, а й умови для їх реалізації.
Розвиток колективу проходить певні етапи, стадії становлення – від первинних, чітко не сформульованих, до зрілих, високоорганізованих форм. Різним стадіям формування колективу відповідають певні особливості в методах і прийомах управління ним.
Нижчий рівень розвитку колективу характеризується несформованим ядром, меркантильною мотивацією його членів у спільній праці, відсутністю традицій та співвідношення потреб окремих осіб та колективу, існуванням значних розбіжностей між особистими, груповими й загальнолюдськими інтересами та рядом інших факторів, що стримують розвиток колективу.
Середній рівень розвитку колективу – слабко визначене ядро, яке залучає, організовує та керує участю інших членів колективу у виробничому процесі, паритет інтересів окремих членів колективу визначений нечітко.
Вищий рівень розвитку – колектив має ядро, яке виступає носієм його традицій та етики. Воно залучає, організовує та керує участю інших членів колективу у виробничому процесі, а також усіма іншими важливими питаннями колективу. Показниками розвиненості є не тільки виробничо-економічні характеристики, а і рівень колективного самоврядування, гармонізації особистостей, колективістської свідомості й поведінки його членів, їх світогляд та інші морально-етичні якості.
Ураховуючи специфіку системи органів ДПС України, для характеристики її соціально-психологічної структури слід розглянути і деякі інші категорії – неформальну групу.
У будь-якому великому органі ДПС завжди можуть існувати групи співробітників, об’єднаних не тільки службовими зв’язками, а й спільними інтересами, смаками, схильностями – неформальні групи (мікрогрупи).
Дружні стосунки стимулюють продуктивність праці, служать непоганим фоном для розвитку та зміцнення колективу. Чим тісніше сходяться формальні й неформальні структури органу ДПС, тим ефективніше він функціонує, тим більше він керований.
Дж. Хоманс, соціолог із США, побудував модель для ілюстрації механізму функціонування неформальної групи: від керівника співробітники одержують службове завдання; виконуючи його постійно і щоденно, вони організовують взаємодію (систему конкретних актів поведінки), і тому між ними виникають певні симпатії або антипатії, сподівання, звички тощо. Чим частішою та інтенсивнішою є взаємодія, тим сильнішими стають взаємні почуття, і навпаки. У результаті формується група доволі міцно згуртованих між собою людей. Виникають певні норми спільної поведінки, які акумулюють минулий досвід, високо цінуються людьми і виконуються нерідко з більшою старанністю, ніж формальні норми.
Створення таких груп доволі часто є реакцією на поведінку керівництва: недовіру, зловживання авторитарними методами тощо.
Виділяють три види стосунків між формальною організацією та її керівником і неформальною групою та її лідером:
– неформальна група та її лідер активно підтримують формальну організацію та її керівника, дорожать загальними інтересами та традиціями, службові обов’язки виконують з повною віддачею сил та енергії. Нерідко мотиви старанного та ретельного ставлення до служби діють через почуття симпатії до формального керівника. Таку формальну групу умовно називають активною. Якщо у структурі міжособистісних стосунків переважають активні неформальні стосунки, то керована система буде функціонувати найбільш ефективно;
– неформальна група та її лідер байдужі до офіційної організації, їх керівника та виконуваних нею функцій – нейтральна група. Нейтральний вид не завжди той, до якого слід прямувати, оскільки може свідчити про формальне відношення до службових обов’язків;
– неформальна група неприязно ставиться до офіційної структури – організації та її керівника. Як правило, лідер, член групи ледве терпить офіційне керівництво з боку певної особи, не завжди відкрито, але намагається протидіяти їй, усі помилки в роботі органу пов’язуються з особистостями керівника та працівників, що його підтримують – протидіюча формальна група. Даний вид стосунків найбільш складний. Найпростішим вирішенням проблем може бути випровадження протидіючого неформального лідера. Це рішення може бути правильним, але не завжди, оскільки антагонізм у стосунках залишається і група висуне нового лідера. Більш привабливим може бути переорієнтація лідера та групи на взаємодію з офіційною структурою.
Велике значення у контексті питання, що розглядається, має розгляд термінів “керівництво”, “влада”, “лідерство” як елементів соціально-психологічної структури. Більшість людей не вбачають особливої різниці між ними, оскільки вважається, що керівна посада автоматично надає владу над підлеглими та лідерство у колективі. На практиці співвідношення цих трьох складових частин управлінського впливу різноманітна й визначається під впливом організації, особистими якостями керівника та працівників тощо.
Керівництво – право конкретної, спеціально уповноваженої посадової особи давати офіційні доручення підлеглим і вимагати їх виконання.
Діапазон керівництва залежить від статусу керівника, тобто чи є він єдиноначальником, чи особою, що очолює колективний орган управління.
Для виконання функцій керівника останньому потрібно мати владу, тобто можливість впливати на поведінку інших. Керівний вплив і влада залежить від особистості, на яку спрямовано цей вплив, ситуації, що склалася, та від якостей керівника. Є люди, для яких влада керівника поширюється на всі їх вчинки як на роботі, так і поза нею, інші визнають владу керівника тільки на роботі.
Особливого значення владним повноваженням надає положення керівника в ієрархії. Щодо окремої людини, то найбільший вплив звичайно справляє керівник.
Розрізняють шість форм влади керівника:
– владу, що ґрунтується на примусі, суть її полягає у наявності у керівника засобів покарання підлеглого;
– владу, засновану на винагороді, тобто у центр впливу на свого підлеглого керівник ставить винагороду;
– владу прикладу, тобто особисті якості керівника настільки привабливі для підлеглого, що останній прагне їх набути;
– законну владу, що ґрунтується на переконанні підлеглого у праві керівника віддавати вказівки, які той зобов’язаний виконувати;
– експертну владу, яка ґрунтується на впевненості підлеглого у наявності у керівника спеціальних знань, що дають змогу задовольнити суттєві потреби підлеглого;
– харизму – владу, побудована на особистих якостях лідера.
Лідерство – один з механізмів інтеграції групової діяльності, коли індивід або частина групи об’єднує, спрямовує дії всієї групи. Даний статус характеризується ставленням, в основі якого лежать довіра, авторитет, визнання високого рівня кваліфікації, готовність підтримувати в усіх починаннях, особисті симпатії, прагнення переймати досвід.
Сучасне управлінське мислення потребує, щоб керівництво людьми здійснювали начальники, які поєднували б формальне та неформальне лідерство. Лідер має, як правило, ряд чітко виявлених властивостей:
– спосіб його життя передбачає тісне поєднання кар’єри й особистого життя;
– ніколи не зупиняється у своєму розвитку, здібний, честолюбний, талановитий, знання стимулюють його до подальшого розвитку і вдосконалення;
– вбачає своє покликання у застосуванні успадкованих здібностей та набутих навичок, розуму, знання, таланту як способу самореалізації в керівництві іншими людьми.
Для більш повного з’ясування місця і ролі керівника у соціально-психологічній структурі необхідно мати чітке уявлення про такі елементи, як авторитет і типи керівництва.
Авторитет – це складне поняття, яке охоплює ряд елементів:
– знання керівником своєї справи;
– творчу спрямованість мислення і самостійність вчинків;
– індивідуальність;
– рівень загальної культури (мова, уміння висловлювати думки, давати чіткі вказівки, уміти слухати підлеглих, мати почуття такту тощо).
Тип керівництва – це непорушна думка керівника відносно того ступеня свободи, який має бути наданий підлеглим у підготовці рішень. Цей ступінь може змінюватися.
Одна з популярних класифікацій типів керівництва, розроблена Р. Лекертом, включає чотири їх типи.
Авторитарний (жорстка диктатура) – абсолютне диктаторство, керівник вирішує, що добре, а що погано, правильними вважаються стосунки, коли підлеглі беззастережно виконують вимоги керівника. До такого типу керівництва найчастіше вдаються керівники з недостатнім рівнем кваліфікації або з гіпертрофованою думкою про власні здібності. Проте ряд працівників добре сприймають такий тип керівництва.
Доброзичливий авторитарний тип – керівник турбується не тільки про успішне виконання службових завдань, але і про благополуччя підлеглих. На перший план висувається виконання поставлених ним завдань. Прийняття підлеглими самостійних рішень обмежене, проте ставлення до підлеглих як до рівних. Керівник не підкреслює своєї значущості і становища, не вказує підлеглим на їх місце. Ні у кого не виникає питання про те, хто є справжнім господарем становища.
Довірчий – керівник пропонує підлеглим курс дій, чекає від них чесного ставлення, залишає можливість для висунення альтернатив. При цьому кожен має рівне право голосу. Рішення керівником приймається одноособово, навіть якщо воно базувалося на порадах підлеглих, одночасно з відповідальністю.
Колегіальний – підлеглі залучаються до процесу підготовки рішення. Пропозиції керівника й підлеглих розглядаються нарівні та обирається оптимальне рішення. Керівник не демонструє влади, приймає рішення, запропоноване колегіально, навіть якщо воно не збігається з його власним.
Слід зазначити, що найкращого типу керівництва не існує. У кожному конкретному випадку тип визначається рядом факторів: особисті якості керівника та підлеглих, специфіка керованої системи, тип керівництва безпосередньо у начальника, традиції управління у даній організації. Тип керівництва повинен бути стабільним і гнучким. Слід усвідомлювати, що підлеглих цікавить не кількість рішень, а вплив рішень на їх інтереси, тобто управлінське рішення поряд з виконанням службових завдань повинно враховувати і інтереси виконавців.
Контрольні запитання
1. У чому полягають особливості функціональної структури органів ДПС України?
2. Що означає управління органами ДПС на функціональній основі?
3. Дайте визначення інформаційної структури органів ДПС України.
4. Наведіть основні характеристики інформації.
5. Охарактеризуйте вимоги, що висуваються до інформації в органах ДПС України.