У своїй сучасній формі PR являє собою науково-управлінській аспект процесів вирішення проблем та змін, що мають місце в різного роду організаціях. Найчастіше її подають у вигляді чотирьохетапного процесу вирішення конкретної проблеми:
1. Визначення (постановка) проблеми включає збір інформації, перевірку знань, поглядів, перевірки тих, хто тим чи іншим чином пов’язаний з діяльністю даної організації та на кого ця діяльність справляє вплив для відповіді на запитання “що діється?”, а також підготовки інформаційної основи для всіх наступних етапів.
2. Планування і програмування – інформація, зібрана на першому етапі, аналізується для виділення суспільних груп, які повинні бути охоплені програмою, визначення меж програми, опрацювання стратегії і тактики дій. Даний етап реалізується з метою отримання відповіді на запитання “що необхідно змінити, зробити, сказати з урахуванням того, що відомо про проблему”.
3. Вжиття заходів – реалізація програми дій, спрямованих на досягнення встановлених цілей у межах кожної із суспільних груп з метою відповіді на запитання “хто, коли, де і як повинен зробити?”
4. Оцінка програми – оцінка підготовки, реалізації і результатів виконання програми. Виконання програми продовжується або припиняється залежно від результатів оцінки.
Кожен з названих етапів важливий не менше від інших, проте процес у цілому починається із збору інформації з метою встановлення проблеми. Інформація і розуміння проблеми, що забезпечується внаслідок реалізації першого етапу, мотивують і направляють усі наступні етапи.
На практиці, безперечно, неможливо точно розділити стадії діагностування, планування, реалізації і оцінки, оскільки процес вирішення проблем має безперервний і циклічний характер.
Постановка проблеми являє собою короткий опис ситуації, сформованої у вигляді пропозиції. Ефективна постановка проблеми реалізує все, що ми дізнались про ситуації, пов’язані з конкретною проблемою:
– актуальний опис поточної ситуації;
– опис ситуації із застосуванням конкретних та об’єктивних характеристик (у першу чергу, тих, що піддаються виміру) для отримання відповіді на запитання:
1. Що є джерелом стурбованості?
2. Коли з’являється проблема?
3. На кого впливає проблема?
4. Кого охоплює проблема?
5. Як проблема зачіпає інтереси людей або їх груп?
Чому ця проблема хвилює організацію?
Постановка проблеми не означає визначення готового шляху її вирішення. Якби цей елемент був присутнім у постановці проблеми, то проблемні стратегії були б наперед визначеними і досить обмеженими.
Прикладом реальних проблем може бути та, що на сьогодні в Україні рівень добровільної сплати податків хоча і має тенденцію до збільшення, усе ж залишається низьким, не перевищуючи 47–50 %.
Інша проблема: сотні мільйонів гривень втрачає державний бюджет від застосування чинного порядку відшкодування ПДВ – бюджет практично стає донором підприємницьких структур. Так, у Донецькій області за результатами 2000 року необхідно відшкодувати його на суму 3,5 млрд. грн., а розрахований борг сплати на цей рік – 1 млрд. грн., що становить лише 28 %.
Як видно із наведеного, кожна із цих постановок проблем вміщує конкретні об’єктивні характеристики проблемної ситуації, що базуються на дослідженнях і документах. Одночасно вона не передбачає конкретну стратегію її вирішення.
Процес планування та створення PR-програм, як правило, охоплює наступні стадії:
1. Визначення завдань, характеру й масштабів майбутньої роботи.
2. Визначення областей основних результатів та об’єктів інвестування (куди витрачати час, енергію, талант).
3. Визначення і конкретизація показників ефективності, а також кількісних показників, за якими можна було б оцінювати результати.
4. Визначення результатів, яких необхідно досягнути.
5. Підготовка планів дій. Визначення конкретних шляхів досягнення поставлених цілей.
5.1. Складання програми. Визначення послідовності дій, необхідних для досягнення мети.
5.2. Складання графіка. Визначення терміну виконання завдань і стадій.
5.3. Фінансування. Визначення бюджету й вибір джерел фінансування.
5.4. Звітність. Визначення органу контролю за виконанням завдань і стадій.
5.5. Узгодження. Розгляд та, за необхідності, узгодження експериментального плану перед передачею його на виконання.
6. Контроль забезпечення ефективного виконання завдань.
7. Комунікації. Визначення організаційних зв’язків, необхідних для уточнення і реалізації попередніх шести стадій.
8. Виконання, забезпечення узгодженості, визначення осіб- виконавців першочергових завдань.
Програмні завдання детально описують основні результати, яких необхідно досягти для реалізації програмної мети, а саме:
– зазначають основні напрями розробникам програми;
– забезпечують керівництво виконавцями програм;
– детально визначають критерії для контролю і оцінки програм;
– конкретизують робочу теорію і бажані результати, а також послідовність виконання програми, терміни, масштаб дій, необхідних для виконання програми;
– вміщують один з трьох варіантів руху до заданого результату: “збільшити”, “зменшити” або “зберегти”;
– зазначають результат, якого необхідно досягти: що знати або розуміти (результат інформованості), у чому бути переконаним (результат установок), що робити (результат поведінки). Кожне завдання детально виражає єдиний конкретний результат;
– встановлюють у конкретних величинах значення, зміст або рівень, який слід підтримувати, що забезпечить конкретну оцінку результату. Задані показники повинні бути реальними й відповідати наявним ресурсам для виконання програми;
– визначають дату, до якої повинен бути отриманий конкретний результат. Для визначення дати дотримуються послідовності очікуваних подій. Як правило, результати ідуть один за іншим, у певному порядку. Кожний успішний результат логічно пов’язаний з попереднім.
Завдання оформляють у письмовому вигляді, копії яких отримують усі працівники, залучені до даної програми. Цими завданнями керуються при плануванні, управлінні, а також під час оцінки програми або її елементів.
У випадку змін умов середовища можлива зміна завдань, їх доповнення та уточнення.
Завдання доводяться у формі, що виключає двозначне трактування. За відсутності чітких завдань PR-програми можуть “плавати” залежно від побажань зацікавлених сторін. Посадові особи, наділені владою, можуть вибрати стратегію і тактику програми під впливом суб’єктивних факторів, а не тому, що ці програми логічно пов’язані із заданими результатами. На відміну від них, спеціалісти-практики можуть вибрати конкретну стратегію і тактику внаслідок бажання комфорту, звички, що базується на попередньому досвіді.
Написання програми – складне завдання. Його, як правило, ставлять перед досвідченим працівником організації, який у ній має тривалий досвід роботи. Разом з тим, важливо, щоб усі співробітники знали, як розроблюється план та програма. Це дасть їм можливість краще виконувати свою частину роботи під час реалізації програми та забезпечувати взаємодію з іншими виконавцями.
Обов’язковою передумовою планування і програмування є аналіз ситуації, який, на відміну від постановки проблеми, передбачає отримання повного набору даних про ситуацію, її історію, дійових осіб, яких вона стосується. Крім цього, тут охоплюється вся фонова інформація, необхідна для максимально нового розуміння проблеми.
Такий аналіз складається з декількох розділів. Перший розділ стосується внутрішніх факторів і вміщує матеріали про організацію, політику, дії, пов’язані з проблемною ситуацією. Вивчаються дії найбільш впливових фігур у самій організації, структура та процеси підрозділів організації, що мають відношення до даної проблеми, історія зародження проблеми в організації, а також те, як, коли і з якою метою вона спілкується з громадськістю.
Після вияснення організаційного аспекту ситуації, пов’язаної з проблемою, об’єктом аналізу стають зовнішні фактори (другий розділ), як позитивні, так і негативні. Основою такого аналізу може бути систематичний огляд історії даної проблемної ситуації за межами організації. Крім цього, такий аналіз передбачає детальне вивчення, кого і як торкається дана проблема, тобто аналіз “акціонерів” – людей, їх груп, що перебувають у взаємопов’язаних відносинах з організацією.
Вивчення “акціонерів” дає можливість встановити те, що їм відомо і як вони сприймають конкретну ситуацію, як вони добувають та користуються доступною інформацією. Крім усього іншого, це сприяє визначенню послідовності пріоритетів та найбільш важливих “акціонерів” для вирішення конкретної проблеми.
За відсутністю повного розуміння проблеми, можна розробити програми, які не матимуть відношення до найважливіших причин, що її породили.
Лише після того, як ситуація буде повністю проаналізована, приступають безпосередньо до постановки мети та планування проблеми, що розробляється.
Підготовка плану PR не гарантує успіху, але значно збільшує ймовірність його досягнення. У даному випадку планування здійснюється, у першу чергу, з метою управління непередбачуваними обставинами (аварії, кризи), ліквідації негативних наслідків події або її відвернення, різка зміна політичної, економічної ситуації або законодавства чи складу керівництва певними установами та державними органами.
На практиці PR найчастіше зайняті створенням відповідної точки зору відносно події, що вже сталась, ніж відверненням такої події. Проте існує багато ситуацій та обставин, коли від служби зв’язків з громадськістю вимагається вжиття заходів щодо виправлення ситуації, оскільки попереджувальні заходи не були проведені.
PR передбачає перспективне планування і складання програм у різних областях, наприклад, у соціальній сфері, державній політиці. Часто планування зумовлюється кризами або необхідністю терміново нейтралізувати негативну ситуацію чи максимально використати сприятливу.
Останнє найкраще виходить тоді, коли сприятлива ситуація використовується у рамках перспективного плану, де визначені заходи для таких непередбачених обставин.