Теорія управління розглядає соціальну систему як цілісну, динамічну систему, що складається із взаємопов’язаних елементів. Чим складніші та різноманітніші завдання вирішує система, тим більше вона роздроблена на частини та елементи, тим вищі вимоги висуваються до узгодженості дій кожного з них для досягнення поставленої мети.
Погодженість та єдність дій частин та елементів є неодмінною умовою нормального функціонування системи, засобом підвищення її ефективності.
З терміном “погодженість” тісно пов’язані поняття “взаємодія” та “координація”. Частина фахівців відстоюють думку, що ці терміни близькі за “значенням”, деякі – заперечують.
Питання чіткого визначення поняття “взаємодія” має як практичне, так і теоретичне значення, оскільки проблема взаємодії в органах ДПС є однією з найбільш важливих.
Незважаючи на відмінні погляди, що мають місце в управлінській науці, взаємодію в органах ДПС можна визначити як стан взаємозв’язків між елементами системи органів ДПС, при якому вони справляють взаємний вплив один на одного та на відповідну сферу діяльності.
Найбільшої ефективності взаємодія може досягти за умови дотримання системи принципів: науковості, законності, плановості, безперервності, головної ланки, резерву, маневреності, оптимального використання можливостей взаємодіючих елементів, пропорційної відповідальності за наслідки взаємодії.
1. Принципи науковості, законності, плановості є принципами управління, і їх розкриття нічим не відрізняється від загальних принципів управління.
2. Безперервність у взаємодії органів ДПС щодо попередження та виявлення порушень податкового законодавства означає, що функції цих органів потребують безперервного здійснення.
3. Серед завдань, що вирішуються, визначають основне завдання (головну ланку), розв’язання якого дозволить вирішити цілу групу проблем. Цей же принцип стосується і завдань, що вирішуються у порядку взаємодії.
4. Принцип “резерву” полягає у тому, що взаємодія організується з певним запасом міцності. Взаємодія є найбільш ефективною у разі забезпечення її суб’єктам таких умов функціонування, за яких вихід з ладу одного з елементів не припинить взаємодії.
5. Принцип маневреності (гнучкості) передбачає можливість внесення коректив порядку взаємодії, що дозволяє ефективніше використовувати сили, засоби, форми та методи, які є у суб’єктів взаємодії.
6. Оптимальне використання можливостей взаємодіючих елементів передбачає попереднє вивчення та облік можливостей суб’єктів, тобто специфіку функціонування, середовища, сил та засобів, прогнозування результатів діяльності з метою найкращого, збалансованого, раціонального їх використання.
7. Принцип пропорційної відповідальності за наслідки взаємодії передбачає облік та оцінку діяльності взаємодіючих елементів за той обсяг діяльності, який покладався на них відповідно до плану взаємодії
Основні форми взаємодії в органах ДПС можуть бути такими:
– обмін інформацією;
– спільна розробка управлінських рішень;
– реалізація управлінських рішень (за умови настання та виникнення відповідних ситуацій);
– проведення інших погоджених заходів, які не були передбачені письмовими управлінськими рішеннями.
Діяльність органів ДПС у боротьбі з порушеннями податкового законодавства неможлива без постійного підвищення її якості та ефективності, особливо в умовах становлення нових економічних відносин одночасно із становленням самої ДПС України. Поряд зі удосконаленням взаємодії між органами ДПС все більшої ваги набирає рівень такої взаємодії з іншими правоохоронними органами: МВС, Державною митною службою, арбітражними судами тощо.
Здійснення на практиці взаємодії податкових органів із вказаними органами та іншими міністерствами і відомствами проводиться через прийняття відповідних постанов Кабінету Міністрів України, спільних наказів, протоколів та угод про співпрацю.
Наприклад, Правлінням Національного банку України прийнято постанову “Про створення належних умов органам Державної податкової адміністрації України щодо контролю з питань оподаткування, належного забезпечення надходження коштів до Державного бюджету України та вдосконалення порядку обміну інформацією між Національним банком України, комерційними банками та їх установами й органами Державної податкової адміністрації України” від 14.12.99 № 587, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 20.12.99 № 885/4178.
2.3.5. Контроль і облік в органах ДПС України
Процес управління, що характеризується безперервністю, послідовністю та циклічністю, завершується аналізом результатів виконання прийнятих рішень, оцінкою ступеня досягнення поставлених цілей. З цією метою проводиться облік роботи, здійснюється контроль за управлінською діяльністю органів ДПС України. Це є однією з гарантій прийняття правильного рішення, а також своєчасного та доброякісного його виконання.
Поняття “контроль” може розглядатися у широкому і вузькому аспектах. У першому випадку – це соціальний контроль як сукупність політичних, економічних та ідеологічних процесів і методів, що забезпечують стабільність суспільства та державного ладу, дотримання соціального порядку тощо.
У більш вузькому розумінні контроль найчастіше зводиться до перевірки:
– виконання рішень організацій вищого рівня управління;
– рішень та розпоряджень різних рівнів управляючої системи;
– дотримання організаційних, економічних та інших нормативів;
– виконання планових рішень, дотримання законності, дисципліни тощо.
Контроль – загальна функція управління, яка являє собою нагляд та перевірку відповідності функціонування об’єкта прийнятим управлінським рішенням, визначення результатів їх виконання, виявлення допущених відхилень від відповідних нормативних вимог (законів, стандартів, наказів тощо), від принципів організації та регулювання діяльності, яка перевіряється.
Виходячи з цього, контроль здійснюється з метою:
– установлення та констатації фактичного стану справ у підконтрольних органах;
– аналітичного порівняння реального стану справ із заданим режимом та оцінкою характеру допущених відхилень;
– розробки та здійснення заходів щодо поліпшення та коригування процесу управління.
Контроль в органах ДПС України є самостійною функцією, за допомогою якої суб’єкт управління дістає інформацію про роботу підконтрольних органів, підрозділів та посадових осіб. Тому завдання контролю полягають у наступному:
– забезпечення неухильного дотримання законності й дисципліни у діяльності органів ДПС України шляхом перевірки фактичної реалізації ними положень Конституції України, Закону України “Про державну податкову службу в Україні”, вимог чинного законодавства та інших нормативних актів;
– забезпечення наукової обгрунтованості прийняття управлінських рішень;
– забезпечення своєчасності реалізації управлінських рішень та підвищення виконавської дисципліни, відповідальності за доручену справу шляхом досягнення відповідності змісту, форми, методів, результатів діяльності підрозділів, що перевіряються, заданим режимам роботи;
– підвищення загального рівня організаторської та службової діяльності, удосконалення стилю, форм та методів роботи, впровадження наукової організації управлінської праці;
– забезпечення правильного добору, розстановки, виховання та навчання кадрів;
– надання практичної допомоги підлеглим апаратам та окремим працівникам в усуненні виявлених порушень, недоробок і прорахунків;
– визначення ефективності впливу суб’єктів управління на організаторську та службову діяльність контрольного органу.
Контроль тісно пов’язаний з обліком, предметом якого є результати управлінської та службової діяльності, що мають юридичну, організаційну, економічну природу.
До принципів контролю та обліку як управлінських функцій належать:
– законність – контрольні функції можуть здійснюватись тільки у суворій відповідності чинному законодавству;
– гласність – особу чи орган, які перевіряють, обов’язково знайомлять з ходом та результатами перевірки. Результати перевірки можуть бути розглянуті на колегії, нараді та доведені до відома керівника або до всього складу працівників ДПС України;
– об’єктивність – контроль повинен здійснюватись шляхом комплексного вивчення всього спектра діяльності органу ДПС України, в умовах незалежності контролюючого органу від тих, кого перевіряють;
– плановість – забезпечення послідовності, координації контрольної діяльності всіх ланок системи податкових органів. Проявляється в реалізації безперервності, регулярності, систематичності, ретельності й повноти охоплення об’єкта контролю;
– обізнаність – контролер (інспектор) повинен бути вичерпно обізнаний з діяльністю підконтрольних об’єктів і володіти необхідною масою знань у цій сфері.
– дієвість – контролер (інспектор) повинен не тільки викривати недоліки та порушення, а і їх причини виникнення.
До принципів контролю ще інколи додають своєчасність, оперативність, постійність та деякі інші.
Формами контролю в органах ДПС України можуть бути:
– безпосередня перевірка виконавців своїми керівниками або спеціальними контрольними (інспекторськими) апаратами;
– ревізія – форма контролю за законністю, достовірністю, доцільністю проведення фінансово-господарських операцій. Можуть бути повні, часткові, комплексні, наскрізні;
– огляд – перевірка служб і підрозділів, переважно підрозділів податкової міліції, за одним або кількома видами діяльності (огляд вогневої підготовки, стройовий тощо);
– ознайомлення із статистичною звітністю, що надходить з підконтрольного органу, її аналіз та оцінка з метою вивчення дійсного стану справ;
– ознайомлення з роботою підконтрольних органів шляхом заслуховування керівників та окремих виконавців у процесі їх доповіді про виконання тих чи інших управлінських рішень;
– ознайомлення з роботою підконтрольних органів під час проведення нарад, активів, інструктажів, зібрань тощо.
Контроль може здійснюватись, залежно від стадій розгляду конкретного питання, як:
– попередній – на стадії підготовки управлінського рішення у частині його законності, доцільності, правильності тощо;
– поточний – на стадії реалізації управлінського рішення з метою своєчасного виявлення недоліків і прорахунків та їх ліквідації, а також для забезпечення виконання плану роботи відповідного органу, рішень безпосередніх керівників органів управління більш високого рівня;
– подальший (наступний) – перевірка повноти та якості реалізації управлінського рішення. Виявляються та аналізуються помилки, порушення, їх причини та наслідки. Одночасно узагальнюється позитивний досвід службової діяльності.
За характером організації контроль поділяється на:
– позавідомчий (зовнішній), що здійснюється службами, які не входять до складу ДПА (Кабінет Міністрів України, Рахункова палата Верховної Ради України, Державна пожежна охорона тощо);
– внутрівідомчий – здійснюється відповідними апаратами ДПС України щодо органів, підрозділів, організацій, що знаходяться у системі державної податкової служби (Управління внутрівідомчого контролю в ДПА України, в ДПА АР Крим, областей, у містах Києві та Севастополі – відділ). Внутрівідомчий контроль у системі органів ДПС може здійснюватись у таких основних формах.
1. Ревізії фінансово-господарської діяльності з метою виявлення законності, доцільності проведення фінансово-господарських операцій. Ревізії бувають:
– комплексні – заздалегідь підготовлені та сплановані ревізії всіх напрямів фінансово-господарської діяльності;
– ревізії окремих питань фінансово-господарської діяльності;
– наскрізні ревізії – охоплюють весь комплекс господарсько-фінансової діяльності органів ДПС згори донизу, на всіх рівнях системи.
2. Перевірки діяльності органів ДПС шляхом аналізу діяльності органу, служби, підрозділу, напряму роботи, окремих питань. Залежно від мети та обсягів перевірки можуть набувати наступних форм:
– комплексні – перевірки, що проводиться відповідно до плану з метою аналізу організаторської, службової діяльності у комплексі всіх служб, підрозділів органів ДПС у встановлені відповідними нормативними актами строки або рішеннями керівника відповідного органу управління. Головні завдання комплексної перевірки:
а) визначення спроможності керівництва виконувати покладені на нього функціональні обов’язки;
б) вивчення управлінської діяльності, стилю, форм і методів керівництва та виконавчої дисципліни, стану роботи щодо забезпечення надходжень, обов’язкових платежів до бюджету, попередження порушень податкового законодавства, а також притягнення до відповідальності його порушників;
в) вивчення стану роботи з апеляціями, заявами, зверненнями, додержання вимог законодавства під час їх розгляду та прийняття рішень за їх наслідками;
г) вивчення морально-психологічного клімату в колективах органів та структурних підрозділів;
д) вивчення матеріально-технічного, кадрового та іншого ресурсного забезпечення;
– наскрізна перевірка, що охоплює комплекс організаторської та службової діяльності на всіх рівнях системи, зверху до низу;
– цільова (спеціальна) перевірка, що проводиться з окремих проблем службової діяльності;
– контрольна перевірка, що проводиться з метою вивчення стану справ щодо усунення недоліків та порушень, виявлених попередніми перевірками та ревізіями. Вони можуть проводитись як у плановому порядку, так і на розсуд керівника.
Контрольна діяльність – це прерогатива, виключне право керівників системи управління всіх рівнів. Завдання керівника при реалізації ним контролю полягає у тому, щоб повною мірою забезпечити комплексний нагляд за здійсненням і перевірку своєчасності та якості виконання всіх видів роботи та обов’язків, які покладаються на очолюваний ним орган підзаконними актами, відомчими організаційно-розпорядчими, плановими та іншими рішеннями.
Одночасно з цим керівник, незважаючи на його компетентність і професіоналізм, не може особисто належним чином забезпечити контроль за виконанням усіх видів розпоряджень. Тому частина контрольних повноважень делегується певним структурним підрозділам, спеціалістам, спеціально введеним до складу органів ДПС управлінь, відділів тощо, до компетенції яких входять контрольні функції. У сукупності вони створюють систему контролю.
Система контролю – певна для даного рівня управління сукупність суб’єктів та об’єктів контрольної діяльності, що взаємодіють як єдине ціле на основі встановлених форм, методів і засобів контролю в інтересах досягнення цілей та розв’язання завдань системи.
Кількість контролюючих органів не означає гарантію високої якості контролю і досягнення успіху в управлінні. Контроль може бути ефективним тільки за наявності добре налагодженої системи:
– встановлення основних напрямів контрольної діяльності та переліку питань, що потребують перевірки;
– визначення апаратів, органів, підрозділів, що підлягають перевірці;
– делегування та розподіл контрольних функцій між відповідними керівниками;
– закріплення прав, обов’язків і відповідальності суб’єктів та об’єктів контрольної діяльності;
– планування контрольної роботи;
– чітке визначення його строків (час проведення і періодичність);
– забезпечення методичної допомоги суб’єктам управління щодо організації контролю;
– використання рекомендацій науки та передової практики щодо вдосконалення системи контролю.
Облік – це здійснюваний під час управлінської діяльності процес здобування, обробки та систематизації відомостей про результати функціонування системи й реалізації виконавцями управлінських рішень та доручених їм завдань, виражених, як правило, кількісними показниками.
Поняття “облік” – дуже широке і використовується у різних сферах діяльності, у т. ч. і управлінні, де найчастіше під цією категорією розуміють статистичний, бухгалтерський та оперативно-технічний облік.
Статистичний облік – це процес збору та узагальнення показників щодо кількості характеристик суспільних явищ та процесів, тобто збираються та у встановленому порядку обробляються дані про стан системи органів ДПС України. Статистичні дані у комплексі з науковою обробкою дають можливість отримати інформацію з доволі високим рівнем достовірності про стан як керованої, так і управляючої систем та, як наслідок, організовувати ефективне управління. Статистичний облік може мати конкретні форми виявлення: звіт, вибіркове дослідження тощо.
Бухгалтерський облік – це здобування даних про кругообіг, рух фінансових засобів, а також матеріалів і людських ресурсів у грошовому вираженні. Незважаючи на різноманітність об’єктів, що підлягають урахуванню, зазначений облік дає можливість формалізувати інформацію, перетворити її у форму чисел, таблиць, відомостей, тобто у співставимий вигляд.
Оперативно-технічний облік – це здобування даних для поточних та безпосередніх потреб управління про стан ресурсів, проблемні питання, стан виконання управлінських рішень тощо. Даний вид обліку дає інформацію про оперативний стан системи на кожний зазначений момент, і чим безперервніше та високоякісніше він здійснюватиметься, тим ефективніше використовуватимуться функції управління.
Оперативно-технічний облік постійно здійснюється у межах компетенції всіма органами ДПС України та їх структурними підрозділами. Разом з тим, найважливішими його складовими є:
– оперативний облік податків і зборів до бюджетів та державних цільових фондів;
– облік платників податків і зборів до бюджетів та державних цільових фондів.
Оперативний облік податків і зборів до бюджетів та державних цільових фондів передбачає:
– отримання податкових документів для проведення нарахувань податків та інших платежів у картках особових рахунків;
– відкриття особових рахунків платників податків;
– облік нарахувань податків та інших платежів;
– облік авансових платежів;
– облік надходжень податків та інших платежів до бюджетів та державних цільових фондів;
– автоматизований облік сплати податків і зборів; автоматизована обробка реєстрів кредитових документів установ банків відносно особових рахунків платників податків; забезпечення формування щоденних звітів про стан надходження платежів;
– облік відстрочок, розстрочок та скасування з податків та інших платежів;
– облік пільг щодо сплати податків і інших платежів;
– облік донарахованих сум за результатами документальних перевірок;
– облік фінансових санкцій, недоїмки та переплат, взаємозаліків, адміністративних штрафів;
– облік нарахування, сплати та стягнення пені;
– узгодження даних щодо надходження платежів до бюджетів та державних цільових фондів з фінорганами, відділеннями казначейства, банками;
– закриття особових рахунків платників податків.
Облік платників податків і зборів до бюджетів та державних цільових фондів включає наступні процедури (основні).
1. Ідентифікація фізичних осіб, до складу якої входять:
– організація робіт щодо заповнення спеціальних облікових карток ф. 1ДР;
– перевірка достовірності занесеної до них інформації;
– занесення даних карток ф. 1ДР до автоматизованої системи обробки даних;
– видача довідки про присвоєння ідентифікаційного номера;
– прийом і реєстрація довідок про доходи та сплачені податки працюючими та суб’єктами підприємницької діяльності;
– аналіз повноти подання інформації про доходи та сплачені податки.
2. Взяття на облік суб’єкта оподаткування – фізичної або юридичної особи, що охоплює процедури:
– організацію робіт щодо заповнення облікових карток та перевірку занесеної до них інформації;
– перевірку документів, необхідних для взяття суб’єкта оподаткування на облік;
– занесення реєстраційних даних до автоматизованої системи обробки інформації;
– занесення даних про об’єкти оподаткування на основі наданих суб’єктом оподаткування документів.
3. Перереєстрація суб’єкта оподаткування, яка передбачає:
– перевірку достовірності занесеної до облікових карток інформації;
– перевірку документів, необхідних для перереєстрації суб’єкта оподаткування;
– занесення реєстраційних даних до системи обліку;
– занесення даних про об’єкти оподаткування, отримані в результаті перевірочної роботи.
4. Зняття з обліку суб’єкта оподаткування
5. Видача довідок, свідоцтв про реєстрацію в податковій інспекції.
6. Контроль за застосуванням ідентифікаційних номерів ДРФО ти кодів ЄДРПОУ.
7. Контроль за своєчасністю та повнотою надання установами банків та суб’єктами підприємницької діяльності відомостей про відкриття (закриття) рахунків.
8. Взаємодія з органами реєстрації, статистики, прокуратури, внутрішніх справ з питання повноти і достовірності обліку платників податків
Крім названих, існує цілий ряд видів обліку, які вивчаються іншими науками.
Контрольні запитання:
1. У чому полягає суть аналітичної роботи?
2. Охарактеризуйте значення контролю в управлінській діяльності.
3. Які Ви знаєте форми контролю в управлінській діяльності?
4. У чому полягає значення взаємодії в органах ДПС України?
5. Охарактеризуйте систему управлінських рішень в органах ДПС України.
6. Які особливості прогнозування в управлінській діяльності?