В связи с развитием теории информации и кибернетики широкое распространение получили подходы, основанные на оценке энтропии системы. В предыдущем параграфе мы уже касались понятия энтропии. Энтропия, как и информация, используется в разных областях знаний и значительно расширила свой первоначальный смысл. Термин, введенный Р. Клаузиусом в 1865 г. в связи с описанием термодинамических неравновесных процессов в изолированной системе, к середине XX в. расширяется до понимания энтропии как меры дезорганизации любой системы (Э. Шредингер). К. Шеннон — основоположник теории информации и Н. Винер — основоположник кибернетики отмечали тесную связь информации и энтропии. Если К. Шеннон (1948 г.) под информацией понимает сообщение, уменьшающее неопределенность (энтропию) у получателя сообщений, то Н. Винер, в этом же году пишет, что «количество информации, будучи отрицательным логарифмом величины, которую можно рассматривать как вероятность, по существу есть некоторая отрицательная энтропия».
В экономических науках энтропия понимается как мера неопределенности в сисгеме. Неопределенность в системе — это ситуация, когда полностью или частично отсутствует информация о возможных состояниях системы и внешней среды, когда в системе возможны события, вероятностные характеристики которых неизвестны. Чем сложнее система, тем большее значение приобретает фактор неопределенности в ее развитии.
Информация и энтропия характеризуют сложную систему с точки зрения упорядоченности и хаоса, причем если информация — мера упорядоченности, то энтропия — мера беспорядка. Эта мера простирается от максимальной энтропии, т.е. хаоса, полной неопределенности до высшего уровня порядка.
Если система эволюционирует в направлении упорядоченности, то ее энтропия уменьшается. Итак, уровень организованности определяется уровнем информации, на котором находится система. Следовательно, количество информации, необходимое для перехода из одного уровня организации в другой (качественно более высокий), можно определить как разность энтропии.
Уменьшение энтропии происходит в результате информационно-управленческого процесса за счет обмена с внешней средой веществом, энергией и информацией. Человек постоянно борется с энтропией информацией: «Мы плывем вверх по течению, борясь с огромным потоком дезорганизованности, которая в соответствии со вторым законом термодинамики стремится все свести к тепловой смерти — всеобщему равновесию и одинаковости, т.е. энтропии. В мире, где энтропия в целом стремится к возрастанию, существуют местные временные островки уменьшающейся энтропии — это области прогресса».
Итак, уровень организованности определяется уровнем информации, на котором находится система. Системы, которые сами добывают информацию для саморегулирования и саморазвития, есть наиболее организованные системы. Так, в биологии обычно выделяется шесть уровней биологической организации: молекулярный, клеточный, организменный, популяционный (популяционно-видовой), экосистемный, биосферный.
Р.Ф. Абдеев на основании анализа современных работ приводит более широкую классификацию и выделяет восемь уровней организации (приводится с некоторыми сокращениями и изменениями): первый — уровень статических структур, уровень оснований, класс естественно возникших структур неорганической природы; второй — уровень динамических систем с детерминированным движением (законы небесной механики, законы Ньютона, Солнечная система, часовой механизм и т.д.); третий — уровень систем авторегуляции, в которых уже есть передача и анализ информации, как системная функциональная особенность; начало механизма управления (термостаты); четвертый — уровень самоорганизующихся структур или открытых систем (уровень клетки); пятый — уровень растений как переходная ступень от неживого к живому; шестой — уровень животных, появление психики и коммуникативности; седьмой — уровень человека, появление разума; характерны интенсификация информационных процессов, познание окружающего мира, целенаправленная деятельность; восьмой — уровень общественных институтов, т.е. человеческого общества, самоорганизация общества в различные общественно-экономические формации.[5]
Теория организации как наука имеет дело с системами, находящимися на восьмом уровне организации. Этот уровень характеризуется интенсификацией информационных процессов, целенаправленной деятельностью.
Познание сложных систем является целью современной науки. На уровне социальных систем роль информации становится столь значительной, разум человека так активно вторгается в процессы самоорганизации, что способен качественно изменить основные ее механизмы. Следующим уровнем возможно будет становление единой, земной цивилизации, которая будет иметь ясно выраженную общую цель, общую информационную сеть и цели, совпадающие с целями Природы.
Рассмотрим взаимосвязь "управление-энтропия" более подробно. Ранее мы определили отношения в организации как неравновесную систему, которая функционирует по алгоритму "открытие - получение импульса - создание структуры с присущими ей закономерностями и траекторией - распад структуры вследствие повышения энтропии и расхода энергии - возвращение в открытое состояние".
Во-первых, она дает понимание следующего нюанса: в зависимости от фазы, в которой находятся отношения в организации, одно и тоже управленческое воздействие будет приводить не к одному и тому же, а к совершенно разным результатам.
Во-вторых, она помогает идентифицировать состояния системы. Одно дело - воздействовать на систему в открытом состоянии, другое - в структурированном состоянии, третье - в состоянии распада.
В-третьих: становится понятным, что управленческие проблемы могут возникать в случае, когда руководитель не различает состояний отношений и воздействует на нее как на идеальную статическую систему (или даже объект). Другими словами: плохая управляемость системы, как правило, свидетельствует об идеализации и "заморозке" (повышении статичности) ее модели в голове управляющего.
Теперь перейдем к классификации ситуации управления неравновесной системой.
Управление создает структуру, которая снижает энтропию системы. Такое сочетание соответствует начальной фазе системы: система открыта, управленческий импульс упорядочивает систему, задает необходимую сложность и запускает жизненный цикл. Система структурируется, энергия канализируется на определенных объектах, у системы возникает цель и потенциал для достижения этой цели. У системы возникает предназначение, культура как условие реализации предназначения, смыслы, система координат, которые объединяют людей в сообщество.
Сообщество растет, становится притягательным именно в силу низкой энтропии и мощного вектора развития.
Управление создает структуру, которая повышает энтропию системы. В процессе управления возникает соблазн добавить структуре, которая сформирована и работает отлично, еще работу. Это могут быть новые цели, новые обязанности, новые условия существования и пр. усложнение и загрузки.
В результате часть энергии структура вынуждена перенаправлять на обслуживание этих загрузок, адаптацию их к практике - т.е. совершать параллельную работу. Возникает двойственность, двойная структура в рамках одной системы. Каковы последствия? В системе возникает дисбаланс, упорядочение новых установок в одном месте приводит к росту энтропии в другом (старых целей и установок). Причина - ограниченность ресурса энергии (внимания) системы. По аналогии с человеческой психикой: человек может одновременно делать два разных дела, но одно из них он обязательно сделает плохо, а другое - посредственно.
Данная закономерность объясняет парадокс практики управления, когда блестящие и такие структурированные нововведения приводили не к росту потенциала как целого, но к поляризации компании: на одном полюсе - новый порядок, поглощающий ресурсы системы на себя; на другом - хаос и рост неопределенности, вызванный оттоком ресурсов и прямо пропорциональный росту порядка.
В моей практике случались подобные случаи, когда, несмотря на обилие интенсивного и весьма дорого обучения - семинаров, тренингов, мозговых штурмов, кейсов и пр. "умностей" для управленцев - большая организация деградировала. И чем больше было исписанных флипчартов, решенных кейсов и пройденных тем - тем сильнее росло недовольство и апатия менеджеров (выброс энергии): обучение забирало ресурсы (время, внимание и финансы), так необходимые для реальной и - внимание! - более простой работы на местах.
Новая сложная деятельность перетянула ресурсы сложности от базовой и простой. Базовая деятельность перестала развиваться и закономерно начала деградировать: лавинообразное увеличение проблем и проблемных секторов и т.п. Стоит отметить, что усложнение - весьма энергоемкий процесс, и в этом плане мифы об самоорганизующихся (следовательно, самоусложняющихся) системах - обходятся дорого.