Планування – це процес вибору цілей та рішень, необхідних для їх досягнення. Іншими словами, це заздалегідь прийняте рішення про те, що, кому, коли робити.
Зміст планування полягає у визначенні:
– основних завдань системи (органу) або структурного підрозділу на плановий період;
– комплексу заходів, здійснення яких забезпечить виконання завдань, що стоять перед системою, з урахуванням доцільного використання сил та засобів;
– термінів виконання запланованих заходів та виконавців.
Роль планування полягає у тому, що воно:
– забезпечує цілеспрямованість діяльності системи, органу, структурного підрозділу, виконавця, ритмічність та ефективність діяльності;
– сприяє ефективному використанню сил та засобів, взаємодії органів, служб, підрозділів та виконавців, створенню сприятливого психологічного клімату;
– дозволяє усунути негативний ефект невизначеності, зосередити увагу на головних завданнях, досягти економічного функціонування, полегшити контроль.
Ураховуючи зазначене, можна дати визначення плану.
План – це різновид управлінського рішення, змістом якого є система взаємопов’язаних, з’єднаних загальною метою конкретно визначених завдань та заходів, які необхідно здійснити у зазначеній послідовності та у встановлені строки конкретно визначеним виконавцям.
Принципи планування як різновиди управлінського рішення аналогічні загальним принципам управлінських рішень – науковій обґрунтованості, законності, несперечливості, актуальності, реальності, конкретності, своєчасності, інформованості.
Крім наведених принципів, існують спеціальні вимоги до планування.
1. Наступність планів за діями, завданнями, засобами та строками їх реалізації. Загальний план роботи органу повинен містити цільові установки та заходи, що забезпечують реалізацію головних, вузлових завдань органу силами всіх підрозділів. На основі цього завдання органу трансформуються у планах підрозділів залежно від специфіки органу або підрозділу, забезпечуючи, тим самим, конкретизацію форм і методів реалізації. Плани роботи підрозділів не повинні бути випискою з плану роботи органу, а являти собою поглиблення, деталізацію і конкретизацію управлінського рішення.
2. Планування повинно охоплювати як поточні, так і перспективні питання діяльності органів ДПС. Поточне планування орієнтоване переважно на виконання завдань, що стоять сьогодні перед органом ДПС. Перспективне планування дає можливість урахувати майбутні зміни економічного і соціального характеру, оскільки саме вони зумовлюють виникнення причин, що справляють позитивний або негативний вплив на стан правопорушень у сфері оподаткування.
Специфіка системи ДПС вимагає постійного поєднання галузевих й територіальних завдань боротьби з порушеннями податкового законодавства, особливо з ухиленнями від сплати податків, що обумовлює необхідність комплексного планування своєї роботи.
3. Напруженість планів забезпечується визначенням оптимального обсягу роботи органу (підрозділу), всебічного врахування наявних сил, засобів та часу. Для забезпечення напруженості планів значна роль належить процедурі розгляду та затвердження їх вищим керівником. Це зменшує можливість прийняття явно занижених планів.
4. Стабільність (постійність) планів забезпечується вжиттям спеціальних заходів (ресурсних, кадрових, фінансових тощо) для забезпечення стабільності роботи органу, уникнення внесення чисельних змін і доповнень та розробки додаткових планів, які можуть ускладнити цілеспрямовану роботу з виконання основного плану, розпорошити ресурси, не дати змогу зосередити їх на виконанні головної мети.
5. Гнучкість – у ряді випадків конкретна обстановка вимагає змінити план або розподіл ресурсів. Гнучкість планів дещо зменшує небезпеку втрат, які можуть бути викликані несподіваними обставинами.
Система планування в органах ДПС України складається з трьох основних видів планів: загальних, спеціальних та індивідуальних.
Загальні плани поділяються на перспективні та поточні.
У системі органів державного управління, у т.ч. і ДПС, важливу роль відводять перспективним планам, які призначені для визначення стратегії діяльності органів ДПС на значний час:
– комплексні регіональні плани (програми);
– комплексні цільові плани (програми);
– плани заходів щодо виконання комплексної цільової програми боротьби зі злочинністю (наприклад, на 1996–2000 рр.).
Найбільш широко вживаною групою планів у ДПС є поточні. Вони розробляються на всіх рівнях системи, в усіх органах, їх структурних підрозділах, службах, до яких належать:
– плани основних організаційних заходів (ДПА, ДПІ);
– плани роботи головних управлінь, управлінь, самостійних відділів (ДПА та ДПІ), а також їх структурних підрозділів;
– плани роботи колегій ДПА України та ДПА АР Крим, областей, міст Києва та Севастополя.
Спеціальні плани розробляються на всіх рівнях системи та мають найрізноманітніший характер. Це плани виконання конкретних, специфічних завдань, що потребують скоординованих дій різних служб і підрозділів; міжвідомчі плани діяльності державних органів та громадських організацій; комплексні плани, спрямовані на розв’язання окремих складних проблем зміцнення законності та відвернення порушень податкового законодавства.
Спеціальні плани поділяються на плани разового та багаторазового використання. До планів разового використання (цільових) належать плани, що передбачають заходи з виконання нових нормативних актів, окремих службових завдань, а також комплексні плани профілактики певних порушень законодавства.
До планів багаторазового використання (типових, ситуаційних) належать плани заходів з виконання постійних або періодично повторюваних завдань; при надзвичайних подіях, обставинах та в особливих умовах (щодо координації дій з іншими правоохоронними органами, оперативно-розшукових заходів та слідчих дій тощо). У першу чергу, складання таких планів стосується підрозділів податкової міліції.
В органах ДПС може також застосовуватись і індивідуальне планування, яке, проте, не набрало такого важливого значення як загальне та спеціальне у зв’язку з відсутністю його належного регламентування. Індивідуальне планування здійснюється у формі планів на один день, тиждень, декаду, місяць, що складаються особисто працівниками ДПС. Воно дисциплінує, підвищує рівень організованості працівників, чим значною мірою підвищує ефективність їх дій.
Кожен план, незалежно від виду, обов’язково повинен мати реквізити – обов’язкову інформацію.
1. Найменування плану та відомості про назву органу (особи), що його розробила та затвердила, час та місце дії плану, у разі потреби – про гриф таємності.
2. Нумерація розділів та заходів (наскрізна або у межах кожного розділу).
3. Назва заходів, що плануються.
4. Термін виконання заходів.
5. Назви (прізвища) виконавців.
6. Відмітки про виконання.
7. Примітки
Розробка плану є відповідальним етапом в управлінській діяльності органу ДПС, оскільки це, по суті, є практичним вибором ефективних шляхів, засобів та методів боротьби з податковими порушеннями, раціональної розстановки кадрів та створення необхідних умов для підвищення їх професійної майстерності, зміцнення законності.
Для успішної розробки плану керівник органу або підрозділу, відповідальний за планування, обов’язково розв’язує два важливих питання.
1. Інформаційне забезпечення підготовки плану. Інформація для розробки плану повинна збиратись та систематизуватись безперервно, шляхом накопичення матеріалу до спеціально заведеної папки “До плану” за певними розділами. Інформація повинна бути різноплановою. Необхідність такого підходу до розробки плану зумовлена тим, що до моменту його розробки повинні бути окреслені та сформульовані основні завдання. При цьому використовуються джерела інформації:
– управлінські рішення вищих органів управління, законодавчої, виконавчої влади, включаючи рішення органів ДПС, а також комплексні цільові та регіональні програми;
– оцінка умов та результатів діяльності органу, а також можливі зміни його функціонування;
– рекомендації науки, узагальнений практичний досвід.
Оцінка умов та результатів діяльності охоплює:
1) статистичні дані органів ДПС та інших органів, що стосуються сфери діяльності органів ДПС;
2) оцінку оперативної обстановки з формулюванням завдань на майбутній період;
3) документи планових і позапланових перевірок діяльності органу та його структурних підрозділів;
4) аналіз питань дотримання податкового законодавства та діяльності органів ДПС.
Рекомендації науки та узагальнення практичного досвіду, необхідні джерела інформації для планування, використовуються з:
– матеріалів соціологічного та кримінологічного досліджень, відомчих видань;
– наукових публікацій, доповідей, лекцій;
– оглядів позитивного досвіду;
– матеріалів виступів керівництва ДПА України та інших органів ДПС, а також учених;
– матеріалів засобів масової інформації.
2. Організаційне забезпечення планування. Процедуру розробки плану можна розбити на декілька етапів.
2.1. Розробка завдання з підготовки плану: посадова особа, відповідальна за розробку плану, готує доручення виконавцям із зазначенням основних напрямів діяльності та завдань, які слід виконати органу у плановому періоді. Зміст доручення погоджується з керівником органу і доводиться до відома всіх виконавців.
2.2. Підготовка пропозицій до проекту плану: служби та підрозділи готують і подають у визначений термін пропозиції до проекту плану за погодженням з кураторами відповідними заступниками Голови ДПА (начальника ДПІ).
2.3. Складання проекту плану: відповідальна за складання плану посадова особа оцінює пропозиції з точки зору завдань органу і наявних (можливих) ресурсів і складає проект плану. Даний етап найбільш складний та відповідальний.
2.4. Узгодження проекту: підготовлений проект погоджується з керівниками всіх служб та підрозділів, а також із заступниками керівника органу, які свої зауваження передають автору проекту. Одночасно, якщо є така необхідність, проект погоджується з іншими зацікавленими органами.
2.5. Доопрацювання проекту та затвердження: аналізуються зауваження, внесені до проекту плану, і, якщо вони не суперечать законодавству та завданням органу, враховуються, а у протилежному випадку готується аргументоване пояснення.
Після цього перед затвердженням плану керівник органу:
– оцінює відповідність змісту запланованих заходів законодавству, поставленим завданням, науковим рекомендаціям і практичному досвіду;
– оцінює рівномірність розподілу навантаження з виконання заходів плану між управліннями, службами, підрозділами та виконавцями, а також за термінами;
– уточнює порядок та строки перевірки виконання позицій плану;
– перевіряє обґрунтованість визначення термінів виконання завдань та резерву часу.
Якщо зауважень немає, план затверджується і набуває чинності. Ця процедура повинна бути виконана не пізніше ніж за 10 днів до початку планового періоду.
Не менш важливою процедурою, ніж розробка плану, є доведення його до виконавців та контроль виконання.
Доведення плану до виконавців може здійснюватись у формі:
– проведення спеціальних інструктивних нарад;
– проведення спеціальних занять з найбільш важливих завдань плану;
– надсилання виконавцям плану або виписок з нього;
– доведення деяких заходів до виконавців в індивідуальному порядку (найбільш складні завдання).
Контроль за виконанням плану може здійснюватись як:
– попередній – з метою усунення недоліків, що могли виникнути при розробці плану;
– поточний (оперативний) – з метою виявлення труднощів у реалізації плану, визначення та усунення недоробок, оцінки фактичного стану виконання на конкретну дату;
– заключний (наступний) – для оцінки ступеня реалізації поставлених завдань.