На практике работодатель всегда собирал данные о работнике. Для этой цели использовались листок по учету кадров, автобиография, различного рода анкеты, письменные характеристики, справки, запросы и т. п. В тоже время правовая регламентация сбора этих данных, их обработка, а также доступа к ним соответствующего работника отсутствовали.
Таким образом, при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника.
Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, по средствам которых возможно идентифицировать его личность[2].
Сегодня, когда широко используются автоматизированные технологии. Практически в каждой организации в информационных системах хранятся и обрабатываются различные данные о сотрудниках, клиентах, партнерах и т.п. Данная информация может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) прав и законных интересов граждан, причинить ему материальный ущерб или моральный вред.
Кроме того, рядовые граждане зачастую сами не заботятся о сохранении своих персональных данных. XXIвек - век Интернета и различных коммуникационных сетей, где для регистрации на интернет-сайте необходимо указывать личные данные. Совершая покупки в магазинах, мы, не задумываясь, суем свой паспорт продавцу. Например, при получении кредита, вынуждены предоставлять не только базовые данные (имя, фамилию и место работы), но и также данные членов семьи и других лиц. Также наши данные записываются в больницах, учебных заведениях, и это небольшой перечень перечисленных мест, где персональные данные необходимы.
Что касается представляемой работником при поступлении на работу информации работодателю, то она должна иметь форму документа. Так при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю пакет документов в соответствии со статьей 65 ТК РФ.
Возникает вопрос: какое же количество людей имеет доступ к персональным данным? Это могут быть не только сотрудники учреждений, в которых хранятся эти данные, ими может завладеть практически любой человек и в дальнейшем использовать их с неблаговидной целью. Таких примеров масса. Необходимость закона, регламентирующего защиту данных, очевидна. Персональные данные каждого лица должны быть защищены.
Эти и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использовании в организации, о передаче персональных данных и правах работника по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнения требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.
Европейская Конвенция о защите прав человека и основных свобод провозглашает, что каждый человек имеет право на уважение его личной и семейной жизни. Всеобщая Декларация прав человека предусматривает: «никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь … Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или таких посягательств».
Эти положения закреплены и в Конституции РФ. Так, ст. 23 Конституции РФ гласит, что каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
В настоящее время в российском законодательстве на базе вышеизложенных документов, предусматривающих защиту сведений о личности и личной жизни граждан от необоснованного ознакомления с ними или распространения этих сведений без ведома (согласия) этого лица, разработано огромное количество нормативных актов, абсолютно новые: Глава 14 «Защита персональных данных» ТК РФ (ст. 85-90); ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; ФЗ РФ «О персональных данных».
Так таковых единых требований к содержанию режима персональных данных, за исключением требования конфиденциальности нет, как нет и определения понятия персональных данных. Следует также отметить, далеко не всегда в нормативно-правовом акте устанавливаются всем необходимые составляющие правового режима персональных данных, что создает условие для злоупотреблений.
1.2. Понятие персональных данных работника.
Регулированию и обеспечению конфиденциальности персонифицированной информации о работниках, посвящены нормы, содержащиеся в статьях Главы 14 «Защита персональных данных работника», которой завершается раздел III«Трудовой договор» ТК РФ.
В отечественном трудовом праве такие нормы появились недавно. Действовавший до 1 февраля 2002 года КЗоТ РФ не только не содержал эти нормы, но и не употреблял терминологию, которой охватились бы понятия персональных данных и иной информации о работниках. И только с принятием Трудового кодекса Российской Федерации, сбор, хранение и использование конфиденциальной информации о работниках стали предметом правового регулирования.
Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 гл. 14 ТК РФ).
В тоже время, какая информация необходима работодателю, законодатель не установил. Согласно статье 3 Федерального закона «О персональных данных», определение персональных данных звучит более иным образом: «Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Персональные данные объективно присущи любому человеку, они подчеркивают правовой статус человека и гражданина. Персональные данные содержат необходимый объем информации о человеке, который участвует в соответствующих правоотношениях. Персональные данные принадлежат непосредственно человеку, и он в их несанкционированном распространении, как правило, не заинтересован, в этой связи неслучайно, что персональные данные охраняются различными правовыми средствами. Исходя из этого вполне логично, что доступ к персональным данным имеет весьмаограниченный круг лиц, работодатель, сотрудники кадровых служб и др. В этой связи значение персональных данных трудно переоценить. В настоящее время правовое регулирование персональных данных привлекает особое внимание.
При желании с трудовыми отношениями можно связать любую информацию. Зачастую, работодатели собирают о сотруднике исчерпывающую информацию: о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные работника от сведений, собираемых в нарушение конституционного положения о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени (ст. 23 Конституции РФ).
Информацией, получение которой запрещено законом, необходимо признать сведения об обстоятельствах, которые признаются законодательством дискриминацией. В ч. 2 ст. 3 ТК РФ дискриминационные мотивы при принятии решений работодателем связаны с получением сведений о национальности, пола, языке, происхождении, имущественном, социальном положении, возрасте, отношении к религии, политических убеждениях, принадлежности или не принадлежности к общественным объединениям, а также других сведений, не связанных с деловыми качествами работника. Следовательно, получение этих сведений не допускается.
Персональные данные конкретного работника должны быть непосредственно связаны с трудовыми отношениями, то есть с деловыми качествами, имеющими непосредственное отношение к выполняемой работником трудовой функции. При возникновении спора о законности получения сведений о работнике, наличие связи этих сведений с выполняемой работником работой, работодатель должен доказать.
В процессе трудовой деятельности работника работодатель копит и хранит документы, содержащие персональные данные работника.
Таблица 1 – Документы, содержащие персональные данные работника[3].
| Наименования документа | Примечание | |
| Документы, предоставляемые работником работодателю при заключении трудового договора | ||
| Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, заявление о приеме | Заполняются работником при приеме на работу, в этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника | |
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Предоставляется в соответствии ст. 65 ТК РФ. Документ содержит фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника. Для отдела кадров предоставляется копия документа, а его реквизиты указываются в последующей документации. | |
| Трудовая книжка | Предоставляется в соответствии ст. 65 ТК РФ. Документ содержит сведения о трудовом стаже, предыдущем месте работы, награждениях за успехи в работе. На условиях совместительства предоставляется его копия. | |
| Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | Предоставляется в соответствии ст. 65 ТК РФ. Работодатель фиксирует номер данного документа для работы с Пенсионными фондами. | |
| Документы воинского учета | Предоставляется в соответствии ст. 65 ТК РФ военнообязанными и лицами, подлежащих призыву на военную службу. Содержит информацию о военной принадлежности работника, необходимую работодателю для осуществления в организации воинского учета данного круга лиц. Для отдела кадров предоставляется копия документа. | |
| Документы об образовании, о квалификации и наличии специальных знаний | Предоставляется в соответствии ст. 65 ТК РФ для предоставления должности, соответствующей квалификации работника. Для отдела кадров предоставляется копия документа. | |
| Свидетельство о заключении брака, рождении детей | Такие документы содержат сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления работнику определенных льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством. Для отдела бухгалтерии предоставляется копии документов. | |
| Справка о доходах с предыдущего места работы | Справка обязательна работодателю для предоставления работнику определенных льгот и компенсаций в соответствии с налоговым законодательством. Для отдела бухгалтерии предоставляется оригинал документа. | |
| Документы, оформляемые работодателем при заключении трудового договора | ||
| Трудовой договор | Содержит сведения, обуславливающие трудовую функцию работника, о размере заработной платы, а также иные персональные данные работника | В приложении № 1 примерный образец заполнения |
| Приказы по личному составу | Содержится информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника. | В приложении № 2 примерный образец заполнения |
| Личная карточка работника | В ней указываются фамилия, имя, отчество работника, место рождения, состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность, и прочие. | В приложении № 3 примерный образец заполнения |
| Трудовая книжка | Оформляется работодателем при заключении трудового договора впервые или в связи с утратой, повреждением данного документа с письменного заявления сотрудника. | |
| Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | ||
Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо определить целевой характер использования персональных данных (п. 1 ст. 86 ТК РФ).