Слово „форма” тлумачиться як зовнішній вияв будь-якого явища, спосіб існування його змісту, його внутрішня структура, організація та зовнішній вираз. Під правочином чинне цивільне законодавство (ч.1 ст.202 ЦК України) та більшість учених-цивілістів розуміють дію особи, спрямовану на набуття, зміну та припинення цивільних прав та обов'язків. Тому, на перший погляд,під формою правочину слід розуміти зовнішній вияв дії учасника цивільних відносин, спрямованої на набуття, зміну та припинення цивільних прав та обов'язків.
Один із засновників кібернетики (науки про інформацію) К. Шеннон вважав інформацію нематеріальною сутністю, за допомогою якої з будь-якою точністю можна описувати реальні, віртуальні та понятійні сутності. За допомогою цієї сутності можна описати і волю учасника цивільних відносин, який прагне встановити, змінити або припинити відносини з пішими особами. Проте описати, тобто сформулювати свою волю замало. Для того щоб відповідно до такої волі відбулися бажані особою наслідки,інформація про волю має бути передана іншим суб'єктам [20].
Як вважає С. Янковський, процес передачі інформації здійснюється у межах системи: «середовище - об'єкт - взаємодія». Будь-яка взаємодія між суб'єктами, при якій один набуває певну субстанцію, а інший її не втрачає, називається інформаційною взаємодією. При цьому субстанція, що передається, називається інформацією.Форма речовини або енергії, за допомогою якого переноситься інформація, називається інформаційним кодом. Теорія інформації поділяє інформаційні коди на природні та штучні [21].
Природним кодом є сукупність ознак предмета або дії, які дають змогу людині отримати інформацію про їхні властивості та значення. Наприклад, стан об'єкта, виражений простірним розташуванням елементів, кольором, звуком, несе для суб'єкта інформацію про такий об'єкт. Розшифровуються природні коди сприйняттям речей, обставин і дій в їхніх безпосередніх формах і наступним співвідношенням із досвідом людини, який є критерієм достовірності отриманої інформації. Так, за допомогою природного коду учасник цивільних відносин може дійти висновку про якість продукту, який він купує.
Штучні коди створюються за згодою людей та вводяться для певних цілей, наприклад, комунікаційних. Найчастіше штучний код складається з певної кількості знаків, які розташовані у певній послідовності, а також правил їх застосування. Одним із таких штучних кодів є мова, наприклад, українська, у сукупності з алфавітом, що представляє собою певну кількість знаків - букв, які є первинними елементами мови як штучного інформаційного коду.
За допомогою цього коду учасник цивільних відносин має можливість надати своїй волі словесну форму, тобто ототожнити певний предмет матеріального світу або дію з певним словом, яке його позначає. Інший учасник цивільних відносин у процесі інформаційної взаємодії отримує інформацію про волю контрагента через код і після його сприйняття та розшифрування отримує знання про зміст полі.
Послідовність знаків певного інформаційного коду, яка існує тільки протягом інформаційної взаємодії без подальшої можливості відтворення, називається незареєстрованою. Так, під час вчинення правочину усію, за допомогою конклюдентних дій, тобто без будь-якої фіксації на носієві, учасник цивільних відносин генерує певну послідовність знаків, яка несе інформацію про його волю, і за допомогою звукових хвиль передає цю послідовність своєму контрагенту. Після закінчення інформаційної взаємодії немає жодної можливості відтворити зазначену послідовність.
Та сама послідовність, яка може бути відтворена після закінчення інформаційної взаємодії, називається зареєстрованою. Залежно від методу реєстрації дані можна фіксувати, зберігати й транспортувати па носіях різних видів. Найпоширенішим, хоча й не економічним носієм даних є папір. На папері дані реєструють шляхом зміни оптичних властивостей його поверхні за допомогою спеціального барвника. Світові хвилі, які несуть інформацію про нанесений код, віддзеркалюють від поверхні паперу і сприймаються сітчаткою ока людини. Проте дані можуть передаватися за допомогою не тільки світових і звукових хвиль, а й електричних хвиль, для фіксації яких необхідний спеціальний носій, яким найчастіше виступає магнітний диск.
Отже, із наведеного вище можна дійти висновку, що воля учасника цивільних правочинів, інакше кажучи, інформація про його бажання встановити, змінити або припинити цивільні правовідносини, може бути передана іншому суб'єкт) за допомогою світлових, звукових або електричних хвиль. Однак вид хвилі, яка є передавачем даних, не впливає на інформативність повідомлення, а лише обумовлює форму, у якій таке повідомлення може існувати та фіксуватися. При цьому послідовність даних, за допомогою яких передається інформація про волю на вчинення правочину, може існувати:
1) лише протягом інформаційного обміну - така ситуація має місце під час вчинення правочину усно, за допомогою конклюдентних дій без будь-якої фіксації на носієві);
2) як протягом інформаційного обміну, так і поза його межами, із можливістю відтворення такої послідовності невизначену кількість разів у майбутньому. Це стає можливим завдякизапису даних на певному носієві, яким може бути папір, магнітний або оптичний диск тощо [22].
Спираючись на позицію римських юристів, підтриману О.Іоффе, а також О.Пушкіним та В.Шахматовим, слід зазначити, що незважаючи на спосіб виявлення волі учасника цивільних відносин - словесний (через застосування мовного коду) або конклюдентний (за допомогою коду рухів), можливі лише два варіанти: або таке волевиявлення фіксується на носієві й може бути відтворене поза межами інформаційного обміну, або відбувається без будь-якої фіксації. Саме зафіксоване волевиявлення слід вважати формою правочину, яка дає змогу відтворити волю учасника цивільних відносин для інформаційних або доказових цілей. Тому правочин може вчинятися з фіксацією волевиявлення на носієві або без такої фіксації. Тобто правочини бувають фіксовані або нефіксовані. Фіксований правочин може вчинятися у письмовій, електронній або в будь-якій іншій формі, яка передбачає фіксацію волевиявлення на носієві. У свою чергу, фіксований правочин може бути простим або посвідченим нотаріально.
Стосовно співвідношення поняття «електронна форма правочину» із поняттям «письмова форма правочину» слід зазначити таке. Ці поняття є видовими у відношенні до родового поняття, яким слід вважати запропонований американськими вченими «запис», тобто фіксацію змісту право-чину на матеріальному або електронному носієві, який дає змогу зберігати інформацію про зміст правочину протягом тривалого часу і відтворити її на першу вимогу у формі, зрозумілій людині. Використання екрану монітору комп'ютера для відображення інформації про умови правочину або прослуховування з цією самою метою аудіокасети, нічим не відрізняється від читання письмового документа [23].
При вчиненні правочину юридичною особою його підписує особа, уповноважена на де установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та цей правочин скріплюється печаткою цієї юридичної особи.
Якщо фізична особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може підписатися власноручно, за її дорученням текст правочину в її присутності підписує інша особа. Підпис іншої особи на тексті правочину, що посвідчується нотаріально, засвідчує нотаріус або посадова особа, яка має право на вчинення такої нотаріальної дії, із зазначенням причин, з яких текст правочину не може бути підписаний особою, яка його вчиняє. Порядок цього оформлення конкретизовано в Інструкції про порядок учинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 3 березня 2004 року № 20/5 [24].
Підпис іншої особи на тексті правочину, щодо якого не вимагається нотаріального посвідчення, може бути засвідчений відповідною посадовою особою за місцем роботи, навчання, проживання або лікування особи, яка його вчиняє.
Стаття 208 ЦК України перераховує випадки, коли правочини належить учиняти лише у письмовій формі: правочини між юридичними особами; правочини між фізичною і юридичною особою, а також фізичних осіб між собою на суму, що перевищує у двадцять і більше разів розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, крім правочинів, які виконуються сторонами у момент їх вчинення; інші правочини, щодо яких законом встановлена письмова форма [25].
За загальним правилом (ст.209 ЦК України), правочини, які вчинені письмово, вимагають нотаріального посвідчення лише у випадках, передбачених законом [26].
Зокрема, вимоги щодо обов'язкової нотаріальної форми правочину встановлені для довіреності на вчинення правочинів, що потребують нотаріальної форми чи виданої в порядку передовіри; договору купівлі-продажу земельної ділянки, єдиного майнового комплексу, жилого будинку (квартири) або іншого нерухомого майна; договору застави нерухомого майна, транспортних засобів, космічних об'єктів; договору купівлі-продажу об'єкта приватизації, заповіту; договору про передачу нерухомого майна під виплату ренти; договору управління нерухомим майном; договору дарування майна відповідно визначеної законом суми; договору позики транспортного засобу за участю фізичної особи; договору найму будівлі або іншої капітальної споруди, укладеної строком на один рік і більше, та інших договорів.