2.4.1. Інформаційне забезпечення
Однією з найбільш важливих функцій органів управління будь-якої системи є інформаційне забезпечення її діяльності. Ця діяльність спрямована на створення, організацію, функціонування та вдосконалення інформаційних систем, які служать успішному досягненню мети управління.
Практика діяльності ДПС підтверджує пріоритетне значення системи інформаційного забезпечення як ланки, що зумовлює ефективність роботи всієї податкової системи. Система інформаційного забезпечення здійснює інформаційну підтримку органів ДПС у всіх напрямах службової діяльності, надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову інформацію.
Інформаційне забезпечення управління – комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв’язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.
У зв’язку з розвитком ДПС, одночасно із збільшенням кількості платників податків та обов’язкових платежів до бюджету, надзвичайно збільшився потік інформації, що надходить на адресу податківців, зросла кількість документів, що потребують негайного реагування, обсяг інформації давно перейшов межу, коли прості засоби обробки інформації дозволяють оперативно та доброякісно її обробити. Це можна здійснити лише за умови функціонування інформаційних систем (ІС).
Інформаційна система – організований комплекс збирання, зберігання, накопичення, обробки, оновлення, пошуку, відображення та надання споживачам інформації, необхідної для ефективного управління.
До складу інформаційних систем входять: інформація (відомості), персонал, організаційні та технічні засоби, методи та процедури роботи з інформацією, джерела та здобувачі інформації, носії (паперові, електронні, магнітні тощо).
Основні завдання інформаційних систем:
– постійне поповнення необхідною інформацією;
– своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовірними даними;
– збирання, обробка даних про стан та результати роботи об’єктів управління для інформування вищих органів управління;
– аналітична обробка інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Інформаційна система ДПС ґрунтується на трьох основних елементах:
1. Центральній базі даних (ЦБД) податкових органів, до складу якої входять:
– Державні реєстри платників податків юридичних і фізичних осіб;
– Державний реєстр платників ПДВ;
– реєстри прибуткових та неприбуткових організацій, підприємств;
– реєстр постійних представництв нерезидентів;
– реєстр фіктивних підприємств та фіктивних податкових накладних;
– реєстр втрачених паспортів;
– масив ВМД суб’єктів зовнішньо-економічної діяльності (ЗЕД);
– перелік суб’єктів ЗЕД, акредитованих на митних постах;
– інформація про імпорт автомобілів фізичними особами;
– щодекадна інформація про стан розрахунків платників з бюджетом (АІС “Галузь”);
– щоквартальні дані про пільги платників податків (АІС “Пільги”);
– Національний план контрольно-перевірочної роботи;
– дані про реалізовані акцизні марки (АІС “Акцизні марки”).
2. Корпоративній інформаційній телекомунікаційній мережі, що надає можливість податковим органам використовувати інформацію ЦБД та інформаційних архівів інших міністерств та відомств (Державна митна служба, Державне Казначейство, Держкомстат, Мінфін, банки тощо).
3. Сучасних інформаційних технологіях на всіх рівнях ієрархічної структури податкової системи. Це викликано, у першу чергу, тим, що за останні роки значно збільшилась кількість платників (близько 700 тис. юридичних осіб), а інформаційні технології попереднього покоління не дають змоги оперативно забезпечувати аналіз та створювати умови для прийняття управлінських рішень.
Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого інформаційного середовища, яке повинно охоплювати у рамках усієї податкової служби інформаційне, телекомунікаційне, комп’ютерне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі ПЕОМ, бази даних і знань, а також забезпечувати можливість створення і використання ефективного системно-аналітичного апарату, що дозволить на необхідному рівні інформаційного обслуговування вести повсякденну оперативну роботу, здійснювати системний аналіз стану та перспектив діяльності ДПС України у цілому і приймати науково-обґрунтовані рішення з реалізації податкової політики.
На сьогодні у ДПС розробляється та функціонує ряд автоматизованих інформаційних систем:
– АІС ДПА обласного рівня, що забезпечує комплексну автоматизацію функцій роботи з базами даних обласних апаратів;
– Автоматизована інформаційна система (АІС) “Пільги” містить інформацію про пільги та дані щодо кількості платників податків;
– АІС “Галузь” забезпечує автоматизоване створення зведених даних районного рівня про платників податків і накопичення інформації за результатами їх фінансово-економічної діяльності та мобілізації коштів у бюджет України;
– АІС “Облік податків і платежів” районного рівня забезпечує автоматизацію облікових функцій, автоматизований розрахунок податкової заборгованості та пені за порушення термінів сплати, формування довідок та звітності ДПІ районного рівня;
– системні локально-мережеві АРМи районного рівня: “Підприємці”, “Земля”, “Облік платників”, “Аудит”, “Пільги”, “Свідоцтво”, “Касові апарати”, “Банк”, “Звіт” тощо.
Велику проблему у діяльності як ДПС України, так і інших органів влади складає подолання інформаційного дефіциту щодо ефективного відстежування господарської діяльності безперервно зростаючої чисельності й ділової активності суб’єктів підприємницької, в т. ч. і у сфері зовнішньоекономічної діяльності.
На сьогодні обмін електронною інформацією реалізований тільки у вигляді розробленого порядку обміну інформацією з банками, відповідно до якого інформація поступає в електронному вигляді засобами електронної пошти, а також електронного обміну інформацією з митною службою.
Обмін з іншими відомствами налагоджений лише у паперовому вигляді, поштою або в електронному вигляді (на дискетах).
Такий обмін, як правило, супроводжується затримками, які не дозволяють використовувати оперативні методи щодо відвернення порушень податкового законодавства.
Зазначена система обміну інформацією не має надійних механізмів захисту інформації.
Потоки інформації не охоплюють усього комплексу необхідної інформації для ефективного функціонування системи, охоплюючи проведення об’єктивного аналізу, прогнозування та формування потрібної звітності.
Ураховуючи зазначене, одним з пріоритетних напрямів діяльності ДПС є проведення модернізації, особливо у галузі інформаційних технологій.
Одним із варіантів може бути створення єдиної інтегрованої інформаційної системи ДПС, що складається з комплексу функціональних, управлінських та інфраструктурних підсистем, що забезпечують надійне її функціонування.
Це дозволить забезпечити:
– використання єдиної бази документів усіма підсистемами й реалізацію безперервного документообігу; повну автоматичну регламентацію дій користувачів; планування і розподіл завдань, контроль їх виконання;
– можливість системного управління, централізованого контролю діяльності кінцевих користувачів системи, розподіл і нормування навантажень, а також централізованого супроводу системи (оновлення математичного забезпечення, технічного оснащення, форм документів тощо);
– можливість оптимізації взаємодії між обласними та районними органами ДПС.
Паралельно із наведеним великого значення набуває впровадження систем підтримки рішень (СППР), які відомі в іноземній літературі як Decision Support Systems (DSS).
Це інтерактивні комп’ютерні системи, призначені для підтримки діяльності управлінця під час прийняття рішення щодо слабоструктурованих або неструктурованих систем, а також для підвищення ефективності рішень, які приймаються на основі аналітичних та інформаційних даних про ситуацію, пов’язану з прийняттям рішення.
СППР охоплює три компоненти:
– підсистему інтерфейсу, який надає змогу користувачу проводити діалог із системою, використовуючи різні програми вводу-виводу інформації;
– підсистему управління базою даних, яка призначена для зберігання, управління, вибору, відображення та аналізу даних;
– підсистему управління базою моделей, яка містить набір моделей для забезпечення відповідей на множину запитів користувачів, для розв’язування завдань тощо.
Ці системи можуть виконувати, крім зазначеного, порівняння альтернативних рішень з метою вибору кращого та опрацювання інших пропозицій для керівника щодо формування критеріїв, генерування та вибору моделей, збору та підготовки даних, оформлення та видачі результатів тощо.
Інтерес до СППР як до перспективного напряму використання обчислювальної техніки, інформації та інформаційних технологій, так і до інструменту підвищення ефективності праці у сфері управління зростає. Розробка та впровадження СППР у багатьох країнах світу перетворилась на ділянку бізнесу, що стрімко розвивається.