Последний этап в подготовительной работе совещания – подготовка участников совещания. Здесь предусматривается предварительное ознакомление участников с повесткой дня. Также участники должны познакомиться друг с другом, чтобы не было противоречий, так как на совещание могут прийти представители разных отделов, выражающие свои интересы. Могут присутствовать элементы борьбы за самосохранение. Чтоб таких дискуссий было меньше, участников необходимо подготовить.
Перейдем к продолжительности совещания. Она не должна составлять более 1 часа, так как умственная деятельность людей способна сохраняться в течение 40 – 60 минут, после чего начинает постепенно снижаться. Участники начинают шуметь, отвлекаться, разговаривать на посторонние темы, их внимание заметно снижается. После 90 минут работы интерес к обсуждаемому вопросу исчезает полностью, люди теряют способность к адекватности. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. Поэтому в данном случае стоит сделать 10 – 15 – минутный перерыв после 40 минут работы.
И вот участники мероприятия собрались в одном помещении. Совещание еще впереди, а взаимодействие уже началось. Люди начинают приглядываться друг к другу. И уже в первые секунды начинают складываться определенные образы. Все говорит о характере человека и о его настроении: жесты, мимика, походка, речь. Поэтому еще перед совещанием нужно проявить себя должным образом.
Совещание началось, первым берет слово руководитель. Вступительная часть должна занимать не более 10 секунд. Здесь разъясняется тематика, причина созыва, то есть основная проблема, и цель совещания.
Обычно решение заданной проблемы ведет за собой дискуссию. Это результат столкновения разных точек зрения и мнений. Эти расхождения необходимо вовремя обсудить и прекратить, пока деловая беседа не превратилась в «разговор глухих». Здесь действует «…Первое золотое правило любого делового взаимодействия: прежде чем договариваться, следует договориться, о чем договариваться!..». «…Второе золотое правило делового взаимодействия: согласие в том, что мы не согласны, порой есть самое ценное согласие!..». Данный тезис говорит нам о том, что мнение каждого участника в процессе совещания должно быть услышано, интересы каждого – учтены. И не надо бояться, что это не приведет к единству и согласию. Ведь именно «в споре рождается истина», как говорил известный древнегреческий философ Сократ. «…Третье золотое правило относится к Инициатору обсуждения: Умей вовремя передать инициативу, слушать и слышать!..». Это значит, что в ходе совещания должны быть распределены роли участников и последовательность их высказываний. Таким образом можно избежать конфликтов и недопониманий.
Согласованность в решении проблемы – явление редкое, поэтому в совещании важна роль лидера. Если лидера нет, то победителем является относительное большинство. Однако так не должно быть, участники все – таки должны прийти к консенсусу.
По окончании совещания председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.
Типичные ошибки
1.Отсутствие четкой цели. Инициатор совещания не осознает до конца, зачем его проводит, с какой целью, и не может это объяснить другим. В данном случае совещание оказывается бесполезным, а люди приходят только потому, что за неявку их ожидают меры наказания. После такого совещания человек чувствует себя уставшим, вялым, истощенным, в его памяти остается только ощущение бесцельно потраченного времени.
2.Недостаточная подготовка к совещанию. Обычно сотрудников заранее оповещают о ближайшем проведении совещания, чтобы они смогли к нему подготовиться, однако им не всегда бывает понятна проблема, поэтому подготовка может закончиться тут же, так и не успев начаться. Тогда на совещании очень много времени уйдет на разъяснение проблемы, и оно окажется безуспешным.
3.Размытость границ. В результате недостаточной продуманности структуры совещания оно может стать очень продолжительным и утомительным.
4.Неадекватность цели совещания.
5.Цели совещания и методы его проведения противоречат друг другу. Руководитель ставит своей целью провести совещание и прийти к совместному решению, а сам растягивает свой монолог на 40 – 60 минут. После чего задает вопрос: « Все ли понятно и есть ли дополнения?». Но к этому времени никто уже ничего не хочет говорить, все только думают о том, как бы быстрее уйти с совещания и заняться своими делами.
Итак, мы выяснили, что для эффективного совещания нужно четко поставить цель, убедиться в его необходимости, выбрать тип и метод проведения совещания, продумать все вплоть до мелочей: количество участников, место, время и продолжительность совещания, а также нужно знать, что ожидать от совещания, какими будут его результаты, чтобы знать, как действовать и что требовать от сотрудников.
Образ руководителя на совещании
«Многие совещания обречены на неудачу еще до начала. Почему? Потому что тот, кто будет им руководить, забыл, прежде всего, подготовиться к ним сам и уподобился капитану, желающему управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе». Я полностью согласна с этой мыслью, так как эффективность совещания зависит не только от его структуры и правильного проведения, но и от образа руководителя, как внутреннего, так и внешнего, от его умения преподнести себя в нужное время, в нужном месте, в «нужном свете». Он – образец компании, ее первое лицо, поэтому все члены организации должны ориентироваться на него.
Внешний вид руководителя.
Если руководитель – мужчина, его внешний вид должен соответствовать его статусу. Основными атрибутами имиджа являются деловой костюм приглушенных тонов, сорочка, обычно белая, голубая либо цвета слоновой кости, галстук, носки в тон галстуку и ботинки, в основном черные либо коричневые. Стрижка должна быть короткой.
Если руководитель – женщина, ее внешность не должна быть вульгарной, а наоборот, более милой и сдержанной. Одежда должна быть женственной, но не открытой. Предпочтение отдается деловому костюму. Ее прическа должна быть аккуратной, собранной. На лице – минимум макияжа, чтобы подчеркнуть взгляд. Также возможно использование аксессуаров, сильно не бросающихся в глаза (шарфик, сумочка, бусы, брошь).
Позы, жесты, мимика.
Походка руководителя должна быть легкой, непринужденной, мимика простой, доброжелательной, вызывающей одобрение (хорошо, если на лице будет ненавязчивая улыбка), а жесты должны отражать открытость, уверенность в себе, искренность и самоконтроль.
Сотрудники должны понимать руководителя с первого взгляда. Жесты тоже являются своеобразным показателем настроения руководителя.
Жесты оценки – наклон головы в сторону, почесывание подбородка, медленное хождение по комнате.
Жесты нервозности и неуверенности – покусывание губ, постукивание кончиками пальцев по столу, постоянное поправление прически и одежды, пошатывание ногой.
Жесты отрицания – сложенные руки на груди, отклоненный назад корпус.
Жесты расположенности к собеседнику – все открытые позы и прерывистые прикосновения к собеседнику, отклоненный корпус вперед.
Жесты доминирования – сидеть нога на ногу, скрестив руки перед собой, порой за головой.
Исходя из данных характеристик, сотрудник может узнать настроение руководителя и вести себя соответствующим образом. Для эффективного совещания характерны жесты оценки и расположенности к собеседнику.
Речь.
· Самая интересная информация должна быть сосредоточена в первых словах
· Способ изложения информации не должен затруднять восприятие
· Информация должна затрагивать критические моменты в обсуждаемой проблеме
· Информация должна преподноситься эмоционально
· Речь должна быть обоснованной, убедительной
· Темп речи изменяющийся
· Интонация не монотонная
· Соблюдение пауз до и после высказывания важных сообщений
Все эти критерии складываются воедино и создают наиболее приемлемый образ руководителя, способствующий эффективному проведению совещания.
Заключение
Целью моего эссе было изучение совещания как инструмента управления, выявление его достоинств и недостатков, определение структуры совещания, его основных задач.
Совещание является наиболее продуктивным способом взаимодействия людей, в ходе него решаются важнейшие проблемы организации. Благодаря столкновению разных позиций складывается единое мнение, решающее поставленные перед организацией задачи.
Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.
Достоинствами совещания являются участие практически всех членов организации, возможность высказаться и быстро получить обратную связь.
Недостатки: выделение специального времени, отвлечение руководителя от своих обязанностей.
Итак, для того, чтобы совещание было эффективным, нужно соблюдать все выше сказанные нормы и правила, прилагать максимум усилий для подготовки к нему, ставить перед собой задачи и, по возможности, реализовать их.
Список использованной литературы
1. Вацлавик,Пол и др. Психология межличностных коммуникаций: Пер.с англ. /П.Вацлавик, Д.Бивин, Д.Джексон.- СПб.: Ювента, 2000.- 299с.
2. Гудушаури, Г. В. Управление современным предприятием/ Г. В. Гудушаури, Б. Г. Литвак. - М.: Тандем, 2008.
3. Гунина, Е. В. Курс лекций по формированию имиджа руководителя и организации : учеб.пособие / Е. В. Гунина, Е. А. Кирюшина.-Чебоксары:ЧГПУ, 2008.-134 с.