7. Анализ полученных результатов. Также очень важный этап. От него зависит, насколько эффективно были потрачены ресурсы и как изменится работа оцениваемой службы.
Оценка может дать крайне много для организации, поэтому стоит со всей серьезностью подойти к процессу подготовки и планирования исследования.
Всем людям свойственно ошибаться и оценщики в данном случае не исключение. Но по возможности ошибок все же стоит избегать.
Вот примерный и неполный перечень возможных ошибок, которые легко совершить, не задумываясь о том, что поступаешь неправильно:
1. Сравнение работников друг с другом, вместо сравнения с определенными стандартами;
2. Завышение/занижение оценки;
3. Необъективное предубеждение против работника;
4. Применение «двойных стандартов»;
5. Изменение критериев в ходе процесса оценки;
6. Дача сложных или заведомо невыполнимых заданий.
Чтобы избежать этих и подобных ошибок нужно перед началом работы составить себе план и строго следовать ему. Настоящий профессионал никогда не будет смешивать свои эмоции и задачу, поставленную перед ним.
Выбор субъекта оценки очень важен для проведения оценивания, так как от субъекта оценки будут зависеть методы и критерии оценки.
«Ассортимент» субъектов оценки достаточно широкий и выбор во многом будет зависеть от целей, задач и возможностей исследователя. Трудно сказать, кто из нижеперечисленных лиц сможет обеспечить наибольший уровень объективности – у каждого есть свои достоинства и недостатки – поэтому в каждом отдельном случае решение должно быть индивидуальным.
· Непосредственный начальник оцениваемого объекта
+ Дешевый и доступный вариант. Руководитель хорошо знает своих подчиненных и может определить их сильные и слабые стороны.
- Велика опасность субъективной оценки из-за постоянных контактов руководитель-подчиненный
· Представитель отдела кадров
+ Этот вариант возможно использовать в тех случаях, когда нет возможности пригласить профессиональных оценщиков, а руководитель не может заняться этим делом.
- В большой организации один человек не может быть специалистом в каждой области. А глубокие познания требуются для повышения качества оценки.
· Представитель или руководитель другого отдела организации
+ Человек с другого отдела будет неплохо разбираться в сфере деятельности оцениваемого отдела и сможет «свежим» взглядом оценить ситуацию.
- Если между двумя отделами существуют неприязненные отношения или конкуренция, то возникает возможность очернения друг друга из-за желания обогнать соперника.
· Фирмы, профессионально занимающиеся оценкой
+ Возможность провести качественную, оперативную, объективную и независимую оценку.
- Услуги таких компаний стоят дорого и не каждое подразделение может себе их позволить, особенно в условиях кризиса.
· Самооценка
+ Помогает избежать предвзятого мнения оценщиков, но может использоваться только в качестве части системы оценки.
- Адекватная самооценка не возможна, неизбежна пере- и недооценка.
В реальной практике наиболее приемлем будет синтез нескольких способов. Например, по результатам интервью или анкетирования руководитель начинает исследование, а параллельно ему действует профессиональный оценщик. После окончания проверки все данные суммируются и на их основе вырабатываются пути решения проблем. Такое сочетание даст лучшие результаты.
Глава II. Методы оценки эффективности
Методы оценки можно разделить на три отдельные группы:
- Количественные
- Качественные
- Комбинированные.
Выбор метода зависит от специфики оцениваемого органа. Для предприятия и организаций, связанных с деятельностью, результаты которой легче выразить в цифрах больше подойдет количественный метод, так как он позволит четко отобразить все показатели и облегчит оценку. Для организаций, связанных с оказанием услуг, качественный метод позволит оценить их работу по разным критериям качества, которые сложно преобразовать в числовые данные.
Но, на мой взгляд, в большинстве случаев, лучше использовать комбинированные методы оценки, поскольку они совмещают в себе все преимущества обоих методов. Например, для оценки эффективности действий местной администрации, можно использовать как количественные методы (анализ изменения показателей), так и качественные (опрос населения, предпринимателей).
Применение комбинированных методов оценки позволит получить полную и ясную картину и поможет избежать «сухости» чисел и возможной необъективности качественных методов.
Количественные методы – это методы исследования, имеющие дело с числовым выражением различных показателей и данных, их анализом оценкой. Эти методы отвечают на вопросы «Кто?» и «Сколько?». В науке большая часть исследований проводится именно посредством количественных методов. Одним из важнейших преимуществ количественных методов состоит в их высокой степени объективности и независимости от личности оценщика.
Данные, полученные в результате исследования, будет удобно представить в виде таблиц, графиков и диаграмм. Это позволит облегчить анализ материла и повысит его наглядность, что важно при работе с большим числом объектов оценки.
Рассмотрим некоторые из количественных методов, применимых на практике.
1) Метод балльной оценки
Данный метод приемлем для оценки деятельности как сотрудников одного отдела, так и для оценки структурных отделений большого предприятия или организации. Но, как и все методы, он требует профессионализма и погруженности в сферу деятельности оцениваемого объекта. Недостатком данного метода является возможность недопустимой субъективности оценки.
Оценщик, на основании определенных критериев, разрабатывает систему присвоения баллов за каждое достижение сотрудника или их снятия за невыполнение своих служебных обязанностей.
Баллы должны выставляться на основании строго объективных факторов: выполнения плана, вовремя написанный отчет, количество жалоб и так далее. Оценку за выполнение плана можно привязать к проценту его исполнения: >10% = 0, 10-20% = 1, 21-40% = 2 и т.д. Тем же способом можно поступить и с другими показателями.
В конце выбранного отчетного периода (месяц, квартал, год…), получены баллы вносятся в таблицу и с учетом коэффициента важности вычисляется рейтинг каждого из объектов оценки[4].
Например, для отдела из 4 человек итоговая таблица будет выглядеть так:
Табл. 1. Рейтинговая таблица коллектива.
| Фамилия | Сдача отчета (0.3) | Выполнение плана (0.3) | Количество жалоб (0.25) | Опоздания (0.15) | Итог (1.0) |
| Иванов | 3 | 3 | 2 | 5 | 3,05 |
| Петров | 5 | 5 | 5 | 4 | 4,85 |
| Сидоров | 2 | 4 | 4 | 2 | 3,1 |
| Кузнецов | 4 | 5 | 3 | 3 | 3,9 |
ВАЖНО!!! Для правильного подсчета следует помнить, что между количеством жалоб и опозданиями должна быть обратная связь: чем меньше жалоб и опозданий, тем выше оценка.
2) Метод самооценки
Этот метод не следует использовать в качестве основного, так как объективная самооценка не возможна apriori. Человек склонен к недо- или переоценки себя и своих деловых качеств. Но в качестве одного из элементов системы оценки он вполне приемлем.
Согласно старой мудрости, человека нужно сравнивать только с самим собой. Сравнение сотрудником себя самого с более успешными коллегами может развить в нем комплекс неполноценности и ухудшить его работу. Сравнение с менее успешными коллегами тоже не целесообразно, поскольку в этом случае, сотрудник может взять для себя более низкую планку, чем он способен.
Способ заключается в том, что сотрудникам выдается анкета с перечнем деловых и личностных качеств, необходимых для успешной и продуктивной работы в данной организации. Сотрудники по каждому из пунктов выставляют себе оценку или выбирают один из предложенных вариантов ответа: «никогда», «почти никогда», «редко», «часто», «очень часто», «всегда».
Данную анкету можно сделать анонимной и использовать для определения общего уровня самооценки в коллективе.
Качественные методы – это методы, описывающие качества и характеристики объекта без их количественного выражения. Качественные методы отвечают на вопросы «Как?» и «Почему?». Они не столь часто применяются в исследованиях, но их использование может оказаться полезным для уточнения результатов.
Качественные методы не обеспечивают такого уровня надежности, как количественные. Этот недостаток можно исправить, пригласив нескольких экспертов со стороны, не связанных с деятельностью оцениваемого объекта.
Рассмотрим некоторые из методов:
1) Прямое наблюдение
При использовании этого метода, оценщик проводит наблюдение за деятельностью работников. Он может присутствовать на «летучках», прохаживаться по офису, беседовать с персоналом в формальной обстановке (в офисе, в кабинете начальника) или в неформальной (в кафе, столовой, во время перекура).
После окончания работы оценщик составляет подробный отчет, где указывает все обнаруженные им недостатки, проблемы и возможные пути их решения. На основании этого отчета руководитель будет принимать решение по кадровым вопросам и проблемам эффективного администрирования.
Достоинством этого является то, что он позволяет оценить ситуацию «взглядом изнутри», что положительно скажется на качестве работы оценщика. С другой стороны, приближенность оценщика к персоналу, открытость его действий, ставит под угрозу объективность оценки, вызванную возможным возникновением симпатий между оценщиком и работниками.