В соответствии с Законом «Об основах налоговой системы в РФ» и Законом «О бухгалтерском учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.
Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне документов от 1988 г.
В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее по тексту - Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552. Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. № 358-Р Центробанк издал указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов. Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.
Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.
Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур [6, с. 207].
Таблица
Сроки хранения банковских документов [3, с. 413]
| № п/п | Наименование дел | Срок хранения |
| I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы | ||
| 1 | Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной организации и документы к ним | Постоянно |
| 2 | Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним | Постоянно |
| 3 | Приказы и распоряжения кредитной организации | Постоянно |
| 4 | Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы кредитной организации | Постоянно |
| II. Документы о приеме и передаче филиалов | ||
| 5 | Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним | Постоянно |
| III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности | ||
| 6 | Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контроля | Постоянно |
| 7 | Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним | Постоянно |
| 8 | Отчеты кредитной организации о финансово-хозяйственной деятельности | Постоянно |
| 9 | Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации) | Постоянно |
| 10 | Отчеты о кассовой работе и инкассации | Постоянно |
| 11 | Лицевые счета по учету уставного капитала | Постоянно |
| 12 | Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета | 5 лет |
| 13 | Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов | 5 лет |
| 14 | Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним | 5 лет |
| 15 | Выписки по корреспондентским счетам "ностро" и "лоро", дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам "ностро" и "лоро" | 5 лет |
| IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами | ||
| 16 | Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг | Постоянно |
| 17 | Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним | Постоянно |
| 18 | Годовые отчеты о работе с ценными бумагами | Постоянно |
| 19 | Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов | Постоянно |
| 20 | Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг | 10 лет |
| 21 | Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложения к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами | 10 лет |
| 22 | Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам | 5 лет |
| 23 | Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств) | 5 лет |
| 24 | Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов | 5 лет |
| 25 | Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета "депо", платежные поручения Системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам "ностро", журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями и т.п.) | 5 лет |
| 26 | Документы по депозитным и конверсионным операциям | 5 лет |
| V. Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации | ||
| 27 | Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним | Постоянно |
| 28 | Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию | Постоянно |
| 29 | Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов | Постоянно |
| 30 | Паспорта зданий, сооружений | 15 лет |
| 31 | Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений | Постоянно |
| 32 | Паспорта оборудования | 5 лет |
| 33 | Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации | Постоянно |
| 34 | Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально-ответственных лиц | 10 лет |
| 35 | Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей | 5 лет |
| 36 | Акты ревизий кладовых и касс операционных отделов | 5 лет |
| 37 | Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты | 5 лет |
| 38 | Документы по инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря | 5 лет |
| VI. Документы кредитной организации по кадровой работе | ||
| 39 | Приказы, распоряжения кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу | Постоянно |
| 40 | Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению | Постоянно |
| 41 | Лицевые счета работников кредитной организации | 75 лет |
| 42 | Книги (журналы) регистрации несчастных случаев | Постоянно |
| 43 | Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников | 75 лет |
| 44 | Личные карточки сотрудников (в т.ч. временных работников) | 75 лет |
| 45 | Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов | 75 лет |
| 46 | Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации | 75 лет |
| 47 | Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами | 75 лет |
| 48 | Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации | Постоянно |
| 49 | Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами | Постоянно |
| 50 | Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации | 5 лет |
| 51 | Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов | 5 лет |
| 52 | Справки на получение льгот по налогам | 5 лет |
| VII. Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами | ||
| 53 | Книги регистрации открытых счетов юридических лиц | Постоянно |
| 54 | Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских обязательств, сертификатов | Постоянно |
| 55 | Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распоряжения, заявления об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы | 25 лет |
| 56 | Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков | 25 лет |
| 57 | Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов | 5 лет |
| 58 | Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами | 5 лет |
| 59 | Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков | 5 лет |
| 60 | Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземпляры кредитовых авизо и платежных поручений | 5 лет |
| 61 | Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату | 5 лет |
| 62 | Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма | 5 лет |
| 63 | Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати | 5 лет |
| 64 | Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц | 5 лет |
| 65 | Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц | 5 лет |
| 66 | Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним | 5 лет |
| VIII. Документы по валютным операциям | ||
| 67 | Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях | Постоянно |
| 68 | Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки | Постоянно |
| 69 | Документы по валютно-обменным операциям граждан | 5 лет |
| 70 | Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в т.ч. инкассо наличной валюты | 5 лет |
| 71 | Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям | 5 лет |
| IX. Документы по кредитной работе | ||
| 72 | Документы ( справки, расчеты, сведения, переписка с Министерством финансов РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходах по ним | Постоянно |
| 73 | Соглашения с Министерством финансов РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов | 10 лет |
| 74 | Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц | Постоянно |
| 75 | Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты) | 5 лет |
| 76 | Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков | 5 лет |
| 77 | Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков | 5 лет |
| 78 | Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам | 5 лет |
| 79 | Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч. межбанковских кредитов и кредитов населению | 5 лет |
| 80 | Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель | 5 лет |
| 81 | Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним | 5 лет |
| 82 | Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распоряжения о выдаче ссуд, дополнительные соглашения и другие документы | 5 лет |
| 83 | Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд | 5 лет |
| X. Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами | ||
| 84 | Документы о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации | 3 года |
| 85 | Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений | 3 года |
| 86 | Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям | 3 года |
5. Внутpибанковский контроль и аудит