Функции по адаптации персонала в ЗАО «Зерновая компания «Самарахлебопродукт» возложены на специалиста в составе отдела кадров – менеджера по персоналу. В ходе проведения интервью со специалистом по адаптации персонала, а также в ходе наблюдения, было выяснено, что он знает организационную структуру ЗАО, технико-технологические особенности и потребности производства, корпоративные требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации; владеет основами психологии адаптации в коллективе, способностями внушения и убеждения в значимости адаптации, навыками распознавания скрытых проблем адаптации и причин их возникновения; умеет выявлять и разрешать конфликтные ситуации до наступления глубокого кризиса, исходом которого может стать увольнение работника, падение трудовой дисциплины, производительности труда; обнаруживать внутренние резервы быстрой и беспрепятственной адаптации новых работников в коллективе.
К основным адаптационным мероприятиям, ускоряющим адаптацию нового сотрудника в ЗАО относятся:
· реалистическая вербовка (полное информирование об условиях труда);
· всестороннее информирование на рабочем месте (характеристика предприятия, кадровая политика, режим труда, перспективы роста, справочные данные и другое);
· представление подробной должностной инструкции с описанием основных видов работ.
Менеджер по персоналу периодически осуществляет контроль хода процессов адаптации в организации, проводит разъяснительную работу, консультации, лекции, «круглые столы», доносит информацию о необходимости мероприятий по адаптации до руководства и до всех работников организации.
Также в процессе исследования было установлено, что в течение всего адаптационного периода руководитель неформально обсуждает с сотрудником его взаимоотношения с коллективом подразделения, его степень адаптации, контролирует выполнение индивидуального плана. Периодически (не менее двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) осуществляе контроль процесса адаптации.
В случае увольнения сотрудника во время адаптационного периода, руководитель направляет его в течение двух недель в отдел кадров для собеседования. Менеджер по персоналу для выяснения истинных причин увольнения собирает и анализирует соответствующую информацию. Одновременно оценивается эффективность подбора персонала.
Поскольку адаптация как процесс характеризуется определенной продолжительностью, то в рамках курсового проектирования был разработан проект построения и функционирования системы адаптации персонала в ЗАО «Зерновая компания «Самарахлебопродукт».
Подготовка персонала к внедрению проекта предполагала создание позитивного образа мероприятий проекта у каждого работника, выработку понимания его значимости не только для вновь прибывающих работников, но и для всех работников организации ввиду того, что быстрая адаптация и низкий показатель текучести кадров способствуют росту производительности труда и эффективности производства.
Целью разработки проекта, характер которого можно определить как преимущественно социальный, являлось повышение корпоративного внимания к проблемам адаптации вновь пребывающего персонала, снижение текучести кадров, рост удовлетворенности трудом. Предполагалось, что через посредство этих факторов система адаптации будет оказывать положительное влияние на достижение экономических и производственно-коммерческих целей организации.
Проектные предложения состояли в разработке следующих документов:
- стандарт адаптации персонала (с учетом особенностей ЗАО «Зерновая компания «Самарахлебопродукт»);
- перечень функций управления адаптацией персонала (с выявлением функциональных взаимосвязей);
- должностная инструкция менеджера по персоналу с официальным включением функций специалиста по адаптации;
- необходимость мероприятий по адаптации в трудовом коллективе.
Основанием для разработки проекта послужила объективная необходимость создания на предприятии эффективной системы адаптации персонала. Проект для достижения поставленной цели строился с учетом сложившейся в ЗАО ситуации, действующей нормативно-методической базы, требований безопасности труда, условий трудовых и коллективного договора организации, достижений современной науки.
Так, был сделан вывод, что стандарт адаптации персонала должен содержать подробный регламент процесса адаптации с разбивкой на этапы и подробным описанием назначения каждого из них. Перечень функций управления адаптацией персонала должен выявлять функциональные взаимосвязи подразделений организации в процессе функционирования системы адаптации. В результате были сформулированы и предложены мероприятия и шаги по совершенствованию системы адаптации в ЗАО.
В рамках курсового проекта руководству исследованной организации были предоставлены практические рекомендации по совершенствованию системы адаптации на предприятии. Во-первых, ознакомительный этап программы адаптации должен включать ряд небольших лекций, экскурсий, практикумов. Во-вторых, в обязательном порядке должен производится инструктаж по технике безопасности и охране труда.
Также, в ходе проведения программы адаптации должны затрагиваться следующие вопросы:
- Общее представление о компании;
- Политика организации;
- Оплата труда;
- Охрана труда и соблюдение техники безопасности;
- Работник и его отношения с профсоюзом;
- Служба быта;
- Экономические факторы.
После прохождения общей программы может быть проведена специальная программа, в которой могут быть затронуты следующие вопросы:
- Функции подразделения;
- Рабочие обязанности и ответственность;
- Требуемая отчетность;
- Процедуры, правила, предписания.
К специалисту, отвечающему за организацию процесса адаптации, должны иметь возможность обратиться как новички, так и их «старые» коллеги и непосредственные руководители, наставники с целью консультации по вопросам психофизиологической, социально-психологической, профессиональной, организационной адаптации. Необходимо поставить вопрос о возрождении института наставничества. Сделать эту обязанность привлекательной для опытных работников могут надбавки за обучение учеников, размер которых может быть оговорен в коллективном договоре организации.
На предприятии должна быть отлажена система материального стимулирования труда, причем таким образом, чтобы работник стремился максимально быстро адаптироваться и чтобы престиж высоких результатов труда подтверждался в коллективе морально и материально (этот элемент системы в ЗАО практически не требует корректировки).
Для того чтобы повысить профессиональную адаптацию нужно повысить профессиональное обучение путем проведения определенных мероприятий, например: пересмотреть содержание учебных программ на соответствие их содержания потребностям рабочего места (для технологического персонала основного производства; ремонтного персонала; для технологического персонала вспомогательных цехов); не допускать роста индивидуальной формы подготовки кадров; дать возможность за счет предприятия повысить профессиональное образование.
Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.
В рамках написания курсового проекта руководству и менеджеру по персоналу исследованной организации было предложено описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации, т.е. были предложены сценарии адаптации сотрудника. Варианты сценариев приведены ниже.
Вариант 1 (пошаговый) .
1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработайте программу первого дня сотрудника.
7. Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
· Миссия компании, история компании;
· Корпоративная культура,
· Положение о персонале, внутрифирменные отношения;
· Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
· Технологии работы, техника безопасности;
· Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
· Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;