10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.
Вариант 2 (поэтапный).
Первый этап (первая неделя) – подготовительный период. В течение этого времени происходит информирование работника о сфере деятельности и интересах организации.
День первый (начальник отдела является в данном случае ответственным за исполнение всех необходимых операций):
- получение информации общего характера о компании и условиях работы (история организации; сфера деятельности; сведения о руководстве компании; условия работы; миссия организации);
- получение информации об отделе и служебных обязанностях нового сотрудника (график работы; информирование о Положении отдела, знакомство с должностной инструкцией; информирование о деятельности отдела; ознакомление с документацией, регулирующей процесс производства; составление и разъяснение графика работы сотруднику, включая согласование данного документа с заместителем начальника кадрового отдела).
День второй (согласованность подразделений компании): перечень структурных отделов организации, взаимодействие с которыми необходимо для осуществления служебных задач; схема взаимодействий между различными подразделениями компании; возможные трудности; пути разрешения критических ситуаций.
Период с третьего по пятый дни рабочей недели: осуществление трудовой деятельности согласно графику с предоставлением необходимых отчетов в конце рабочей недели. Начальник отдела осуществляет анализ итогов первой рабочей недели сотрудника.
Второй этап (вторая рабочая неделя) – период адаптации, в течение которого происходит практическое ознакомление со служебными обязанностями. В конце недели проводится анализ действий сотрудника и дается их оценка.
Третий этап (третья рабочая неделя) – период интеграции. Целью данного этапа является «вхождение» нового сотрудника в коллектив, а также в производственный процесс. Начальник отдела оценивает результаты работы с учетом социально-психологических факторов: интеграция в коллектив, взаимодействие с коллегами, обучаемость, реакция на критику и т.д.
Четвертый этап. Завершение периода адаптации и непосредственное осуществление служебных обязанностей сотрудником. Задачей данного периода является стабильная работа. В соответствии с графиком сотрудник выполняет служебные обязанности. Итоги работы сотрудника в течение недели оцениваются начальником соответствующего отдела. Сотрудник информируется о результатах анализа.
Пятый этап. В конце испытательного срока начальник отдела составляет письмо для отдела кадров, в котором содержится информация относительно деятельности нового работника на протяжении всего адаптационного периода. Составляется также записка с окончательным решением относительно нового работника.
Отметим, что в настоящее время на рассмотрении руководства находятся оба варианта сценария в целях выявления наиболее подходящего для данного предприятия.
В результате исследования ситуации по системе адаптации персонала в ЗАО «Зерновая компания «Самарахлебопродукт» разработан стадарт адаптации персонала, носящий рекомендатеьный характер.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает организацию и порядок проведения процесса адаптации на предприятии вновь принятых работников: специалистов и служащих.
Стандарт предназначен для руководителей структурных подразделений, сотрудников предприятия, назначаемых наставниками, сотрудников отдела кадров, сотрудников отдела развития персонала.
2. Термины, определения и сокращения
2.1. В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
Адаптация – процесс вхождения нового работника в организацию, включающий усвоение работником норм и правил, по которым живет организация, вхождение к коллектив, принятие установленных норм взаимоотношений, овладение новым работником системой профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике.
2.2. В настоящем стандарте применяют следующие сокращения:
ОК – отдел кадров
3. Общие положения
3.1. Процедура адаптации работников направлена:
- на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового работника;
- на уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу;
- на снижение дискомфорта первых дней работы;
- на объективную оценку уровня квалификации и потенциала работника.
3.2. Продолжительность адаптационного периода – 3 месяца, по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику.
3.3. Подготовка к реализации процесса адаптации нового работника начинается с момента поступления в ОК заявки на подбор персонала на вакантную должность. ОК предоставляет информацию о подаче работником заявления о приеме на работу, анкетные данные работника (анкета, резюме, результаты собеседования).
3.4. Вновь принятым работникам: выпускникам высших, средних специальных учебных заведений; работникам, не имеющим достаточного опыта работы по специальности (менее 1 года), руководителем подразделения назначается наставник из числа персонала структурного подразделения. Права и обязанности наставника определяются положением о наставничестве.
4. Порядок проведения процесса адаптации
4.1. При оформлении документов о приеме на работу нового работника ОК должен направить его к менеджеру по персоналу для разработки процесса адаптации на предприятии.
4.2. Менеджер по персоналу составляет план мероприятий, необходимых для адаптации работника на предприятии, знакомит с ним нового сотрудника (работника), передает план и форму оценки деятельности работника руководителю подразделения. В период адаптации поддерживает контакт с вновь принятым работником для оказания необходимой помощи в рамках своей компетенции.
4.3. Процесс адаптации нового работника состоит из следующих основных частей: введение в организацию, введение в подразделение, вхождение в должность.
4.4. Введение в организацию.
4.4.1. Перед вручением пропуска заведующий бюро пропусков осуществляет знакомство и обсуждение с работником документов:
- положение о правилах пропускного и внутриобъектового режима;
- инструкция по пользованию электронным пропуском.
4.4.2. Перед началом работы нового работника ОК осуществляет знакомство и обсуждение с работником документов:
- правила внутреннего распорядка;
- коллективный договор.
4.4.3. Перед началом работы нового работника менеджер по персоналу знакомит его с организационной структурой, историей предприятия.
4.5. Введение в подразделение.
4.5.1. Непосредственный руководитель знакомит работника с местом и ролью структурного подразделения в структуре предприятия, его задачами и функциями, раскрывает взаимосвязь с другими отделами.
4.5.2. Непосредственный руководитель, наставник (если таковой назначен), представляют нового работника коллективу, знакомят с сотрудниками, с распределением должностных обязанностей, со способами коммуникации внутри коллектива, с традициями и т.д.
4.5.3. Наставник знакомит нового работника с расположением производственных, служебных и бытовых помещений.
4.6. Вхождение в должность.
4.6.1. Непосредственный руководитель знакомит нового работника с должностными обязанностями и правами, с должностной инструкцией, с документами, инструкциями и т.д., которые он должен знать и руководствоваться которыми должен в процессе работы.
4.6.2. Непосредственный руководитель в течение первых трех дней по выходе нового работника составляет план работы согласно должностной инструкции на период адаптации сотрудника (работника). Знакомит нового работника с планом, информирует о критериях оценки эффективности выполнения плана. План работы нового работника утверждается руководителем подразделения, подписывается работником. План должен быть у работника, наставника и непосредственного руководителя.
4.6.3. Наставник (в случае отсутствия такового – непосредственный руководитель) контролирует выполнение плана работника, оказывает ему необходимую помощь в решении производственных задач.
5. Анализ работы сотрудника (работника) в период адаптации
5.1. Предварительный анализ работы вновь принятого работника.
5.1.1. Предварительный анализ работы нового работника осуществляется по истечении первого и второго месяца его адаптации на предприятии.
5.1.2. При предварительном анализе непосредственный руководитель, наставник, менеджер по персоналу рассматривают следующие вопросы:
- анализ процесса адаптации работника на предприятии;
- выполнение на данный период индивидуального плана работ;
- обозначение сильных и слабых сторон работника;
- обсуждение того, что необходимо улучшить;
- необходимая помощь со стороны организации.
5.1.3. Непосредственный руководитель, наставник при необходимости по результатам предварительного анализа корректируют план работы нового работника, дополнительно разрабатывают и принимают необходимые меры для ликвидации выявленных затруднений в процессе адаптации работника.
5.2. Заключительный анализ работы вновь принятого работника:
5.2.1. Заключительный анализ работы нового работника осуществляется за 7 рабочих дней до окончания адаптационного периода работника.